ビジネス文書の書き方 第18回　　ビジネスメールの書式（５）　顧客営業①

【面会の打診メール】

お客様に面会を打診するメールです。アポイントを取るには電話で直接お話しするのが基本ですが、不在の場合や伝えるべき内容が多い場合は、要点を簡潔に整理してメールで連絡しましょう。訪問の目的と所要時間を記載した上で、日程を相談します。

【アポイントのお礼メール】

上記のメールに対し、先方から「3/4（火）15：00～18：00なら可能です」と返信がありました。承諾へのお礼とともに、訪問する日時を記載します。

何度も「ありがとうございます」と書くとやや幼い印象を与えるため、「重ねて御礼申し上げます」といった表現を用いると良いでしょう。

【面会のお礼メール】

上記のお客様を訪問した後、面会のお礼を述べるメールです。当日中に送信するのが望ましいですが、あまり遅い時間帯の発信では「私のために残業してくれている」とお客様が困惑する可能性もあります。その場合は、翌日の朝一番にお送りしましょう。「会ったばかりなのに、もうお礼のメールが届いている」というスピード感は、お客様に快い印象を与えるはずです。

また、面会時に受けた質問への回答など持ち帰りの案件があれば、進捗状況を付記しましょう。

【資料の送付メール】

上記のお客様を訪問した際、「さらに詳しい資料をください」とご要望があった場合、すみやかに手配して送付するようにしましょう。また、面会して話を直接聞いたからこそ書ける内容を心がけたいものです。良い感触を得た場合は、「再度お伺いし、説明したい」という旨を添えても良いでしょう。

【見積書の送付メール】

上記のお客様を訪問した際、「見積書をください」とご要望があった場合、すみやかに手配して送付するようにしましょう。

なお自社の社内ルールで、見積書を送信する際にパスワードをかける必要がある企業もあります。その場合は「別途パスワードをお知らせします」と書き添えましょう。

営業メールでは、丁重な言葉遣いに気を配ることはもちろん、スピード感やタイミングがビジネス成否の鍵を握ります。

次回も引き続き、お客様への営業メールの文例を紹介します。