ビジネス文書の書き方第21回　ビジネスメールの書式（８）　お礼状・リコール案内状

著者： bizocean編集部

この連載では、ビジネス文書の適切な書き方をお伝えします。
ビジネス文書には、一定の書式があります。今回は、お礼メールとリコール案内メールの文例２種を見てみましょう。

【商談斡旋のお礼メール】

商談などで人を紹介してもらった場合、仲介してくれた方に経過を報告し、お礼を伝えることを忘れずにいたいですね。

≫商談斡旋のお礼メール

メールでのお見舞いは不向きな場合も

ところで、本連載の第10回でお見舞い状の書き方を紹介しましたが、業務用アドレス宛にお見舞いメールを送るのは控えたほうが良い場合もあります。

先方が病気や災害のため執務できなければ、メールを閲覧できずタイミングを逸してしまうためです。また、仕事に復帰した際に多くのお見舞いメールが届いていると、返信に追われ業務に支障を及ぼす可能性もあります。

お見舞い状は、手紙やはがきなど書面で郵送するのが望ましいでしょう。あるいは私用モバイルの連絡先を知っていれば、そちら宛にメッセージを送るのも簡便な方法です。その場合、先方の負担にならないよう短い文面にしましょう。

受け取った側は、状況が落ち着いてから返信すれば大丈夫です。心配してくれた方に感謝の気持ちを表すとともに、近況を報告すると先方も安心してくれるでしょう。病気見舞いに対しては経過や職場復帰の見込みなどを、災害見舞に対しては家族の安否、被害の程度、復旧具合などをお知らせできれば良いですね。就業できず先方に迷惑をかけている場合は、お詫びの言葉も入れましょう。

お詫び状はメールではなく手紙で

お客様から苦情をいただいた時に、メールを用いて謝罪すると軽い印象を与えかねません。

クレームに対しては、メールではなく書状でお詫びを述べるのが丁重な方法です。はがきより封書で、印字文書より手書き文字のほうが、より誠意が伝わりやすくなります。

その際に注意したいのは、

すぐに

しかるべき立場の者が

先方のしかるべき立場の人に

こちらの落ち度をきちんと認め

再発防止の具体案を入れて書くこと

です。
詳しくは、本連載の第11回をご覧ください。

リコール案内は急を要する

ただし、お詫び状の一種であるリコール案内は、急を要するためメールを積極的に活用するのが望ましいでしょう。

リコールとは、設計・製造上の過誤などにより製品に欠陥があることが判明した場合に、法令の規定または製造者・販売者の判断で、無償修理・交換・返金・回収などの措置を行うことです。
消費者が不特定多数の場合は、自社ホームページへの掲載、SNSの公式アカウントでの発信、販売店の店頭での掲示、自治体や保健所など公共施設の掲示板への掲出、マスコミやネットでの広告掲載など、さまざまな手段で告知します。

消費者が特定できる場合は、電話・メール・手紙などで個別に連絡を取ります。ここでは、特定の個人に送るリコール案内メールの文例を見てみましょう。