いまさら聞けない？請求書の書き方や作成時の注意点について

請求書の記載項目とは

請求書を発行する際には、必ず記載しなくてはならない項目が5点あります。

以下は国税庁のホームページより抜粋したものです。

参照：国税庁　No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

（令和3年9月1日現在法令等）

2019年10月から飲食料品や新聞などが軽減税率の対象となりました。

請求書の書き方について覚えたのが2019年以前の方は、軽減税率の記載方法についても改めて確認しておくとよいでしょう。

請求書の公的なフォーマットはないため、自由な形式で作成可能です。用紙の大きさや、手書きまたは印刷など好みの形式で問題ありません。

ただし、大前提として「取引の記録が明確にわかること」が大切です。第三者が見た時に、どういった内容に対して、いくらの請求が発生しているのかを見やすく記載しましょう。

請求書は、不正な支払いが行われていないかどうかを判断するための重要な書類です。そのため、正しい請求書の記載方法を知っておく必要があります。

以下では、必須項目のほか、請求書に含めておくべき内容を解説します。

題目

請求書の用紙の上部か中央、もしくは左側の目立つ場所などに、大きく「請求書」と記載しましょう。作成する書類が、ひと目で請求書だとわかるようにするためです。

納品書や見積書など他の書類とレイアウトが似ていると、事務処理を行う際にミスが発生しやすくなります。違いがわかるように色や形式を変えておきましょう。

請求書の作成者

会社名や所在地の住所、電話番号など作成者の情報を記載します。
フリーランスの場合は個人名または屋号を記載し、企業の場合は会社内での部署や担当者も付け加えておきましょう。

作成者の情報を記載したら、社判もしくは担当者の印鑑を捺印します。
誰が請求書を作成して、確認したのかを明らかにしておくことが大切です。

請求先（取引先）

誰に向けての請求かわかるように、請求先（取引先）の情報も見やすく記載します。多くの場合は請求書の左上に相手の会社名や屋号を記載します。

請求先の会社名または屋号は必ず記載しなくてはなりませんが、相手の住所や電話番号など、その他の情報の記載義務はありません。先方から要望があった場合や、必要に応じて記載しましょう。

請求書の宛名は経理上の観点から、正しく記載しなくてはなりません。

普段、略称で取引をしている場合でも請求名は正確に記載しましょう。プロジェクトごとに請求する部署が変わるケースもあるため、先方に確認してから宛先を書きましょう。

なお、社名や屋号の場合は「御中」、担当者名まで入れる場合は名前の後に「様」とつけます。

取引内容

提供したサービスの単価や数量、金額などの請求内容を記載します。取引した内容をできるだけ具体的に記載しておくとよいでしょう。

一例として、1,000円の商品を500個納品した場合は、単価（1,000）×個数（500）と、それぞれ記載して合計額がわかるようにします。

ただし、フリーランスの外注や建設業などの場合は、単価ではなく「1案件」として受注するケースも多くあります。このように単価の設定がない場合は、書かなくても問題はありません。

内容に応じて「一式」という表記でまとめて記載することも可能です。

請求金額（税込）

各取引の金額を足して、いちばん下の段に「小計」を出し、小計に対する消費税を加算して合計の「請求金額」を記載します。

軽減税率の対象になるもの（税率8％）と、ならないもの（税率10%）がある場合は、それぞれの税率で分けて記載しましょう。

合計額から割引がある場合は、割引率や差し引く金額を記載して、最終の請求額を明記します。いずれの場合も、請求額は税込みの金額を記載しましょう。

弁護士や司法書士、税理士へなどの支払いついては源泉徴収の対象となるため、請求額の記載方法も注意が必要です。詳しくは国税庁の該当ページを確認してください

参照：（国税庁 No.2798 弁護士や税理士等に支払う報酬・料金）

発行年月日

請求書を発行する年月日を記載します。支払い方式が「都度払い」の場合は、書類の発行日で問題ありません。

なお、発行年月日は、取引先から指定される場合があります。取引先の会計締め日の関係で、経費の計上月が変わってくるためです。

はじめて請求書をやり取りする取引先の場合は、あらかじめ発行年月日をどうするか、確認しておきましょう。

振込先

銀行名・支店名・口座番号・口座名義・預金種別など、振込先の金融機関についての情報を記載します。振込先の情報として、銀行コードや支店コードも記載しておくとより丁寧です。

また、振込手数料は自社と取引先のどちらが負担するのかを、事前に取り決めておくとよいでしょう。もし曖昧な場合は「振込手数料は貴社でご負担ください」といった文言を記載しておく方法もあります。

特にフリーランス間のやり取りの場合は、何の取り決めもないまま、勝手に手数料が引かれているケースもあります。契約時にしっかりと確認しておきましょう。

振込先は複数の銀行口座を記載しても問題はなく、取引先に都合のよい金融機関を選んでもらう形でも構いません。ただし、口座の名義は原則として請求者と同一でなければなりません。

支払期日

請求した金額を取引先に支払ってもらう期日を記載します。

支払い日については、取引先に前もって確認しておくと良いでしょう。通常は、契約や発注の際に支払期日も決める場合が多いです。

支払期日を記載しておくことで、取引先へのリマインドにもなり、入金を確認するタイミングも明確になります。また、契約内容によっては、支払期日から遅れた際に延滞利息を課すケースもあります。

請求書を送る際の注意点

作成した請求書を取引先に送る際の注意点について、解説していきます。

ポイントをおさえて、スムーズに送付できるようにしましょう。

送り先に郵送送付を希望するかどうか確認する

請求書が作成できたら、取引先に送付します。請求書は主に郵送かメールで送ることが多いでしょう。

ペーパーレス化の取り組みとして、紙ではなくメールに貼付して送ってほしいという企業も増えています。しかし、郵送を求められるケースも多いため、先方の希望を事前に聞いておきましょう。

請求書は「信書」になるため、対応している発送方法が限られます。

郵便局の定形郵便（普通郵便）または定形外郵便、レターパックなどで信書が送れます。宅配便やクリックポストなどのサービスは使えないので注意が必要です。

また、請求書の提出期限も事前に確認しておきましょう。

請求書の到着が経理の締め日に間に合わないと、翌月以降の対応になる可能性があります。発送日ベースか、到着日ベースかによっても異なるため期日はあらかじめチェックしておきましょう。

カバーレターをつける

請求書を郵送する際、封筒に請求書だけを入れて送るのはビジネスマナーとしては失礼にあたります。何の書類かわかるようにするためにも、カバーレター(送付状)を作成し、請求書に同封すると良いでしょう。

形式は自由で特に決まりはありませんが、一般的にカバーレターに記載する内容は以下の通りです。

一般的な書類のA4サイズの場合、折らずに発送する際は定形外郵便またはレターパックの封筒に入れます。

基本的には請求書に折り目があっても問題ないので、三つ折りにして郵送しても構いません。

請求書に必要な記載事項や書き方について、理解いただけたでしょうか。

請求書の書き方を正しく知っておかないと、ビジネスシーンで相手方に迷惑をかけてしまうことがあります。

きちんと請求額を受け取るためにも、記載方法や内容について把握しておきましょう。また、税制の改変によって以前とルールが変わることも多々あります。ベテランのビジネスパーソンでも定期的な見直しをしておくとよいでしょう。