ccを活用したビジネスメールの書き方とは？toやbccとの使い分けを解説

ビジネスメールでよく使用されているcc

ビジネスでは、共有すべき事柄がきちんと伝わっている必要があります。連絡漏れがあったために不都合な事態が発生してしまった、という経験がある方も多いのではないでしょうか。

最近では連絡にメールを使うのが当たり前になってきており、緊急の連絡でなければ電話は使わないようになっています。その際に、関係者にお知らせしたほうがいいと思われるメールはccを使って送信すると、簡単に複数の関係者と情報を共有できるので非常に便利です。

また、自分の上司やチームメンバー等に進捗状況を共有するといった目的で使用してメール送信するケースもよく見かけます。ccは確かに便利ですが、その分使い方を間違えると、伝えるべきことが伝わっていなかったり、トラブル発生の原因となったりします。日頃の仕事で使う頻度が高いccの利用の仕方は、一度身につけておいたほうがいいでしょう。

ビジネスメールで「to」「cc」「bcc」を使い分ける書き方

メールソフトには送付先を設定する項目として、「to」「cc」「bcc」の3つがあります。では、これらはどのように使い分ければいいのでしょうか。

「to」の使い方

「to」にはメールのメインの宛先となる方のメールアドレスを入れます。もしあなたのメールアドレスが「to」に入れられている場合は、自分に向けて書かれていることを理解しておきましょう。「to」には、複数のメールアドレスを設定することもできます。

「cc」の使い方

「cc」とはカーボンコピー（Carbon Copy）の略で、複写という意味です。昔のタイプライターでカーボン紙を使って複写していた名残で使われている言葉です。「cc」で送信するメールと同一のメールを送信するために「cc」に同時に送信したい方のメールアドレスを入れて送信します。

送信者の意図を考えると、「cc」で送られた方には確認の義務があるといえます。「cc」に入れたメールアドレスは、受信者全員が見ることができます。なので、誰に送ったか見られても問題ない場合に使うというのが最低限のルールです。

「bcc」の使い方

「bcc」とはブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）の頭文字をとった用語で、「bcc」に入れてあるメールアドレスは他の受信者には見ることができません。他の受信者がいることをわからないようにして送る場合に使用されます。例えば、お互いが知り合いでない方に同時に送付する場合や、相手に気づかれないように自分の上司にも送信したい場合などに使うケースが多いようです。

ccを使ったビジネスメールの書き方の注意点

ccを利用したメールは便利である一方、間違った使い方をすると迷惑になる可能性もあります。ここでは、ビジネスメールでccを使用するときの注意点をご紹介していきます。

注意点1：ccで送るべきかを確認する

取引先との業務の進捗状況を伝えるために、取引先に送るメールを全て上司にもccで送付するという方は少なからずいると思われます。しかし、受け取る側とすれば、見なくてもいいメールも受け取ることになり、大切なメールが埋もれてしまう可能性もあります。

ccで送ったことで、「私はあなたに間違いなく伝えましたよ」という形にしておきたいというのは理解できます。しかし、無駄なメールを送信して迷惑になっていないか、今一度考えてからccを使うようにしましょう。

注意点2：ccとbccを間違えない

ccはよく使いますが、bccはほとんど使わない、という方も多いかと思います。使い慣れていないbccを使うつもりが、つい慣れているccを使って誤って送付してしまいトラブルになってしまったということがあります。ccでは誰に同送したのかが受け取った方全員に見えてしまいます。そのため、場合によっては個人情報に関わる問題になりかねません。送信する前に問題ないかしっかり確認してから送付しましょう。

注意点3：宛名の書き方に注意する

ビジネスメールでccを使用するケースでは、宛名を本文の上部に書く際に、併せて〇〇さんにも送付するという旨を記載しておきましょう。こうした形にすると、他の人にも同時に送っていますよ、ということをはっきりと示すことができます。

ccで送られたビジネスメールの返事の書き方

ccで送信されてきたメールの返信はどうすればいいのか、迷うことはありませんか。ここでは、ccで送られたメールの返事について考えてみました。

その1：ccで送付されたメールの意味

基本的に、to以外の人に情報を共有してもらうためにccを使って送付しているので、返信するとすれば、toで宛名になっている方がすべきです。しかし、ケースによっては、ccで受け取っている人が返信するほうがいいということもあるでしょう。

その2：ccのメールに返事は必要か

ccで送信するには2種類のケースがあり、宛名の方以外にも知らせておいたほうがいいだろうという意図で共有するケースと、複数のメンバーに一斉送信のように送付する場合です。

複数のメンバーに向けて送られたメールに返信する場合に、機械的にすべて全員宛に返信している方もいるのではないでしょうか。しかし、場合によっては他のメンバーにとっては不要な情報かもしれません。

ccで送信されたメールに返事を送付する場合は、全員に返信ではなく送信元の方だけに返信したほうがいいのではないかと、考えてみてください。

うまく活用してビジネスメールを効率的に

ビジネスメールは仕事において欠かせないツールです。なのでできればスマートに活用したいものですね。また、cc機能を活用することで簡単便利に情報を共有できます。仕事を効率的に進めるためにも、ぜひ今回の記事を参考に、使い方をマスターしましょう。