顛末書の書き方にはポイントがある！社内・社外向け整理法・注意点

顛末書とは

顛末書（てんまつしょ）とは、トラブルが生じたときに、事のいきさつを報告するビジネス文書です。原因と対策を明記し、今後の仕事の対応策を練るために重要な書類です。基本的には社内資料として活用される報告書で、事態が収束した後に提出を求められます。

また顛末書は、不特定の人に向けて作成する文書でもあります。そのため客観的な事実と、わかりやすい簡潔な文章が求められます。例えば、業務担当者だけが理解できるような言葉の使用や、一部の経緯を削除した文書は顛末書ではありません。

さらに、社員教育の一環で提出させる場合もあります。失態した経緯を振り返り、自分の対応を見直すきっかけになるからです。何が悪かったのか、どうすれば良かったのかを考え直し、今後の業務の向き合い方を改める気付きの材料にもなります。

顛末書と始末書・経緯報告書の違い

問題が発覚したときに書かせる文書には、顛末書・始末書・経緯報告書があります。どれも失態や不祥事、その経緯や経過を報告する文書ではありますが、記入内容と目的が異なります。違いは以下の通りです。

顛末書は主にトラブルの原因と対策を報告する文書に対し、始末書は反省の気持ちを表す文書です。謝罪文や反省文などとして扱われ、会社によっては手書きで対応します。

また顛末書と経緯報告書の違いは提出のタイミングです。顛末書は、事態が終息し解決の糸口が見えた頃に提出しますが、経緯報告書はトラブル解決前に事の経緯や現状を関係者に報告するために作成します。

会社によっては提出文書ごとに記載内容・書式・提出タイミングなど、規定で定めている場合もあります。作成の前には、上司や先輩に相談したり、社内規定のマニュアルに目を通したりするなどし、会社のやり方に従いましょう。

顛末書を上手に書く２つのポイント

顛末書を作成する上で、まずは物事の整理が大切です。そのために、5W1Hを意識し、客観的にわかりやすくまとめていきましょう。ただし、事実を書き連ねるだけではなく、顛末書は反省の色を示し、お詫びの言葉を添えたり、マナーも意識したり作成にはポイントがあります。そして、大前提として嘘偽りなく書かなければなりません。またわかりやすい文にするには、文章の構成も大切です。書く内容を整理したら、構成も意識して作成してみましょう。

ポイント1：顛末書を書く内容は5Ｗ1Ｈで整理する

顛末書は5W1Hを意識し、以下の要素を盛り込みましょう。

顛末書の目的は、原因と対策を明記し再発を防ぐためです。ただし原因の究明に走りがちですが、トラブル発生の経緯も報告しましょう。事の経緯と原因が結びつき、資料としての信ぴょう性が高まります。

ポイント2：顛末書を書く順番

書き出す要素が整理できたら、書く順番も意識しましょう。

1. トラブル発生の経緯：日時や場所、トラブルの出来事を記載
2. 損害状況：被害の状況や原因を記載
3. 事後の対応策：トラブルに対してどう対処したかを記載
4. 今後の対策：予防措置としてこれから講じる対策を記載
5. 担当者の見解：最後に担当者の見解（反省の色を示す内容）

会社によっては、顛末書のフォーマットがあらかじめ用意されているところもあります。顛末書を作成する前に、まずは会社の規定を確認するとよいでしょう。

社内と社外で異なる顛末書の書き方とポイント