プライオリティとは？ ビジネスシーンでの活用方法も解説！

プライオリティとは？

プライオリティとは、「優先順位」や「優先権」を表すカタカナ英語です。
英語の「priority」の名詞形で、その語源は「優先する、先の」の意味を持つ英語の「prior」です。

ビジネスでは「優先順位」の意味で使うことが多く、すぐに取りかかるべき業務が発生した場合などに「プライオリティをつける」と言います。

ビジネスで使用されるようになった理由は、ビジネスの国際化です。海外企業とビジネス英語でやり取りする機会が増え、日本で定着したと考えられています。

プライオリティの使用方法と例文

プライオリティは、ビジネスと日常の両方で使用されています。

ビジネスでは「業務の優先順位」、日常では主に「優先される権利」を表す言葉です。
日常ではサービス名についていることもあり、聞きなじみがある方も多いかもしれません。
ビジネスや日常におけるプライオリティの使用方法について、例文を交えて紹介します。

ビジネスで使用されるプライオリティ

ビジネスでは「業務の優先順位」を表す言葉として使います。ビジネスで使用される主な表現は下記の5つです。

一つずつ例文を使って解説します。

プライオリティが高い・低い

「プライオリティが高い・低い」は、「業務の優先順位が高い・低い」の意味を持つ表現です。

優先度が高く、緊急性があるときには「プライオリティが高い」を使います。
反対に、優先度が低く、緊急性がないときには「プライオリティが低い」と使います。
例文は以下のとおりです。

ただし、プライオリティが高い場合でも、他の業務をおろそかにすべきではありません。
プライオリティが低い場合も、あとで対応する必要が生じるため、放置は厳禁です。

プライオリティを置く

「プライオリティを置く」は、「優先度や重要度を高くする」という表現です。

優先して処理すべき業務や、物事を比較して優先度や重要度が高い方を明確にするときなどに使います。例文は以下のとおりです。

プライオリティがある

「プライオリティがある」は、特許出願や商標登録の際に「優先権」や「先取権」を示す表現です。

その他に「優先される」「優位な立場にある」といった意味合いで使うこともあります。
例文は以下のとおりです。

プライオリティを獲得する

「プライオリティを獲得する」は、「優先権や先取権を得る」といった意味の表現です。

例えば、交渉の優先権を得られた場合や、他社より優位な立場になった場合に使えます。
例文は以下のとおりです。

トッププライオリティ

「トッププライオリティ」は、言葉どおり「優先順位が一番高い」といった意味合いです。

例えば上司から、トッププライオリティのタスクを依頼された場合には、最優先でその業務にあたることが求められます。例文は以下のとおりです。

日常で使用されるプライオリティ

日常で使用されるプライオリティは、ビジネスでの「優先順位」とは異なり、「優先される権利」といった意味合いになります。

また、日常のプライオリティはサービス名に含まれている場合が多く、サービスによって優先される人や条件はさまざまです。代表的な以下の4つのサービスについて解説します。

プライオリティパス

「プライオリティパス」は、契約すると優先的な利用権を得られるサービスです。

例えば世界中の空港ラウンジを利用できる会員制サービスの「プライオリティ・パス」は、会員になると優先して空港ラウンジを利用できます。

他にもテーマパークなどで、別途費用を支払うとアトラクションに優先して乗れるサービスを指すこともあります。
例文は以下のとおりです。

プライオリティシーティング

「プライオリティシーティング」は、主にテーマパークのレストランやカフェで提供されているサービスです。

事前に時間指定をして店舗に行くと、席が空いたところから優先的に案内され、行列に並ばずに飲食ができます。
例文は以下のとおりです。

プライオリティレーン

「プライオリティレーン」は、飛行機の搭乗口や保安検査場を優先的に利用できる列のことです。

飛行機の搭乗口や保安検査場は列が長くなることが常ですが、条件に該当すればプライオリティレーンを利用可能です。

利用できる条件は空港により異なります。
例えば搭乗口では、乳幼児連れや妊婦、航空会社のクレジットカード会員などがプライオリティレーンを使えることが多いです。

プライオリティサポート

「プライオリティサポート」は、障がいや健康上の理由で個別の配慮を受けられるサービスです。

例えば携帯電話会社のプライオリティサポートは、身体障害者手帳や療育手帳などの交付を受けている人に対して、基本使用料や通話料などが割引されます。

また、TOEICなどの試験会場でプライオリティサポートを依頼すると、拡大された試験用紙やヘッドホンの用意など、障がいや健康上の理由に合わせた配慮を受けられます。
例文は以下のとおりです。

プライオリティはビジネスにおいて必要な考え方

ビジネスで計画的に業務を進めていたとしても、急な案件が舞い込んだり、トラブルに見舞われたりすることは避けられません。

そのようなとき、プライオリティの考え方が役立ちます。

プライオリティをつけるメリットやポイント、注意点について詳しく解説します。

プライオリティをつけるメリット

まず、プライオリティをつけるメリットは、以下の3点です。

それぞれについて解説します。

業務効率が上がる

プライオリティをつけるメリットは、業務効率が上がることです。
優先順位に関係なく目に留まった業務から手をつけていると、見落としや期限忘れなどが発生しがちです。

プライオリティをつけると、優先して進めるべき業務を明確にできるため、業務を抜け漏れなくスムーズに進められます。

ただし、社内の動きや他のメンバーの業務進捗などにより、プライオリティは変化する可能性があります。周りの状況を見ながら判断しましょう。

生産性が向上する

生産性が向上することも、プライオリティをつけるメリットです。

例えば、思考が必要な業務や自社に利益をもたらす業務など、重要度の高い業務に優先的に取り組むと、思考や時間などのリソースを十分に割くことができ、生産性が向上します。それが結果として、会社の売上につながります。

また、プライオリティをつけると機会損失の防止も可能です。
ただし、プライオリティの低い業務について、生産性が低いことを理由に放置するのではなく、進捗の確認を忘れないようにしましょう。

長時間労働が改善される

長時間労働が改善される点もメリットです。

多くの業務を担当していると、すべての業務をつぶさに片づけようとして、残業する人が少なくありません。

プライオリティをつけると、業務効率が上がり、業務の無駄を排除できるため、スピーディーに業務を進められます。

また、今日中に終わらせるべきタスクが明確になるため、残業すべきかどうかの判断が容易になり、長時間労働の改善につながります。

長時間労働が改善されると、プライベートの時間を確保できるようになり、仕事への満足感も高まるでしょう。

プライオリティのつけ方・ポイント

プライオリティのつけ方・ポイントは、以下の4点です。

プライオリティをつけるメリットを享受するためには、適切なプライオリティのつけ方やポイントを理解する必要があります。

一つずつ具体的に解説します。

タスクを書き出す

プライオリティをつける1つ目のポイントは、タスクを書き出すことです。

まずは「今日中に行う必要があるタスク」「来週までに終わらせるタスク」をメモに書き出します。

深く考えずに、時間がかかりそうなタスクだけではなく、すぐに終わるタスクも含めて、思いつく限りすべてのタスクを書き出すことが重要です。

期限が定められているタスクは、タスクとあわせて期限も書き出します。最後に、メールやチャットを見返し、タスクに抜け漏れがないかを確認しましょう。

重要度と緊急性をつける

2つ目のポイントは、タスクに重要度と緊急性をつけることです。

書き出したタスクを、以下のような4つのマスに分けます。

表の①～④は優先順位です。

プライオリティは①が最も高く、④は最も低いことを示しています。

①から順に取り組むと、重要かつ緊急性が高いタスクから取り組めるため、プライオリティをつけやすくなります。

余裕のあるスケジュールを組む

プライオリティをつけるときには、余裕のあるスケジュールを組むこともポイントです。

取り組むスケジュールに無理がある場合、タスクに遅れが生じ、他のタスクも後ろ倒しになってしまいます。その結果、取引先や社内での信頼を失う可能性もあります。

それぞれのタスクについて、時間がどの程度必要かを大まかに算出し、余裕をもってスケジュールを組むことが重要です。

特にチームで取り組むタスクの場合、個人で取り組むよりも多くの時間が必要になるため、注意しましょう。

リストで管理する

プライオリティをつけたら、リストで管理します。

視覚的に優先度や重要度が分かるように管理し、完了したらリストから削除するのがおすすめです。
リストの管理には、主に以下の方法があります。

リスト管理では、毎日リストを見て意識することが重要です。
自分に合ったリスト管理方法を選んで、抜け漏れのないように管理しましょう。

プライオリティの注意点

プライオリティをつけるときの注意点は、以下のとおりです。

プライオリティは、業務効率を上げ、業務をスムーズに進めるためにつけるものです。
完璧にしようとして時間を割きすぎると、業務に遅れが出るため逆効果です。

プライオリティは状況に応じて変化するのが当然と考え、作業に完璧を求めないようにしましょう。

また、本当に自分がやるべきタスクなのかを見極めることも重要です。「他のメンバーとタスクが重複していないか」「他のメンバーに依頼できるタスクではないか」などを確認しましょう。

プライオリティのつけ方を学び、円滑に働こう

プライオリティは、ビジネスでは「優先順位」、日常では「優先権」の意味で多く使用されています。

ビジネスでプライオリティをつけると、業務効率が上がり、生産性が向上するメリットがあります。今日中にやるべき業務を明確にできるため、長時間労働の改善にも繋がるでしょう。

プライオリティをつけるときには、タスクをすべて書き出し、重要度と緊急性に応じてタスクを分けるのがポイントです。

適切なスケジュールを設定してリストで管理すると、タスクの遅れや抜け漏れを防げます。プライオリティのつけ方を理解し、円滑に業務を進めるようにしましょう。