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5W1hとは? ビジネスシーンで活用する方法を例文つきで紹介!

著者:   bizocean事務局

5W1hとは? ビジネスシーンで活用する方法を例文つきで紹介!

ビジネスシーンで使うと良いと言われる「5W1H」。5W1Hを使いこなすためには、5W1Hを使う目的や使い方を理解しておくことが重要です。

本記事では、5W1Hの構成要素やビジネスシーンで使う目的、メリットやデメリットを解説し、あわせてビジネスシーンでの活用方法も例文つきで紹介します。

5W1Hを使ってビジネスを円滑に進めたいと思っている方は、ぜひ参考にしてください。


5W1Hとは?

「5W1H」とは、以下の英単語の頭文字をとった、思考を整理するためのフレームワークです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(だれが)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

文章を書くときや話をするときに意識すると、伝えたいことを過不足なく正確に伝えることができます。
5W1Hを使って情報を正確に伝達できると、状況や原因が明瞭になり、物事の改善や原因の究明、新しい解決策やアイデアなどにつながります。

ビジネスシーンはもちろん、日常会話でも活用可能です。


5W1Hの構成要素

5W1Hの構成要素である「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」「What(なにを)」「How(どうやって)」について、詳しく説明します。

When(いつ)

「When(いつ)」は、「時間」を伝える要素です。例えば、以下の情報が該当します。

  • いつ(日程や日時、季節、イベント)
  • いつまでに(期限)
  • いつからいつまで(期間)

ビジネスシーンにおいては仕事に優先順位をつける必要があり、Whenの情報は最も重要な情報です。

Whenの情報は締め切りや期限を示すため、緊急性が明確になり、情報を受け取る相手が行動しやすくなります。

また、日程や日時、季節、イベントを把握できると、TPOに応じて行動できるメリットもあります。

Where(どこで)

「Where(どこで)」は、「場所」を伝える要素です。例えば、以下の情報が該当します。

  • どこで(場所、位置、販売チャネルなど)
  • どこに(書類の提出先、保存先)

WhereはWhenとあわせて伝えると、受け手側が行動を起こしやすいです。

例えば、「書類を明日までに提出してほしい」とだけ伝えた場合、「どこに提出すれば良いのだろう」と相手が迷うことになってしまいます。
「書類を明日までに人事部へ提出してほしい」と伝えると、相手がどのように行動すれば良いかが明確になります。

データを使った業務が多い現代では、Whereの情報として「どこにファイルが保存されているか」を伝えることも重要です。

Who(誰が)

「Who(誰が)」では「人物」の情報を伝えます。例えば、以下の情報が該当します。

  • 誰が(人名、社名、団体名、SNSのアカウント名)
  • どんな人(役職、肩書き、属性、商品のターゲット)

Whoは、関わる人物を明確にする役割を持ちます。

人物とのコミュニケーションが必要な場合は、その人物の人となりが分かる役職や肩書きなどもあわせて伝えると、受け手がコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。

Whoの要素はマーケティングにおいても重要な要素です。例えば新商品を開発する場合、誰を対象にした商品にするのかによって、商品の内容や販売戦略は異なります。

What(何を)

「What(何を)」は「モノやコト」を伝える要素です。例えば、以下の情報が該当します。

  • モノ(商品、サービス)
  • コト(課題、コンセプト、テーマ、価値など)

Whatを明確にして伝えると「何について話しているのか」を分かりやすくできます。

形のあるものだけでなく、コンセプトや概念などの形のないものも含まれます。
形のないものは、5W1Hの他の要素を使いながら具体的に伝えることが重要です。

Why(なぜ)

「Why(なぜ)」では、理由や原因、背景、目的を伝えます。

Whyを伝えると、例えば以下のような情報が分かりやすくなります。

  • トラブルが発生した原因
  • 議題に取り上げる理由や背景
  • 依頼する業務の目的

課題解決には原因の究明が不可欠です。Whyで原因を明確に伝えると、課題解決がしやすくなります。

また、Whyで背景や目的を明確に伝えることで受け手との目線が揃うため、受け手が行動を起こすときのモチベーションにもつながります。

途中でアクシデントが起きた場合でも、背景や目的を共有できているため対応しやすくなるでしょう。

How(どのように)

「How(どのように)」は、手段や程度を示す要素です。例えば、以下の情報が該当します。

  • どのように(手段、方法)
  • どれくらい(程度、状態)

例えば「書類を作成してほしい」と依頼された受け手は、「どのような方法で」「どれくらいの分量で」の情報がないと迷ってしまいます。

「Googleドキュメントで5ページぐらい」のように、Howの情報を明確にすることが重要です。

Howの情報があると受け手は行動を起こしやすく、依頼者の望む成果物ができる可能性も高まります。


ビジネスシーンで5W1Hを活用するには?

ビジネスシーンで5W1Hを活用するには、以下のような5W1Hの目的や使い方を理解する必要があります。

  • なぜビジネスにおいて5w1hが必要なのか?
  • 項目ごとに情報を書き出す
  • 重要度によって順番を入れ替える

一つずつ詳しく説明します。

なぜビジネスにおいて5w1hが必要なのか?

5W1Hがビジネスにおいて必要な理由は、5W1Hを使うと抜け漏れなく正確に情報を伝えられるためです。

5W1Hは、ビジネスの基本に欠かせないフレームワークといわれています。

5W1Hを使って正確に情報を伝えられると、コミュニケーションがスムーズになるため相手との認識にずれが起こりにくく、情報を確認する回数を最小限にできるでしょう。

また、正確な情報を共有すると、改善すべき点や新しいアイデアが生まれやすいメリットもあります。

項目ごとに情報を書き出す

5W1Hを使ってスムーズに情報を伝えるためには、項目ごとに情報を書き出すと良いでしょう。

When→Where→Who→What→Why→Howの順に情報を書き出します。情報を書き出すと、伝えたい情報の明確化や理解が可能です。

項目ごとに情報を書き出す方法は、計画の立案や資料の作成、上司や同僚とのコミュニケーションなど、さまざまな場面で使用できます。

重要度によって順番を入れ替える

5W1Hは、伝えたい情報の重要度によって順番を入れ替えることも可能です。

最も伝えたい情報や相手にとって重要な情報を先頭にして伝えると、内容が伝わりやすくなります。相手の立場によっても要素の重要度は異なります。

例えば、上司に取引先との打ち合わせを依頼する場合、上司にとって重要な情報は「Who(誰と)」です。

Who以外の要素については上司にとって重要な順番に入れ替えるなど、相手によって順番を入れ替えて伝わりやすくすることが必要です。


ビジネスでの活用シーンと例文

ビジネスでの活用シーンと例文について、以下のケースを使って紹介します。

  • 上司へ報告をするとき
  • 社内連絡をするとき
  • マーケティング戦略を立案するとき
  • 企画書や提案書を作成するとき

上司へ報告をするとき

例えば、取引先との打ち合わせ結果を上司へ報告するとき、上司に伝える要素は以下のとおりです。

When(いつ)

日時

昨日

Where(どこで)

場所

取引先の会議室

Who(誰が)

相手

取引先の営業担当

What(何を)

内容

作成予定のノベルティ

Why(なぜ)

目的

ノベルティの内容や個数

How(どのように)

使用した資料

弊社の過去のノベルティに関する資料

上記を文章にして、以下のように報告します。

昨日取引先で、営業担当とノベルティについて打ち合わせを行い、弊社の過去のノベルティに関する資料をもとに、ノベルティの内容や個数をすり合わせました。

文章にするときには、冗長になる単語を省略したり、要素の順番を入れ替えたりして読みやすい文章にします。

取引先の反応が良くなかったときなどは、「How(どのように)」の要素を手厚く報告すると、反応が良くなかった原因の究明に役立つでしょう。

社内連絡をするとき

次に、社内連絡をするときの例を紹介します。例えば、人事部から社内研修の案内をするときの必要な要素は以下のとおりです。

When(いつ)

日時

開催:4月10日

出欠の連絡期限:4月3日

Where(どこで)

場所

会議室A

Who(誰が)

研修の対象者

管理職

What(何を)

内容

部下との円滑なコミュニケーション

Why(なぜ)

目的

若手の休職や退職の防止

How(どのように)

出席する場合の連絡方法

人事部の担当(高橋氏)にメール

上記を文章にして、以下のように連絡します。

4月10日に会議室Aで、管理職を対象にした「部下との円滑なコミュニケーション」に関する研修を行います。出席者は4月3日までに人事部の高橋へメールしてください。

社内連絡では、連絡の受け手側が行動を起こすときに迷わないよう、「誰が」「いつまでに」「何をする」が明確になった文章にすることが重要です。

マーケティング戦略を立案するとき

マーケティング戦略を立案するときにも、5W1Hを使うと簡単に情報をまとめられます。必要な要素は以下のとおりです。

When(いつ)

マーケティングを行うタイミング

2024年4月

Where(どこで)

マーケティングを行う場所

自社サイト

Who(誰が)

マーケティングのターゲット

自動車保険の保険料を安くしたい人

What(何を)

商品やサービス

自動車保険

Why(なぜ)

マーケティングの目的

自動車保険の契約者確保

How(どのように)

マーケティング方法

見積もりキャンペーンの実施

広告出稿

上記を文章にして、以下のように整理します。

自動車保険の契約者数が伸び悩んでいるため、2024年4月から自社サイトで見積もりキャンペーンを実施します。ターゲットは、自動車保険の保険料を安くしたい人です。キャンペーンへの参加を促すため、広告出稿でキャンペーンを周知しようと考えています。

マーケティング戦略を話し合う場合は、5W1Hの中でも特にWhy(目的)が重要です。目的によってターゲットや施策は異なるため、目的を明確にしてから他の項目を検討すると良いでしょう。

企画書や提案書を作成するとき

企画書や提案書を作成するときの例を紹介します。必要な要素は以下のとおりです。

When(いつ)

開催日時

9月1日

Where(どこで)

開催場所

近隣ホテル

Who(誰が)

企画のターゲット

昨年度に営業成績がトップ30に入る社員

What(何を)

企画の内容

表彰式

Why(なぜ)

企画の目的

営業社員のモチベーション向上

How(どのように)

開催方法

表彰式と懇親会を実施する

上記を文章にして、以下のように企画書を作成します。

9月1日に近隣ホテルで、昨年度の営業成績がトップ30に入る社員を対象にした表彰式を実施します。表彰式とあわせて懇親会も実施し、営業社員のモチベーション向上に寄与したいと考えています。

企画書や提案書は、読む人が納得し、内容を了承するために作成します。企画や提案の内容に了承できるかを判断しやすいよう、必要な情報を5W1Hで整理し、具体的に伝えることが重要です。


5W1Hのメリットとデメリット

5W1Hにはメリットとデメリットがあります。メリットとデメリットの両方を理解すると、より適切に5W1Hを使えるようになるため、あわせて確認しましょう。

メリット

5W1Hのメリットは、以下の3点です。

  • 情報の過不足を防ぐことができる
  • ロジカルシンキングが身につく
  • 受け手と話し手の認識差がなくなる

一つずつ具体的に解説します。

情報の過不足を防ぐことができる

5W1Hを使うと、情報の過不足を防げる点がメリットです。
情報に過不足がなくなると、効率的な情報伝達が可能になり、何度もコミュニケーションを行うストレスが軽減されます。

会議や打ち合わせ、社内連絡など、必要事項を確実に伝える場面で高い効果を発揮します。

ロジカルシンキングが身につく

ロジカルシンキングが身につく点も、5W1Hのメリットです。
ロジカルシンキングは、現状や課題について筋道を立てて整理し、矛盾なく課題解決や新しいアイデアに導く思考法です。

ロジカルシンキングを鍛える方法の一つに、「Whyを4回繰り返す」という手法があります。5W1Hの中でも特に「Why」を徹底的に考える癖をつけると、物事の順を追って論理的に伝えられるようになるでしょう。

受け手と話し手の認識差がなくなる

受け手と話し手の認識差がなくなることも5W1Hのメリットです。
5W1Hを使うと、抜け漏れなく情報を伝えられるため、受け手と話し手の認識に齟齬が生まれにくくなります。

特に、会議で物事を共有して結論を導く必要がある場面では、受け手と話し手が同じ認識を共有できていることが重要です。5W1Hで誤解のないコミュニケーションを図れるため、ストレスなく議論することができます。

デメリット

5W1Hのデメリットは、以下の3点です。

  • 話や文章が冗長になってしまう
  • 情報伝達に時間がかかるケースがある
  • セールストークのように聞こえてしまうことがある

一つずつ詳しく解説します。

話や文章が冗長になってしまう

デメリットの一つに、話や文章が冗長になってしまう点が挙げられます。

5W1Hのすべての要素を盛り込むと情報が多くなり、論点のわからない文章が出来上がるケースがあります。過剰な5W1Hと端的な文章の例文は次のとおりです。

過剰な5W1Hの文章の例
3月25日までに先方企業から注文書を受領すれば、弊社の3月分の売り上げとして経理担当が売り上げ計上処理を実施することができます。


端的な文章の例
3月の売り上げに計上するためには、25日までに先方から注文書を受領する必要があります。

必ずしも5W1Hのすべてを網羅する必要はなく、要素の重要度や相手が求める要素に絞って伝えるようにしましょう。

情報伝達に時間がかかるケースがある

5W1Hは情報の漏れを防ぐ一方で、必要のない背景情報も併せて発信する場合があります。

相手は不要な情報と必要な情報を整理する工程が発生するため、主題を理解する前に混乱したり、回りくどいと感じることがあります。

「相手が必要としている情報は何か」を考え、情報が伝わりやすくなるよう整理することが必要です。

セールストークのように聞こえてしまうことがある

5W1Hのデメリットとして、セールストークのように聞こえてしまうことがある点も挙げられます。

友人や知人などを相手に日常会話で5W1Hを意識しすぎると、必要以上に論理的な話し方になり、相手に不快感を与える可能性があります。

5W1Hはビジネスシーンで役に立ちますが、日常会話で使う場合には注意が必要です。


5W1Hに似たフレームワーク

5W1Hから派生したフレームワークに、以下の3つがあります。

  • 5W2H
  • 5W3H
  • 7W2H

一つずつ具体的に解説します。

5W2H

5W2Hは、5W1Hに「How much(いくら)」が追加されたフレームワークです。

「How much(いくら)」では、事業やプロジェクトに発生する費用を見積もるときに使います。

事業計画やマーケティング施策の立案など、意思決定に費用の情報が必要な場合に活用すると良いでしょう。

5W3H

5W3Hは、5W2Hに「How many(どれくらい)」を追加し、5W1Hの「How(どのように)」を深く掘り下げて細分化したフレームワークです。

例えば、新商品のマーケティング施策を計画している場合に、「How(どのように)」を「有料広告の出稿」と設定するとします。ここに「How much(いくら)」と「How many(どれくらいの規模、回数で)」が加わると、必要となる費用と施策の規模感が明確になります。

規模に費用が合っているかなど費用対効果の検証も可能です。

7W2H

7W2Hは、5W2Hに「Which(どれ)」「Whom(誰に)」を追加したフレームワークです。
「Which(どれ)」は、比較検討する対象や選択肢がある場合に、どちらを選択するかを示します。

例えば新規事業を立ち上げる場合、「どの商品やサービスにするか」「まずはどの事業所で始めるか」などを決定するときに必要となる要素です。

「Whom(誰に)」は、ターゲットを明確にする場合に必要な要素で、マーケティング戦略や事業計画を検討するときに使えます。


まとめ

5W1Hを使うと、受け手に情報を過不足なく正確に伝えられます。正確な情報伝達によって、状況や原因が明瞭になり、物事の改善や原因の究明、新しい解決策やアイデアの実現が可能です。

5W1Hは、上司への報告や社内連絡、マーケティング戦略の検討、企画書の作成などに使えます。
5W1Hを使うコツは、6項目を書き出し、重要度によって順番を入れ替えるなど、分かりやすく伝わるよう工夫することです。

5W1Hをビジネスシーンで積極的に活用し、ストレスのないコミュニケーションでビジネスを円滑に進めていきましょう。


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bizocean事務局

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