アジェンダの意味とは？ 急な会議も対応できる！簡単作成のポイントも解説
上司にアジェンダを作成するよう頼まれたけど、どのように作ればよいかわからない、そもそもアジェンダが何か知りたいという人もいるでしょう。
アジェンダとは会議の概要などをまとめたものです。
会議前の作成が必須で、記載内容などに不備があると会議がうまく進行しないため注意が必要です。
この記事では、そもそもアジェンダとは何か、アジェンダの作成方法や作成時のポイントなどを詳しく紹介します。
アジェンダの意味とは？
アジェンダは、英語で予定表や議題といった意味を持つ言葉です。
取り上げるべき課題や行動・実施計画など、どのような事柄について話し合うのか、何のための会議をするのかを表現します。
ビジネスシーンにおけるアジェンダの意味は、会議の概要や日時、開催される場所や参加者をまとめたものを指す言葉です。
例えば、上司にアジェンダを作っておいてと言われたら、会議についての詳細をまとめた書類を作ることが求められています。
レジュメとアジェンダの違い
アジェンダと似た表現の言葉にレジュメがあります。
レジュメはフランス語で概要や要約といった意味を持つ言葉です。
レジュメは会議で発表する内容や参考資料などを、自分が発表しやすい形にまとめたものを指します。
アジェンダは会議の日時や開催場所などをまとめたものなので、まとめる内容が主な違いです。
会議の前にアジェンダを作る理由
ここでは、会議の前にアジェンダを作る理由を紹介します。
会議の目的を明確にするため
会議の目的を明確にするために、会議前にアジェンダを作ります。
会議の目的が参加者に共有されていないと、スムーズに会議を進めるのが難しいだけでなく、想定と違った結果になる恐れがあるでしょう。
本来の目的から逸れる結果になると、会議の目的が果たせず再度会議を実施しないといけないかもしれません。
アジェンダを会議前に作成することで、会議の目的や方向性を全体に共有できるため、スムーズで有意義な会議が実現します。
会議の時間配分を見積もるため
会議の時間配分を見積もるのも、会議前にアジェンダを作成する目的です。
議題や参加者によって会議が長引いてしまい、目的を達成できなかったというケースも多いでしょう。
そのため、あらかじめアジェンダに時間配分を大まかに設定しておくことで、参加者が時間を意識しながら会議を進行できます。
アジェンダの記載項目
アジェンダの主な記載項目は以下のとおりです。
|
項目 |
概要 |
|
会議名 |
〇〇プロジェクトミーティング |
|
日時 |
〇〇年〇月〇日10:00〜11:00 |
|
場所 |
ミーティングルーム1 |
|
参加者 |
所属先、役職、名前を記載 |
|
議題と時間配分 |
話す題材とタイムスケジュールを記載 |
|
配布資料一覧 |
参考資料などを記載 |
|
メモ |
特筆事項などを記載 |
参加者が多い場合には、会議主催者の連絡先を記載しておきましょう。
社外からの参加者がいる場合には会議の開催場所がわかりやすいように地図などを添えるのが一般的です。
また一度アジェンダを作成できたら、構成や形式を残しておくと次回に活かせます。
アジェンダのテンプレートと具体例
アジェンダのテンプレートと具体例は次のとおりです。
|
〇〇プロジェクトミーティング 作成者〇〇 〇〇年〇月〇日送付 開催日時 開催場所 出席者 会議の目的 議題 配布資料 |
上記のように、順序とレイアウトを意識することで分かりやすいアジェンダを目指しましょう。
これさえ守れば安心！アジェンダを作成のポイント
ここでは、アジェンダを作成する際のポイントを5つ紹介します。参考にしてみてください。
アジェンダはなるべく早めに配布する
アジェンダはできるだけ早めに作成・配布をしておきましょう。
会議をより有意義なものにするためにも、参加者が会議の準備に時間を確保するためです。
会議の直前にアジェンダを共有されても、参加者は会議の準備に時間を割けません。
早めに配布しておくと、あらかじめ質問や課題をまとめておけるので、スムーズに進行できます。
議題の優先順位をつける
アジェンダを作成する際は、議題の優先順位をつける意識を持ちましょう。
これは、あらかじめ時間配分などを作成していても、想定より時間がかかるケースも多いためです。
予定時間をオーバーした場合にも、優先度が高いものから会議を進めれば目的を達成しやすくなります。
重要な議題には時間を使い、優先度が低いものは短時間に設定するようにしましょう。
質疑応答を踏まえて作成する
質疑応答を踏まえてアジェンダを作成するのもポイントの1つです。
会議において質疑応答は重要な要素となります。
参加者の疑問や懸念点を解決するために、あらかじめ質疑応答の時間を設けておきましょう。
質疑応答の時間を作ることで、予定通りにおわりやすくなるというメリットもあります。
タイトなスケジュール設定は避ける
アジェンダでタイムスケジュールを記載する際は、タイトなスケジュールを避けましょう。
スケジュールがタイトだと全ての議題が中途半端な形になってしまい、目的とする結果を得るのが難しくなります。
想定外に時間を使ってしまうケースも多いため、スケジュールは少し余裕を持って設定すると、効率的に会議を進行できます。
必要事項を漏れなく記載する
アジェンダには必要事項を漏れなく記載するようにしましょう。
アジェンダを作成する目的は、参加者が会議の議題や日時などを確認して、スムーズに進行することです。
アジェンダに不備があると会議に影響が出るため、会議に関わるものは漏れなく記載するように注意しておきましょう。
まとめ
ビジネスシーンにおけるアジェンダとは、会議の議題や目的、日時や場所などの詳細をまとめたものです。
会議をスムーズに進行するために必要なもので、会議前に作成して事前の共有が求められます。
作成する際はできるだけ早く共有することを意識しつつ、優先順位や記載内容に漏れがないかなどに注意をしましょう。
一度アジェンダを作成したら、次回以降も使えるように構成を残しておくと便利です。
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