テレワーク規程作成時の注意点は?
働き方改革の一環であるテレワークが、突然身近なものとなりました。コロナ禍において、多様で柔軟な働き方を選択できる社会が姿を現しつつあります。
働く時間や場所を自由に選べる働き方は、ワークライフバランスの実現をさらに後押しするものとなるでしょう。育児や介護など、働き方に制約がある労働者が働き続けることができる環境整備も進むと思われます。
ただし、テレワークは従来のオフィスワークとは異なります。企業は働き方のルールを設け、適切に労務管理を行っていかなければなりません。
あいまいな運用はトラブルの元。優秀な人材の流失にもつながります。テレワーク導入時にはテレワーク規程などを作成して、ルールを明確にしておきましょう。
今回は、テレワーク規程作成時の注意点を解説します。
テレワークに必要なルール作り
テレワークとは、ICTを利用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方をいいます。「テレ（Tele）離れたところで」＋「ワーク（Work）働く」という意味ですから、例えば、普段の勤務場所であるオフィスから離れて、インターネットを活用して自宅などで働くことを意味します。一般に、テレワークは働く場所によって次の3つに分けられます。
| 在宅勤務 | 出勤せず、自宅を就業場所とする勤務形態 |
|---|---|
| モバイルワーク | カフェや交通機関の車内などを就業場所とする働き方 |
| サテライトオフィス勤務 | 所属するオフィス以外のオフィスや、レンタルスペースなどを就業場所とする働き方 |
いずれの勤務形態をとるにせよ、テレワークを行う労働者に上司の目は届きません。そこで問題となるのは、テレワークの適用対象者の範囲や労働時間管理、自宅での費用負担などです。例えば、入社間もない新人にテレワークは難しいでしょうし、自宅での勤務であれば生活と仕事の境界線がはっきりせず、労働時間管理があいまいになりがちです。よって、これらの事項について、ルールを決めておく必要があります。
通常、テレワークを導入するには、次のような定めが求められます。
- テレワーク勤務を命じることに関する規定
- テレワーク勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
- 通信費などの負担に関する規定
（厚生労働省「テレワーク就業規則作成の手引き」より）
もし就業規則にこれらの定めがなければ就業規則を変更したり、新たに別建てでテレワーク規程の作成をしなければなりません。どちらでも構いませんが、テレワークのルールを集約したテレワーク規程を作成した方が分かりやすいのではないでしょうか。
まずは適用対象者を明確に
テレワークの実施に際し、まずはテレワークの対象者を明確にしましょう。例えば、在宅勤務の場合は次のようになります。
第〇条（在宅勤務の対象者）
- 在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する労働者であって次の各号の条件を全て満たした者とする。
（1） 在宅勤務を希望する者
（2） 自宅の執務環境、セキュリティ環境、家族の理解のいずれも適正と認められる者 - 在宅勤務を希望する者は〇週間前までに申請書を提出し、所属長の許可を受けなければならない。
- 会社は、業務上その他の事由により、前項による在宅勤務の許可を取り消すことがある。
第3項のように、テレワークを許可しても、一定の場合には許可を取り消すことができる旨を入れておきましょう。
なお、テレワークは自律的に仕事を進めていくことが必要ですから、業務内容によっては、ある程度の経験が求められます。そこで、勤続年数要件等を設けることも考えられます。
在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する労働者であって次の各号の条件を全て満たした者とする。
- （1） 在宅勤務を希望する勤続〇年以上の者で、業務に支障がないと所属長が認める者
- （2） 自宅の執務環境、セキュリティ環境、家族の理解のいずれも適正と認められる者
労働時間管理をどうするか?
次に重要なのは労働時間管理です。テレワークでもオフィスワーク同様、労働基準法の適用がありますから、適正な労働時間管理を心掛ける必要があります。自社の実態に合わせた適切な労働時間制を選択してください。
| 通常の労働時間制 | 1日8時間、1週40時間の法定労働時間の原則に基づく労働時間制度。例えば、9：00~18：00（休憩12：00~13：00の1時間）という決まった時間帯で業務を行うもの |
|---|---|
| フレックスタイム制 | 一定の期間についてあらかじめ定めた総労働時間の範囲内で、労働者が日々の始業・終業時刻、労働時間を自ら決める労働時間制度 |
| 事業場外みなし労働制 | 労働者が業務の全部又は一部を事業場外で従事し、使用者の指揮監督が及ばないために労働時間の算定が困難な場合に、「特定の時間」を労働したとみなすことのできる制度。例えば、会社の所定労働時間が8時間であれば、実際に労働した時間ではなく8時間労働したとみなされる |
通常の労働時間制をとる場合の規定例は次の通り。テレワーク勤務だからといって、特別な規定は不要です。
第〇条（在宅勤務時の労働時間）
- 在宅勤務時の労働時間については、就業規則第〇条の定めるところとする。
- 前項にかかわらず、会社の承認を受けて始業時刻、終業時刻及び休憩時間の変更をすることができる。
- 前項の規定により所定労働時間が短くなる者の給与については、育児・介護休業規程第〇条に規定する勤務短縮措置等の給与の取扱いに準じる。
長時間労働を抑制するため、時間外労働や休日労働等は事前許可制にしておくとよいでしょう。
第〇条（時間外及び休日労働等）
- 在宅勤務者が時間外労働、休日労働及び深夜労働をする場合は、事前に所属長の許可を受けなければならない。
- 時間外、休日及び深夜の労働については、給与規程に基づき、時間外労働手当、休日労働手当及び深夜労働手当を支給する。
業務の開始・終了の報告についても定めを設けておきましょう。「電話」や「電子メール」、「勤怠管理ツール」などでの報告を義務付けることが考えられます。
第〇条（業務の開始・終了の報告）
在宅勤務者は、就業規則の定めに関わらず、勤務の開始及び終了について、会社が指定した次のいずれかの方法により報告しなければならない。
- （1）電話
- （2）電子メール
- （3）勤怠管理ツール
費用負担の定めも必須
費用負担についても注意が必要です。在宅勤務の場合、オフィスワークとは異なり通信費や光熱費など労働者の負担が生じます。仕事か私生活かを明確に分けることが難しい場合もありますから、費用負担についての定めは必須です。
第〇条（費用の負担）
- 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。
- 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。
- 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。
- その他の費用については在宅勤務者の負担とする。
在宅勤務に関し、一定の金額を在宅勤務手当として支給することもあります。労使で十分に話し合ったうえで、支給要件や金額等を決めてください。また、在宅勤務日数との見合いで、通勤手当を減額する場合も考えられます。この場合、「在宅勤務（在宅勤務を終日行った場合に限る。）が週に〇日以上の場合、通勤手当については毎月定額の通勤手当ではなく、実際に通勤に要する往復運賃を支給する」等の定めが必要です。
テレワーク規程は作成して終わりではありません。新たに作成した規程は就業規則の一部となりますから、労働者代表の意見書を添付し、労働基準監督署に届け出る必要があります。また、労働者への周知も忘れずに行ってください。
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