テレワークでの適切な勤怠管理とは？ おすすめの勤怠管理システムを紹介

テレワークにおいて勤怠管理システムが果たす役割

近年定着しつつあるテレワークにおいて、勤務状況を正しく把握することは簡単ではありません。

正確な出勤時間の把握や残業の管理など、まだまだ課題は山積みです。

勤怠管理システムを活用すれば、スマホやタブレットを利用した出退勤の管理や休暇の申請と承認、労働時間や人件費の集計などを一括して行うことができます。

また、給与計算ソフトとの連携や勤怠データの出力、残業が基準を超えた場合にアラートを通知させるなど、幅広い勤怠管理が可能となります。

テレワークで勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入した場合、従業員の勤怠状況を管理する企業側にとってのメリットはいろいろありますが、なかでもぜひ注目しておきたいメリットを2つ紹介します。

従業員の勤務時間を把握できる

勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や残業時間などをリアルタイムで把握することが可能です。

従業員はスマホなどを用いてワンタッチで打刻できるので、手間もかからず、記載ミスも防げます。

また、所属部署ごとに残業時間を集計できるため、残業が多い部署を把握したり、個人の過重労働を防いだりするのにも役立ちます。

有給休暇など各種申請が管理できる

勤怠管理システムはさまざまな休暇の申請に対応できます。

たとえば有給休暇や慶弔休暇、夏季休暇、代休、振替休日などは多くの企業で設けている休日ですが、これらは勤怠管理システムから申請が可能です。

また、休暇は時間単位や半日単位で設定することもできるため、企業に合った使い方ができます。

さらには、システムによっては有給休暇の取得義務日数を下回る従業員を通知する機能もあり、法令遵守に基づいた休暇の管理ができるというメリットもあります。

テレワークの勤怠管理システムの選び方

テレワークの勤怠管理システムを導入する場合、ぜひ抑えておきたいポイントが4つあります。

管理業務を円滑に進めるためにも、次の4つの条件に合った勤怠管理システムを選ぶとよいでしょう。

スケジュールやシフトの管理ができること

従業員の勤務形態は個人によって異なります。

一般的なフルタイムの日中勤務者の他に、パートやアルバイト、夜勤専門者など、勤務時間や勤務日数は実に多種多様です。手作業でこれらを管理するのは容易ではありません。

勤怠管理システムでは、これら個人に合わせた勤務パターンをあらかじめ登録しておくことができます。

シフトの作成が簡単にでき、従業員の希望によるシフトの変更なども自動的に反映させることができるため、リアルタイムのシフトの共有ができます。

クラウド型であること

勤怠管理システムには主に3種類あります。

このうち、おすすめは「クラウド型」です。「タイムレコーダー型」は機能が少ないため、別途ソフトを導入する必要があったり、細かな管理が難しかったりするというデメリットがあります。

「パッケージ型」はすべて自社管理となるため情報漏洩を防げるという高いセキュリティ性はあるのですが、初期費用が高額になり、運営・管理の手間もかかります。

「クラウド型」であれば初期費用が無料のものからあり、低コストで運営することができます。

また、機能も幅広く、テレワークをしている従業員がスマホやパソコンなどを用いて勤怠情報の登録や休暇の申請まで簡単にでき、企業側にとっても従業員側にとっても使い勝手にすぐれています。

アラート（警告）機能がついていること

勤怠管理はミスを防ぐことも大切です。

従業員が出勤・退勤時刻の打刻を忘れたり、振替休日の申請を忘れたりしてしまうことはどの企業でも起こり得ることです。

勤怠システムにそのような漏れをアラート（警告）する機能があれば、早期に修正することが可能です。

また、有給休暇の取得日数が極端に少なかったり、残業時間が法定時間を超過したりしている場合、あとで問題となることがあります。

アラート機能があれば、法令を遵守するという点からも安心です。

給与計算システムと連携できること

給与計算は、従業員ごとに基本給や残業手当などを計算するため煩雑な作業を伴いますが、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、計算ミスを防げるうえにシステム上で作業を完結できます。

多くの勤怠管理システムには、給与計算システムにデータをエクスポートしたり、自動でインポートさせたりする機能が搭載されているので、このあたりもチェックしておくとよいでしょう。

テレワークの勤怠管理におすすめのシステム

ここでは、テレワークの勤怠管理におすすめの勤怠管理システムを4つ紹介していきます。

初期費用や主な機能についてもお伝えするので、これから勤怠管理システムの導入を考えている方はぜひ参考にしてください。

勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」

勤怠管理システム「freee人事労務」

勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

勤怠管理システム「KING of TIME」

テレワークの勤怠管理についてのまとめ

テレワークの勤怠管理は、勤怠状況を正しく把握することが大切です。

勤怠管理システムを導入すれば、スマホやパソコンなどを利用して簡単に勤怠管理や給与計算、有給休暇などの申請が簡単にできるようになりますよ。

導入を検討している方は、

この4つにポイントを絞って比較してみてください。