総勘定元帳の書き方のポイントとは? 概要や転記の方法を詳しく解説

総勘定元帳とは?

総勘定元帳とは、すべての取引を勘定科目ごとに記入した帳簿のことです。

会計の側面から企業を見る際に欠かせない書類であり、金銭の出入りや財産の増減を確認できる「複式簿記」における主要簿(日々の取引全ての記録・計算を行う帳簿)に分類されます。

似た帳簿に「仕訳帳」がありますが、これは日付ごとにすべての取引を記入した帳簿です。この「仕訳簿」も主要簿に該当しますが、

「仕訳帳」は会社の取引情報を時系列で確認したい際に使用する帳簿であるのに対し、「総勘定元帳」は各勘定科目ごとの取引情報を確認したい際に使用する帳簿なので、違いに留意してください。

また、「総勘定元帳」は「仕訳帳」の内容を勘定科目ごとに転記して作成するため、両者は非常に密接な関係にあります。

総勘定元帳は原則、7年間の期限内は必ず自社で保存することが義務付けられているため、厳重に保管することを心がけてください。

総勘定元帳の書き方のポイント

前項で述べたように、総勘定元帳は仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記して作成します。

この「勘定科目」は、損益計算書の項目の「収益」と「費用」、貸借対照表の項目の「資産」「資本」「負債」の5つに分類されます。

このうち、「収益」および「費用」はある特定の期間の売上や経費の額を、「資産」「資本」「負債」は会社の資産の残額がどれほど残っているかを集計できます。

総勘定元帳の書き方の流れ

総勘定元帳の作成の流れは大まかに以下の通りです。

1. 仕訳を切る
2. 仕訳帳を作成
3. 仕訳帳をもとに総勘定元帳へ転記

最初は各取引の仕訳を記入していきます。各日付別に「借方」を左に、「貸方」を右に書いていくのが一般的です。

ここでの「借方」「貸方」は以下のように定義されます。

基本的に「借方」と「貸方」の額は一致します。もし一致しないようであれば計算ミスが起こっているとみて良いでしょう。これらの計算を日ごとに行い、仕訳帳を完成させます。

そして仕訳帳の作成が完了した後、仕訳帳から総勘定元帳に転記する作業を行います。

仕訳帳から総勘定元帳への転記の方法

仕訳帳から総勘定元帳への転記について、以下に記入項目の概要を示します。記入する項目が仕訳帳と微妙に異なるため、注意して作業を進めてください。

日付

取引を行った日付を記入する項目です。

摘要

取引を行った相手側の勘定科目を記入します。相手勘定科目が複数ある場合は、「諸口」と記載してください。また、増加時は資産科目、減少時は負債科目・費用科目を記入し、増減の原因をはっきりさせます。

仕丁

記入中の仕訳と対応する仕訳帳のページ数を記入する項目です。

借方・貸方

借方・貸方の額を記入する項目です。

勘定科目ごとに借方または貸方のどちらに仕訳されているかを確認し、該当する一方の金額を記入します。

借又は貸

前述の借方金額の方が多い場合は「借」を、貸方金額の方が多い場合は「貸」を記入します。通常、資産の項目では「借」、負債や純資産の項目は「貸」となります。

残高

その日の取引時点での残高、すなわち借方と貸方の差額を記入します。

総勘定元帳の書き方の例

ここからは総勘定元帳を書く際の具体例を「相手勘定科目がひとつのみ」「相手勘定科目が2つ以上」の2例に分けて解説します。

具体的な総勘定元帳の書き方

まずは、「相手勘定科目がひとつのみ」の例として、「5月30日に10,000円のネックレスを売上げ、現金で代金を受け取った」を挙げて説明します。この場合、仕訳帳には以下のように記入できます。

使用している勘定科目は「現金」と「売上」ですので、総勘定元帳の現金・売上の勘定口座(各勘定で金額などを記載する項目)を開き、仕訳を記入していきます。

仕訳を書き終えた後は、総勘定元帳の記入を始めます。前述の通り、日付、摘要、仕丁、借方・貸方、借又は貸、残高は以下のように指定の場所へ記入してください。

また、借方、貸方によって内容は異なり、特に摘要では、勘定科目が借方か貸方を間違えないよう注意してください。（例では借方の勘定科目が「現金」なので相手勘定科目は「売上」となります。)

例では前月の繰り越しなどを考えていないため、残高は10,000となっていますが、繰り越しがあった場合はその点も加味した数値を記入してください。

相手勘定科目が2つ以上の場合の書き方

次に、相手勘定科目が2つ以上の場合です。

例としては、「商品の仕入れ時に、支払い方法を現金と買掛金の2種類にした」などが挙げられます。つまり「現金」や「買掛金」の相手勘定科目は「仕入れ」のみですが、「仕入れ」から見た相手勘定科目が「現金」および「買掛金」の2つとなっている場合です。

この時、摘要の欄には「諸口」と記入します。より具体的な例として、「12月1日にスニーカーを20,000円を仕入れ、10,000円を現金で残高を掛けとした」とき、実際に総勘定元帳に記入すると、以下のようになります。

このように借方である仕入れの摘要のみ諸口となっていることがわかります。

諸口の具体的な内容を知りたい場合は、仕丁から仕訳帳の該当項目に戻れば確認できます。

総勘定元帳を作成する目的

総勘定元帳は仕訳帳からの転記を作成方法とするため、「仕訳帳だけあればいいのではないか」と考える人もいます。そこで、大きく4つの観点から作成目的を解説していきます。

法律で定められている

総勘定元帳は仕訳帳と同様「主要簿」に分類される帳簿で、法人税法において明確に「会社が備えるべき帳簿」として明記されています。法律で作成が義務付けられている以上、作成は必須です。

勘定科目ごとに取引内容が把握できる

勘定科目ごとに取引を把握する手段としても、総勘定元帳は大変有用です。

なぜなら、仕訳された勘定科目が発生した日付の確認や、売上や経費が増減した原因の特定が容易にできるからです。逆を言えば、仕訳帳には日付順で仕訳が並んでいるため、全てのページを確認し勘定科目を把握する必要があり、非常に効率が悪くなってしまいます。

財務状況を分析できる

会社の財務状況を把握するためにも利用されます。総勘定元帳には全ての取引が記載されているので、全体的な取引の流れを把握できます。

書類作成のもとになる

書類を作成する際のもととなるものでもあります。特に決算書類には必要不可欠で、決算書の一種である損益計算書や貸借対照表の作成には、総勘定元帳を参照しなければなりません。その際、総勘定元帳の内容が不正確だと、決算の手続きができなくなってしまいます。

青色申告に必要

個人事業主・フリーランスの方の場合、年に一度の青色申告で65万円の控除を受ける際に総勘定元帳が必要となります。

bizoceanではExcel形式の「総勘定元帳」テンプレートがあり、入力した仕訳データは別シートにて必要な勘定科目のみ抽出ができます。さらに、仕訳データを別の財務諸表にコピーペーストすることで各試算表の作成が可能です。

「総勘定元帳」の書式テンプレート

まとめ

財務状況の確認や経営体制の分析に総勘定元帳は高い有用性を持っています。働き方改革などにより個人事業主やフリーランスが増加し、その重要性は高くなる一方で、作成方法がわからず損をしている人も少なくありません。

現在では、仕訳帳作成と同時に総勘定元帳を作成できるソフトもあるため、上手く活用していきましょう。