受領書とは？書き方や領収書との違いをわかりやすく解説

受領書とは

商品のやり取りに際して発行される書面の一つである受領書とは、どのようなものなのでしょうか。まずは、受領書の役割と発行すべきタイミング、領収書との違いなどを確認しましょう。

受領書の役割

受領書とは、商品を受け取った時に発行する書面です。

受領書の有無を確認できれば、取引があったのかどうかを容易に確認することができます。

受領書は取引に際して必ず発行しなければならない証憑（しょうひょう）書類ではありませんが、 実務上発行されることが多いです。なぜなら、商品やサービスが提供されたことの証明であり、取引の成立を売主・買主ともに確認することができる重要な証拠となるからです。

受け取りの証明により、トラブルを未然に防ぐことができる受領書は、優れたビジネス書類であるといえるでしょう。

受領書を発行するタイミング

受領書は商品を受け取った際に、多くの場合即時発行されるものです。早めに発行することで、納品された商品やサービスの内容や、十分な量を提供しているかどうかを確認された証明になり、トラブルになりにくくなります。　

受領書と領収書の違い

受領書は、その商品またはサービスの受領を証明するものなので、受領した商品名、単価や個数を明確に記載する必要があります。対して、領収書は商品やサービスの対価の受け取り自体を表す証明であり、その内容を記す必要はありません。

受領書と領収書の違い

受領書が必要となるケース

受領書は、提供された商品やサービスに間違いがないかどうかの確認のために発行されるものです。そのため、信頼できる取引であれば、受領書の発行は必要ありません。

受領書が必要なケースと不要なケースをまとめると、以下の通りとなります。

受領書の書き方と注意点

では、実際に受領書を発行する場合には何を記載すれば良いのでしょうか。ここでは、受領書を発行する際に記載すべき内容と、注意すべきポイントを解説します。

受領書に記載する内容

受領書には、おもに納品書に記載された内容を記載することになります。以下の内容を記載し、どの納品書に対して作成されたか、関連づけて作成するのが良いでしょう。

受領書には、金額を記載しないこともできますが、金額を記載したほうがわかりやすく、そのほうが好ましいといえます。

敬称に注意する

受領書を返信する際、宛名には「殿」や「様」が印刷されているかと思います。ビジネスマナーとしては、「殿」や「様」は二重線で消して発送するようにしましょう。

会社名の下には「御中」と表記されている場合がありますが、それも二重線で消してから返送するようにしましょう。

金額は記載しないケースもある

受領書では、商品代金などの金額が表記されないことがあります。

受領書に金額を表記することは、必ずしも求められていないためです。また、商品を受領する部署においては、金額をチェックする必要がないことも要因になっていると思われます。

システムから受領書を発行する場合、金額の記載がないものも頻繁に見受けられ、不要な情報は載せないという方針にもとづいたものと考えられます。

印紙が必要なケースもある

受領書が金銭の受け渡しにも利用される場合、金銭または有価証券の受取書に該当するケースがあり、印紙税を納付する義務が発生します。

収入印紙を貼付して割印をするのが一般的です。高額商品の場合、5万円以上であれば、印紙を貼る必要があります。100万円以下であれば、200円の印紙が必要です。

間違えやすいのは、消費税を含めて5万円以上だが、税抜きでは5万円未満である場合です。消費税額が明記されていれば、5万円未満の取引とされ、印紙税は免除されます。

受領書についてのまとめ

商品を受け取った際に発行する受領書は、受け取りを証明する重要なものです。

受領書の発行が必要となるケースと不要なケースをよく知り、適切に発行することが求められます。

また、受領書に記載すべき内容や、印紙の要不要など、ケースバイケースで異なることもあります。それぞれの取引についてどのような対応が適切かをよく確かめて、トラブルのない取引を心がけましょう。