電子帳簿保存法に企業が対応すべきこととは？ 3ステップでわかりやすく解説！

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、決算書や請求書などの国税関係の帳簿及び書類などを、一定の要件を満たした場合に、電子データで保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法により、従来は紙で保存しなければならなかった書類を電子データで保存できるようになりました。

電子保存対応が必要になる電子取引とは

領収書や請求書をwebで発行・受領することを「電子取引」と言い、この取引情報に関する電子データは、電帳法に対応した要件での電子保存が義務化されます。

具体的には、電子メールで送ったり、ホームページやクラウドサービスからダウンロードされたりする電子データは紙での保存は認められず、電子データで保存しなければなりません。

同制度は2022年1月の法改正によるものですが、やむをえない事情がある場合は、同日から2年間の猶予期間が設けられることになっています。

法改正に対応するために企業がすべきこと

ここでは、法改正に対応するために企業がすべきことを3つの区分でわかりやすく解説します。

区分1：電子帳簿等保存 ー 電帳法 第4条1項・2項 ー

最初からパソコンで作成された税務に係る書類などは、税務調査時のデータ提供やシステム関係書類等の備付け、閲覧性を確保するといった一定の要件を満たした場合に電子保存することが可能です。

しかし、こちらは取り組みたい事業者が任意で行うものであり、紙で保存しても電子で保存しても良いことになっています。

区分2：スキャナ保存 ー 電帳法 第4条3項 ー

スキャナ保存とは、自身が紙で作成・発行した一定の書類や、取引相手から受領した書面を一定の要件でスキャンし電子データで保存することです。

しかし、こちらも事業者が任意で行うもので、紙で保存しても、電子で保存しても良いことになっており、区分1同様強制ではありません。

区分3：電子取引 ー 電帳法 第7条 ー

電子データで相手へ送付または、相手から受領した取引情報は、電子保存しなければいけません。こちらは義務規定となっており、注意が必要です。

これら3つの区分があることを押さえたうえで、法改正に対応するために企業がすべきことについて見ていきましょう。

ステップ1：自社の対応範囲を決める

ここで企業がまず対応すべきことは、「義務とされている部分（電子取引）のみ法律に対応するのか」それとも、「任意とされている部分も含めて、全体的に対応するのか」を決定することです。

この対応範囲によって、準備すべき予算や、導入後の業務フローも大きく異なります。

まずは義務とされている電子取引のみ対応する企業も多いかもしれませんが、せっかく対応するのであれば、最初から全体的に対応した方が、業務フローの作成や社内教育を考えると手間が省ける可能性もあります。

自社の対応範囲については、社内の必要な部署を巻き込んで確認と検討を進めましょう。

ステップ2：対応するソフトを導入する

対応するソフトは、会計ソフトや経費精算システムなど多岐にわたります。ステップ1で決めた対応範囲や現在自社で導入しているソフトによっても、追加すべきソフトが異なります。

対応範囲や予算、現状のシステムなど自社の状況を全体的に考慮して、対応したソフトを選びましょう。

ステップ3：対応ソフトを運用する

法律への対応範囲を決め、対応するソフトを導入した後には、それらを社内に浸透させるための業務フローを作成する必要があります。

どんなシステムも運用して初めて機能するため、運用するための社員教育などを行う必要があります。特に電子取引に関しては、対応が義務となっているため、確実に対応できるように準備しましょう。

電子帳簿保存法に対応し経理業務のデジタル化を進めましょう

今回は、電子帳簿保存法に企業が対応すべきことについて解説しました。特に義務とされている「電子取引」に関しては、しっかりと対応をしないと青色申告の承認を取り消されるリスクがあります。

しかし、法改正に対応することで、結果としてペーパーレス化やデジタル化が進み、経理業務の効率化が図れるというメリットがあることも事実です。

まだ対応できていない企業の担当者の方は、今回の記事を参考に、早めに対応方法を検討してみてください。