【2022年度版】36協定の基礎知識についてわかりやすく説明します

そもそも36協定とは

労務管理に大きな影響を与える36協定について、基礎知識から定められている上限時間、罰則などを解説します。

36協定とは

36協定とは、「時間外労働・休日労働に関する協定」のことです。労働基準法の第36条によって定められていることから、「36（サブロク）協定」と呼ばれています。企業は労働者に1日8時間、週40時間の法定労働時間を超える時間外労働や休日労働をさせる場合、同法第36条に基づいて労使協定を結ばなければなりません。また、結んだ協定を所轄の労働基準監督署長に届け出る必要があります。

36協定は、「労働者の過半数で組織する労働組合または、労働者の過半数を代表する者」と書面で締結する必要があります。また、時間外労働の上限規制が設けられたことにより、臨時的に特別な事情がある場合以外は、大企業も中小企業も既定の上限を超えて働かせることはできません。

企業はこれまで以上に適切な労務管理をすることが求められます。

36協定で定められている上限時間

2019年4月より、36協定で定める時間外労働時間に、罰則付きの上限が設けられました。上限は「月45時間、年360時間」です。特別な事情がない限りこれを超えて労働させることはできません。

臨時的に特別な事情がある場合にも上限が設けられており、「年720時間」「休日労働を含んだ複数月（2～6か月）平均80時間以内」「休日労働を含んだ月100時間未満」とする必要があります。

またどのようなケースでも臨時的・特別な事情があると認められるのではなく、恒常的に長時間労働を招く恐れのない、具体的な事情を示さなければいけません。

たとえば年に1回の決算業務や入社対応などあらかじめ予測される業務は認められない可能性が高いでしょう。あくまでも突発的で一時的な業務であることが必要です。

さらに臨時的に特別な事情がある場合であっても、できる限り限度時間に近づける努力を怠らないことが求められます。

特別な事情により上限時間を超えて労働させる場合、労働者の安全や健康に特に配慮しなければなりません。過労死は労働時間と関連性があることから、労働契約法第5条の安全配慮義務に留意しておきましょう。

36協定の上限を超えると罰則の対象となる

36協定の締結・届け出を行わずに法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える時間外労働や休日出勤を行わせた場合や、36協定で定めた上限を超えて働かせた場合は労働基準法違反になります。

違反した企業は労働基準法第119条に基づいて、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる場合があります。本来は労働の前提として残業は発生せず、残業を行わせる場合でもあくまで特別な事情によるものという認識が大切になるでしょう。

なお、違反の対象は企業だけでなく、労務管理を担当する部署の責任者個人にも及ぶため、注意が必要です。

36協定締結から届け出まで

36協定締結の条件や届け出るまでの流れ、注意点を解説します。

36協定を締結する相手について

36協定を締結する相手は、「労働者の過半数で組織する労働組合、労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者」です。

後者の場合、「労働者の過半数を代表する者」が正しく選ばれているかも重要です。過半数を代表する者の条件としては以下に該当していなければなりません。

上記の「管理監督者でないこと」の管理監督者とは、一般的に「管理職」と呼ばれる者と同じとは限りません。基本的には「経営者と一体的な立場で、労働条件の決定や労務管理を行う者」が管理監督者に該当します。

たとえば「部長」などの肩書きを持ち役職についていても、人事や労働条件にかかわる権限を持たない場合は管理監督者に該当しないため、労働者の代表になることが可能です。後のトラブルに発展しないよう、代表者の選出には注意しなければなりません。

締結後の流れ

使用者と労働者を代表する者との間で36協定が締結されたら、「時間外労働・休日労働に関する協定書（36協定書）」としてまとめます。この協定書には、労働者代表と使用者それぞれの署名・押印が必要です。その後「時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定届）」に記入し、所轄の労働基準監督署に提出して初めて協定が有効になります。

届け出た後は、36協定を職場の見やすい場所に掲示したり書面で配ったりして労働者に周知する義務があります。

36協定届の有効期間に決まりはない

36協定は、一度締結したからといって、永久的な効力を持つわけではありません。36協定届には「有効期間」を記入する必要があります。有効期間に特に決まりはありませんが、協定では 1 年間についての延長時間を定めなければならず、定期的な見直しの必要性もあることから、1年間とするのが望ましいとされています。

36協定には猶予や対象外となる業種がある

以下の業種は、2019年4月に上限規制が定められた日から5年間（2024年3月31日まで）は上限規制の適用が猶予されます。

また、新技術や新サービス等の研究開発職では、特殊な業務と位置付けられ、36協定の対象外です。ただし、週に40時間を超えた労働が月100時間 を超えた場合は、医師の面接指導を受ける必要があり、怠った場合の罰則も設けられています。

上限を超えないためにできること

働き方改革に関連して定められた法律の中でも、36協定の上限規制は罰則も厳しく、違反した場合の企業のダメージも大きいです。上限を超えないために企業は何ができるのでしょうか。ここでは、3つの対策を紹介します。

勤怠管理をきちんと行う

労働者の勤務時間をきちんと把握し、徹底した労務管理を行うことが大切です。上限を超える残業を行っていないかをこまめにチェックし、抜けのないように管理しなければなりません。

勤怠管理で使用されるツールは、タイムカードやオンラインの勤怠管理システムなどが主流です。一方、近年はリモートワークが増えたことや、フレックスタイムを導入している企業も多く、ひとりひとりの勤怠管理が複雑化しています。少しでも管理体制に不備・不安があれば、早急に確認することが重要です。

従業員の健康管理を怠らない

36協定の特別条項では、「限度時間を超えて労働させる労働者の健康および福祉を確保するための措置」について記載する必要があります。具体的には、必要に応じて以下の措置を行います。

中には、特別条項の締結にかかわらず、労働者に対する一般的な健康管理として行うべきものも複数あります。企業には、労働者が健康に働ける環境を整える義務があるのです。勤務時間の管理だけでなく、健康管理にも気を配りましょう。

休息時間の確保

休息時間の確保は、労働者の心身の健康に重要な役割があります。人が集中できる時間は限りがあり、休息時間の少ない長時間労働は、業務効率にも悪影響を及ぼします。

そもそも36協定は、「やむを得ない場合に残業してもらう」という取り決めに過ぎず、上限を超えなければどこまでも働かせてよいというわけではありません。やむを得ず長時間労働になってしまう場合は、適切な休憩を挟みましょう。ほかにもリフレッシュ休暇の活用なども効果的です。

36協定届の新様式について

36協定届は2021年4月から新様式に変わりました。「特別条項専用の様式」や「署名・押印の廃止」「労働者代表についての確認欄」「e-Govからの電子申請」など、変更点を解説します。

36協定届の新様式は7種類

36協定届の7種類ある新様式は以下の通りです。

（参考URL：https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/36_kyoutei.html）

それぞれの項目を漏れなく記入し提出しましょう。

一般的には様式第9号か様式第9号の2を使います。研究開発業務や建設業といった業務で締結する場合は必要に応じて様式第9号の3以降の作成・届け出が必要です。

一般条項と特別条項つきで様式が変わった

従来の36協定届は、一般条項の様式に任意で特別条項の内容を記載していましたが、法改正により、新様式では「様式第9号（一般条項）」「様式第9号の2（特別条項）」の2種類に分類されます。

様式第9号の2（特別条項）では、限度時間や特別条項の内容を細かく記載する欄が設けられています。また、時間外労働させる理由も具体的に記載しなければなりません。なお、この様式は一般条項と特別条項の2枚組になっています。

署名・押印が不要になった

36協定届については署名・押印が不要になりました。ただし36協定書と兼ねる場合は使用者と労働者の署名・押印が必要です。協定書と協定届を分けずに協定届にまとめる企業が多いので注意しましょう。

労働者代表が適切な人物かどうか確認する欄が設けられた

労働者の代表に選出された者が、適切な人物かを確認する欄が新設されました。この欄では、労働者代表の条件である、「管理監督者でないこと」「36協定の代表者を選出することを明らかにし、投票等の方法により選出された者であること」「使用者の意向に基づいて選出された者ではないこと」にチェックを入れなければなりません。

前述の通り「管理監督者」は一般的な「管理職」とは違います。また、過半数を判断する際の労働者には、休職中や育児・介護休業中の労働者も含まれ、アルバイト、パートなどの雇用形態も問いません。選出には労働者全員の意思確認が必要で、投票・挙手・話し合いなどで決定します。

労働者の代表となる者がこれらの要件を満たさない場合は36協定の締結が無効になります。

e-Govからの電子申請ができるようになった

36協定は事業所単位での締結を行う必要があり、事業所ごとに労働者代表が異なります。

そのため協定届は事業所単位で個別に提出しなければなりませんでしたが、2021年4月からは電子申請に限り本社一括届け出ができるようになりました。さらに、署名・押印の代わりである電子署名・電子証明書の添付も不要です。

なお、あくまで届け出に関する変更なので、協定の締結自体は引き続き事業所単位で行う必要があります。

e-Govによる36協定の申請は以下の手順で行います。

労働者に時間外労働や休日労働をさせるには、労働基準法第36条に基づく協定を締結し、届け出をしなければなりません。2021年から新様式になり、便利なe-Gov電子申請がおすすめです。

ライフワークバランスの重要性に着目される中、労働時間の管理にも行政の厳しい目が向けられるようになっています。知らなかった、では済まないのが36協定です。

この機会にしっかりと理解して労働時間管理を行うようにしましょう。