【人事・教育担当必見】新人教育チェックリストの作り方を紹介！

新人教育でチェックリストが必要な3つの理由

新人教育を進めるにあたって、以下の点が問題視されています。

上記の問題を解決するためにも、チェックリストの活用が有効なのです。以下では3つの理由を解説します。

理由1：新人の業務を公平に評価するため

評価する方の目線がバラついていると、正しい現状把握ができません。

そんなときにチェックリストを活用し、評価の目線合わせをすれば統一的な基準で新人の業務を評価できます。新入社員目線でも、どのように評価されているかわからないまま研修を行っていると、自分が取り組むべき課題が見えず業務内容をただインプットするだけにとどまってしまいます。

それは、モチベーション低下にもつながるでしょう。

理由2：新人のモチベーションや目標を適切に管理するため

チェックリストを活用すると、現状レベルの把握と目標設定ができます。

学んだことを振り返り、理解度を再認識できるためです。できることが整理できると、成長した喜びとともに、次の課題が発見でき、やるべき方向性が見えてくるのです。

また適切な管理をするためにも、管理者は新入社員一人ひとりのレベルを把握しなければなりません。新入社員の現状レベルを知り、適切な目標を定める事で、はじめてフィードバックできるのです。

しかし新人教育の現場では、新入社員の現状のレベルの把握まで行き届かない事が問題視されています。新入社員のレベルの把握があいまいだと、教育内容や目標設定にミスマッチが生じる可能性もあり得るのです。

理由3：育っていく人材の能力にばらつきをなくすため

新人教育では、担当者によって教え方や内容にバラつきがでる場合があります。そのため、教育担当者によって新入社員のスキルに差がでたり、伝達漏れや、伝達ミスが生じたり、新人のミスを誘発する可能性が生じてしまいます。

しかし、チェックリストを導入すると、教える内容がリスト化されているため、教育担当者の伝え漏れやミスを防ぐ効果も期待できます。さらに、理解すべき項目が整理されていれば、新入社員もとにかくメモをとる作業がなくなります。

その代わり、理解に集中し必要箇所のみメモとりにとどまるため、時間のロスが削減でき効率的に業務を覚えられるのです。

新人チェックリストの活用方法

チェックリストの活用で大切なのは目標設定と連動させることです。

教育のゴールが明確になり、伝達内容に漏れやミスが生じにくくなるためです。

より質の高いチェック項目を作成するなら、作成したチェック項目をあらかじめ配属先の部署とすり合わせをしておきましょう。配属までに教えておくべき内容の抜け漏れを防ぐ効果と、配属先で新入社員のレベル把握ができスムーズな引継ぎもできます。

チェックリストは、スキルや知識ごとに3段階レベルに分け、ゴールを目指すようにしましょう。

定期的に振り返る機会を与え、教育担当や人事、上司がチェックする流れを作ると、新入社員も仕事の棚卸しができ、次のステップにつながりやすくなるのです。

新人教育のチェックリストを作る3つの手順

チェックリストは、単純に項目をわければ終わりというわけではありません。

作業項目やそのレベル、求められる能力などあらゆる項目に細分化し、そこから教育のスケジュールにあわせて作成していく必要があります。

手順1：自社で求められる能力を細分化する

自社で求められる知識やスキルに加え、職務遂行能力を業種別、職種・職務別に細分化します。

細分化は以下の順で行います。

併せて、成果につながる行動例を「職務遂行のための基準」、仕事をこなすために前提として求められる能力を「必要な知識」として整理します。

まずは頭に浮かぶ情報を全て書き出し、文字にまとめてみましょう。

手順2：業務の重要度や難易度を基準に育成スケジュールを立てる

ある程度書き出しが終わったら、業務の重要度や難易度を項目ごとに整理しましょう。会社が求めるレベルと、新入社員として習得するレベルを分け育成のスケジュールを立てます。

特に新入社員は覚えることが多いため、段階的に取得レベルを決めていきましょう。例えば新人教育期間中、四半期、半年、1年と期間を区切り、それぞれのゴールやテーマを設定します。段階的に教育環境を整えるのもよいでしょう。

手順3：スケジュールに合わせてチェックリストを作成・活用する

育成スケジュールが決まったら、具体的に習得する項目を設定します。

手順1であげた項目を参考にチェックリストを作成します。項目ごとにレベル分けを行い、成長過程を可視化するのもポイントです。

文字で作成できない部分は、イラストや画像を活用するのもよいでしょう。

例えばビジネスマナーで身だしなみを学習しますが、身だしなみの判断基準は一人ひとり違うものです。画像を活用し模範となるスタイルと、NGスタイルを比較できれば新入社員もイメージしやすく振り返りもしやすいでしょう。

チェックリストを活用し、自発的に成長する新人教育を！

新人教育において、チェックリストは欠かせないツールです。社員一人ひとりが取り組むべき業務やそのレベルを可視化できるため、自発的な成長を促す効果も期待できます。また、管理者側も評価基準が明確になり、管理者による評価差が生まれにくくなるのもポイントです。

新入社員のモチベーション向上のためにも、質の高いチェックリストを作成しましょう。