出勤簿とは？ 対象者や記載項目、管理する際の注意点を解説！

出勤簿とは？

出勤簿は、「労働者名簿」「賃金台帳」とあわせて「法廷三帳簿」と呼ばれ、一定期間保存しておくことが労働基準法によって義務付けられています。

ここでは、出勤簿の役割や対象者、混同されがちなタイムカードとの違い、保存期間などを見ていきましょう。

出勤簿の役割

出勤簿の役割は、勤務時間や残業時間、遅刻、早退、欠勤など、従業員の労働状況を正確に記録することです。

記録された労働時間は、主に給与を計算する際に用いられます。

また、何らかの理由で労働基準監督署の調査が入る際には、提出を求められる場合もあります。

出勤簿の対象者

出勤簿の対象となるのは、会社が雇用するすべての従業員です。正社員はもちろん、パート・アルバイトなど、非正規雇用の従業員も含まれます。

一方で、「管理監督者」に該当する人は、必ずしも出勤簿の対象とする必要はありません。ここでいう管理監督者とは、管理職とは異なるため、混同しないよう注意してください。

管理監督者と認められるための条件は労働基準法によって定められており、一定の責任と権限を持ち、地位にふさわしい待遇を受けていることなどがあります。詳しくは厚生労働省のガイドラインを参照してください。

なお、必ずしも出勤簿が必要とされていないものの、管理監督者も深夜手当の支給や労働時間の把握が求められているため、勤怠管理をする必要があります。

タイムカードとの違い

出勤や退勤を記録するために用いられるタイムカードですが、タイムカードの記録だけでは、出勤簿として扱うことはできません。

タイムカードの記録を出勤簿に利用する場合、記録が正確であることを証明するための補足資料として、日報や残業許可証などが必要です。

出勤簿の保存期間

出勤簿は労働基準法により、5年間の保存が義務づけられています。

労働基準法115条は、賃金請求権を定めています。賃金請求権とは、未払いの賃金を請求する権利のことで、賃金の支払期日から5年間有効です。

それに合わせて、出勤簿をはじめとする「法廷三帳簿」など、各種書類の保存期間も5年となっています。ただし、法改正の経過措置として当分の間3年としています。

詳しくは厚生労働省の資料をご確認ください。

出勤簿に記載が必要な項目と作成例

出勤簿には、労働基準法を遵守するために以下の項目を網羅しなければいけません。

出勤簿に決まったフォーマットはありませんが、厚生労働省の資料では、以下のように記入例が掲載されています。

画像出典：厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう」

出勤簿の管理における注意点

前述の通り、出勤簿は一定期間保存することが労働基準法によって義務付けられていますが、もしも紛失してしまったり、作成を怠った場合には、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

また、悪質な場合には労働基準法違反により企業名が公表される場合があります。公表されると自社の信頼にも悪影響を及ぼすため、適切な作成と保存を心がけましょう。

なお、保存方法は紙媒体にかぎらず、デジタルデータを用いることも可能です。データで保存する場合は、バックアップを取るなど、改ざんや紛失を防ぐための対策をしておくと安心です。

出勤簿のまとめ

出勤簿について、概要や記載項目、注意点などを解説しました。

出勤簿は、従業員の労働日数や労働時間を正確に記録しておくための帳簿です。給与計算に用いる他、労働基準監督署による調査の際に提出を求められることもあるため、適切に作成・保存するようにしましょう。