初めてでも安心！ 見積書の基本構成と書き方を徹底解説【テンプレート付き】
見積書を作成する際、取引先に信頼感と誠実さを伝えることが重要です。特に、複数の見積書を比較される「相見積もり」では、価格だけでなく、条件の明瞭さや支払条件の明文化が取引成功の鍵となります。
本記事では、見積書の基本構成から書き方のポイントまでをわかりやすく解説します。また、トラブルを未然に防ぐための注意点についても解説しましょう。
すぐに使えるテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてください。
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見積書は、仕事を受注する側が発注者側のニーズを汲み取り、仕事や製品の内容と納期、その金額を概算した文書です。見積依頼書を受けてから、見積書を発行する場合もあります。
発注者側は見積書の内容から実際に発注するか否かを検討します。ただ、見積書の金額はあくまでも仕事を請け負う前の段階であるため、請求書の金額と一致するとは必ずしも限りません。
また、発注者側が複数の業者に見積書を提示させて比較することを相見積もりといいます。そこでしっかりとアピールするため、見積書は見やすくわかりやすい内容にしておきましょう。
見積書の書き方
1．タイトル
「お見積書」が一般的です。
2．通番（見積番号）
発注者側へ提出する際に必須となる項目ではありませんが、管理の目的で見積書番号を付けておけば、確認するときや探すのが容易になります。
3-A．宛先：会社との取引の場合
- 会社名：会社名は(株)、(有)のように略さないことが基本です。会社名のあとには「御中」と記載しましょう。
- 担当者名：担当者の部署名（特に部署がない場合は記載なし）、担当者名のあとには「様」をつけましょう。担当者を特につけずに発行する場合もありますが、取引の担当者は明確にしておいた方が良いので記載することをお薦めします。
会社名のみ記載する場合
ーーー
株式会社〇〇 御中
ーーー
担当者がいる場合
ーーー
株式会社〇〇
ご担当 〇〇部 〇〇様
ーーー
3-B．宛先：個人との取引の場合
名前のあとに「様」を記載しましょう。
ーーー
〇〇様
ーーー
4．発注者側情報
住所、電話番号を記載する場合もありますが、必須ではありません。
5．納品期日（納期）
日付を明記する場合と「正式受注後1ヶ月以内」と記載する場合があります。
6．納品場所
必須記載項目ではありませんので、省略も可能です。商品をどこに納品するのか記載します。納品場所については、発注先と確認しながら記載しましょう。
- 小売など商品がある場合：どこに商品を届けるのか記載しましょう。「貴社指定場所」など記載します。
- Web制作など商品がデータの場合：サーバへ納品するの、データを別のものに焼いて渡すのか確認して記載しましょう。「貴社指定サーバ」などを記載します。
7．有効期限
見積書の有効期限を記載します。有効期限がついている見積書の場合、発行者で撤回することができませんので、注意しましょう。
発注者側が有効期限内に申込をすることでその見積書の内容での契約を進めることができます。有効期限が切れたあとに発注を依頼された場合は、再度見積書を提出しましょう。「〇〇年〇月〇日」のような日付や「本見積提出後1ヶ月」と記載します。
8．発行日
見積書の有効期限を決定する重要なものです。更に「X月X日付の見積書について」というように、どの見積書かを示すコミュニケーションの役目もします。
9．発行者情報
会社名、住所、電話番号など見積書の発行者の情報を記載します。
10．発行者の印
会社名には社印（角印でも可）、作成担当者名には作成者の右横に印鑑を押します。
11．合計金額
合計金額を税込で記載しましょう。明細がある場合は、その合計と合致するか注意しましょう。消費税込みか別記かについて記載しておくと後々トラブルになることが避けられます。
＜税率毎の内訳＞
2019年10月1日以降、軽減税率が適用される取引が含まれる場合、軽減税率8%と10%を区別できるよう内訳を記載しましょう。
12．見積明細
商品名やサービス名、数量、単価、金額を記載しましょう。毎月費用が発生する場合は月額を記載し、数量に月数を記載するという書き方をする場合もあります。
13．補足説明
見積書の条件や詳細説明などがあれば書いておくようにしましょう。
見積書の有効期限は？
決まったものはありません。商品、サービスに依存する形になります。材料の価格が変動するものであれば、有効期限は短くします。出来る限り、有効期限は記載した方がよいでしょう。
表紙と送付状は必要？メールで送付することはOK？
必ずしも必要というものでもありません。一般的には見積書は持参することがビジネスマナーと考えられています。
遠方の場合は、相手の承諾を得てPDF化してメールで送付することもあります。手渡しの場合は、表紙があってもよいかもしれません。これも必須というわけではありません。
メールで送付する場合は見積書提出用のメールテンプレートを作っておくと便利でしょう。
見積書はどこまで正確であればよいのか？
認識の違いを防止する役割もありますので、補足説明で「上記の金額はXXの条件で作成されており、〇〇が必要な場合は別途お見積りさせていただきます」と明記しておくことが認識の違いを防止するのに役立ちます。
リスクを余りに考慮して発注のタイミングを逃してはビジネスになりません。可能な限り、条件等を付して、正確な見積書を提出したいものです。
見積書は手書きでも良い？
手書きでも構いませんが、改ざんができないよう消すことができないペンで記入することはもちろんのこと、
- 項目が追加できないように空欄をペンなどで潰しておく
- 合計金額を記載し、項目の追加や削除ができないようにしておく
などに気をつけましょう。また、もし書き間違いがあった場合は二重線を引き捺印することも必ず行いましょう。
値引きの記載をしても良い？
提出相手に伝われば見積書に厳密なルールはありません。値引きの記載をして安さのアピールをすることも可能です。
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