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受領書の書き方(サンプル・見本テンプレート付)


受領書は、取引先から商品が納品されたあとに、確かに受け取ったことを示す文書のことです。

受領書の書式テンプレート

受領書は、取引先から商品が納品されたあとに、確かに受け取ったことを示す文書のことです。相手に素早く伝えるため、できるだけ早く提出するのが望ましいでしょう。受領書を送った後に、取引先から請求書が送られてきて支払いをします。ここでは受領書の目的から書き方、領収書との違いについて説明します。

受領書の基礎知識

受領書は、取引先が確かに商品を受領した証明です。取引先に請求書を発行するのにも、この受領書がベースになります。要するに、受領書は発注側が納品の完了を購入者に承認してもらう書類になります。受領したということは、納品書に記載された商品が確かに納品され、記載された金額を請求できるという安心感を与えます。

受領書が便利なシーン

商品を販売、購入する場合は、購入者が物品を受け取った証明になり記録も残るため、中には注文した品物が「納品書」と共に購入者に届いた際「受領書」の返送を希望する会社もあります。その場合は、受領書の管理は重要かつ返信が遅れると取引先との信頼関係に影響を及ぼすため気をつけましょう。また、商品を受け取った際に数量や内容が異なる場合もあるので、受け取り担当者が細かい部分を確認する上でも受領書を使うことができます。

受領書と納品書、領収書の関係

受領書と納品書は両書類をペアで使うことが普通です。商品の納品の際は、納品書と受領書が添付されているケースがほとんどです。受領書は取引先が商品を抜けもれなく受け取ったという証です。それに対し、領収書は商品の受け取った証明だけでなく、むしろ金額に重点があります。取引先が税金面の対策の一つとして経費に計上する場合、領収書がなければ認められないものがあるからです。受領書は、商品の移動にフォーカスしており、領収書はお金の移動に関してフォーカスしたものとなります。

受領書の書式テンプレート

受領書の様式と書き方

ここでは受領書を利用するパターンとして一番多い納品書がペアになったテンプレートを例に受領書をサンプルとして見ながら、受領書の記載項目などについて確認していきましょう。

受領書と納品書がペアになっているテンプレート

納品書の商品リストと受領書の商品リストは同じ内容が複写されるようになっています。金額については納品書にのみ記載されており、受領書には金額の記載はありません。
(金額の記載の必要性については後述しています)
納品書と受領書の間にはキリトリ線があり、切り取ることでそのまま受領書として返送することが可能です。返送する際には担当者名と受領印を捺印することを忘れないようにしましょう。

受領書02(消費税10%対応)
受領書02(消費税10%対応)

受領書の書式テンプレート

受領書の記載項目

受領書の記載事項は次の通りです。

  • タイトル:「受領書」と明記します。
  • 受領日:受領した年月日を記入します。
  • 宛先:相手先の所在地と社名(正式名称が好ましい)
  • 商品コード:注文商品の商品コードを記載します。
    商品コードの設定がない場合は記載なしでも可です。
  • 品名:商品の名称を記入
    商品名が長い場合は略称で記載
    商品コードがない場合は、見積書と商品名をそろえましょう。
  • 担当者名:受領担当者
  • 押印欄:社印もしくは受領担当社印
  • 印紙:金額によって収入印紙を貼付し、割印(場所は自由)を押します。5万円未満は、収入印紙は不要です。

受領書と領収書の違い

受領書と似た文書に、領収書があります。受領書は、確かに商品を受け取ったという証書です。一方、領収書は商品の納品を行い、その対価としての料金を受け取ったという証書になります。

受領書と検収書

受領書と同じような役割の書類として検収書があります。発注先の企業から納入された商品の種類、数量、金額、内容等について、問題なく適切なものであることを発注者が検品、点検したことを証明する書類です。検収書を発行すれば、受領書よりも詳細に受け取った商品等の内容を確認したことを証明したことになります。また、システム開発などの複雑な成果物を確認する場合にも検収書は利用され、検収が通ったシステムについては修正を受け付けない、など契約書にも影響する場合があります。

・検収書のテンプレート例(Excel)

検収書(エクセル形式)
検収書(エクセル形式)

受領書の書式テンプレート

受領書の様々なテンプレート

受領書は納品書や注文書と一体となっているテンプレートが便利です。内容が同じため、一度入力することで2つの書類を同時に作成することができ間違いも避けられます。受領書を切り離して送り返すことができるフォーマットは便利です。 また、業種ごとに少し異なっているため、用途によって使い分けましょう。

納品書と控え、受領書が一体となっているテンプレート(Excel)

納品書は相手に送付してしまうため、社内で確認する他にも控えがあると確実です。

納品書・受領書
納品書・受領書

注文書と受領書が一体となっている製造業向けテンプレート(Excel)

製造業に適した内容の受領書が作成できます。

注文書・受領書作成_01_製造業
注文書・受領書作成_01_製造業

注文書と受領書が一体となっている小売業向けテンプレート(Excel)

注文書に適した内容の受領書が作成できます。

注文書・受領書作成_01_小売
文書・受領書作成_01_小売

受領書の書式テンプレート

まとめ

受領書は業務によって利用する場合とそうでない場合もありますが、チェックポイントを設けることで現場の担当者がチェックする意識を高めることもできます。 また、過去の取引について受領書が残っているかどうかを確認することで取引の流れを把握することもできますので、利用をご検討してみましょう。

監修元
販売管理ソフトの「SmileWorks」

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