退職願・退職届の正しい書き方｜提出までの流れ・渡し方も解説！
「退職願」「退職届」「辞表」のそれぞれの違いについて、皆さんはご存知でしょうか？
いざ書類を作成するときに間違った内容を記載してしまわないよう、これらの違いや正しい書き方、封筒の選び方、提出の仕方といった一連の内容を確認しましょう。
この記事では、退職を決意してから退職するまでのフローや、すぐに使える「退職願」「退職届」「辞表」のテンプレートも紹介しています。
退職届とは？
退職届は、自身の退職を会社に通告するための書類であり、退職が確定した後に提出されるものです。
会社によって退職の申し出期間における規定が異なるため、事前に直属の上司に確認しておくとよいでしょう。
退職が承認された後は、口頭での意思表示でも法的には有効ですが、のちの混乱や紛争を避けるために書面で提出することが一般的です。
この書類は退職の事実を記録するものであり、社内規定に従って作成しなければならない場合もあるので、注意しましょう。
退職願との違い
退職願とは、会社と労働契約を結んでいる一般社員が、会社との契約を解除してもらうための申し出をする書類のことをいいます。
退職願を提出しただけでは退職することはできません。会社側の合意を得て、初めて退職となります。
したがって、退職願の場合は会社側が合意する前であれば撤回することも可能です。
辞表との違い
辞表とは、経営者や役員、労働契約を結んでいない公務員が辞職の意を伝えるために用いる書類のことをいいます。
企業の経営者や役員は、労働契約ではなく委任契約を結んでいるため、雇用関係はありません。つまり、一般社員は「労働者」、役職者は「使用者」の立場になります。
労働者が会社を辞めるときには、雇用主使用者宛てに退職願（退職届）を提出します。その使用者、つまり役職者が会社を辞めるときには、辞表を提出して委任契約を解約する形となるのです。
以上の理由から、一般社員が辞表を提出することはありません。自分の会社での立場から、どちらの書式を提出すれば良いかを選びましょう。
≫【退職届や退職願の書き方ガイド・退職に伴う手続きも解説】
≫退職願・辞表の書式テンプレート
退職願・退職届の提出前に確認すべきことは？
退職願・退職届は、就業規則による規定が設けられている場合があります。受理してもらえるように、事前に確認すべきことを紹介します。
提出のタイミング
円満な退社を目指すなら、早めに上司に退職の意思を伝えることが重要です。通常、退職を決意したら退職願を上司に提出し、内諾を得て退職日を確定した後に退職届を提出します。
提出のタイミングは、就業規則によって定められており、一般的には退職希望日の1〜2カ月前に申し出ることが求められます。就業規則や社内規定に従い、指定がなければ直属の上司に直接手渡すのがマナーです。
無期雇用の場合は、退職届を提出することで2週間後に雇用関係が終了することが民法（第627条第1項）で定められています。
参考：厚生労働省HP（厚生労働省：労働政策審議会労働条件分科会 第49回資料）
用意するもの
退職願・退職届は、従業員の就業にかかわる重要な書類です。作成するにあたって、以下の3つを事前に用意しておくとよいでしょう。
- 便箋
- 白無地（罫線なし）
- A4またはB5の用紙サイズが一般的
- 封筒
- 白無地（郵便番号の枠なし）
- 便箋の用紙サイズに合っているもの
例）A4用紙：長形3号（120×235mm）、B5用紙：長形4号（90×205mm）
- ペン（筆記用具）
- インクは黒色
- ボールペンか万年筆
- 油性、水性 どちらでも可 ※インクが消えるボールペンは不可
退職までの一般的な流れ
退職の意思を固めてから退職日までの一般的な流れは以下の通りです。
| ①2～3ヶ月前 |
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|---|---|
| ②1ヶ月前 |
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| ③3～2週間前 |
|
| ④退職日 |
|
退職願の提出タイミングは、就業規則や社内規定で特に指定が無ければ、他の社員がいない会議室などで直属の上司に直接手渡しをするのがマナーです。
また、一般的には直属の上司に対して、退職希望日の1～2カ月前までに提出することを規定している会社が多いようですが、必ず「在籍している会社の就業規則」に沿って進めましょう。
退職後、会社は新たな人員を確保しなければならず、新任者に引継ぎもしなければなりません。
立つ鳥跡を濁さずということわざがあるように、早い段階で余裕をもって退職スケジュールを立てることが大切です。
退職願・退職届・辞表の書き方
便箋は白無地のものを選びましょう。退職願・退職届には決まった書式はなく、退職の意思さえ伝わればどんな書式でも良いとされています。
しかし、円満に退職するためにもマナーは守りたいです。記載すべき5つの項目について、ポイントを交えながら書き方を説明します。
退職願の書き方
①届出年月日
退職願を書いた日付ではなく、提出する日付を書き入れます。
②宛名
実際に退職願を提出するのが直属の上司だとしても、宛名は会社の社長にしましょう。敬称には『様』『殿』を用います。
③退職理由
退職を希望する旨とその理由を記載します。通常、退職願の文面には退職理由についての詳細は記載しませんが、形式上、理由の記載が必要です。
※例：この度、一身上の都合により、令和〇〇年〇月〇日をもって退職いたします。
④退職後連絡先
必ずしも記入すべき項目というわけではありません。
退職後に書類のやりとりが発生することもありますので、特に転居を伴う場合などは必要に応じて退職後の住所や連絡先を書き入れましょう。
⑤署名・捺印
自分の所属部署を記載し、署名・捺印します。
また縦書きの場合は、以下のサンプルのように、行の一番下の書き出しに『私事』『私儀』『私は』と書き添えます。謙譲の意を表す決まり文句です。
退職届の書き方
基本は退職願と同様の書き方で、内容の違いは下記2点です。
- タイトル：退職「願」ではなく退職「届」
- 退職理由：「退職させて頂きたい」という申し出から「退職いたします」という告知内容になる
退職届については、こちらでも詳しく説明していますので是非ご覧ください。
辞表の書き方
辞表の書き方も、基本的には退職願・退職届と変わりません。中央の提出書類名が『辞表』になるくらいの違いでしょう。
取締役の辞表の場合には、役員の変更登記の添付書類となることがあるので『辞任届』と書く場合もあります。その場合でも、印鑑は認印で良いとされています。
退職理由ごとの違いとは
退職理由には、「スキルアップのため・ライフステージの変化・病気やケガ」といった『自己都合』での退社と、「会社の経営が傾いたため・ハラスメントをうけた・契約内容と実際の業務や条件が違う」など、自身の意思以外の部分で起こったことによる『会社都合』での退社の2種類があります。
それぞれについて詳しく説明していきます。
自己都合の場合
自己都合で退職する場合、サンプルにも記載がある通り「一身上の都合」と記載すれば問題ありません。
退職するタイミングとしては、民法では退職の14日前までに退職の意思表示をすれば良いことになっています。そのため、会社に引き止められた場合でも、法律上は14日前に合意が得られれば退職することが可能です。
ただし、すぐに退職しなければならない理由が特にない限りは、上司と相談して退職日を決め、円満に退社することをオススメします。
会社都合の場合
会社都合で退職する場合は注意が必要です。失業手当の給付時期が、自己都合と会社都合では異なるためです。会社都合の場合は、『一身上の都合』ではなく、会社都合で退職する具体的な理由をそのまま記載します。
そうでなければ雇用保険では自己都合と判断され、すぐに失業手当がもらえないことがあります。
一度自己都合退職として処理されてしまうと撤回することはできないため気をつけましょう。どうしてもそのままの理由が書けない場合は『会社都合により』とだけでも良いので、必ず自己都合ではない旨を記載しましょう。
封筒の選び方・書類の折り方について
退職願・退職届は、直接対面して提出するのが一般的です。直属の上司だけでなく、関係する職員の手にわたる書類なので、厳重に保管できるように折り方を意識する必要があります。
ここでは、封筒の選び方や書類の折り方について紹介します。
①書類の折り方
折り方は、内側に谷折りするタイプの三つ折りで、一般的な折り方と同様です。
文書を正面にして、下3分の1からまず折り、さらに上3分の1を被せるように三つ折りを作ります。
このとき、折り目がずれないように合わせて折るように気をつけてください。それを左に90度回転させ、文書の右上の部分が上辺にくるようにセットします。
封筒の裏面が自分の正面にくる状態にして、セットした文書を中に入れましょう。
②封筒の選び方
封筒は、白無地のものを選びます。郵便番号枠がなく、縦長、二重になっているものが最適です。
堂々と渡すものではありませんので、内ポケットにしまうことのできるサイズが良いとされています。
茶封筒は主に事務用なため、マナー違反と判断されますので避けてください。
書き損じや汚れのないように気をつけましょう。
③封をする
封緘（ふうかん）はしてもしなくても構いませんが、あらかじめ糊がついている封筒の場合は封をします。
封をする場合は糊付けしたあと、フラップ部分と封筒本体の両方にかかる位置（封筒の継ぎ目）に「締」や「〆」と書きます。封をしない場合はフラップのみ折り曲げ、何も書きません。
提出するまではクリアファイルに入れるなどして、折れないように保管しておきましょう。
④表面
封筒の表面には「退職願」「退職届」と書きます。裏面は、自分の所属部署とフルネームを左下に書き入れます。
直接手渡すのがマナーなので、宛名を書く必要はありません。辞表の場合は「辞表」あるいは「辞任届」と書きます。
⑤提出
口頭で上司に退職の意向を伝えたうえで提出するようにしましょう。
いきなり退職願や辞表を提出するのは心象がよくありません。
⑥郵送する場合
体調不良などで出社できない場合、郵送することも可能です。
その場合は、前述の通りに退職願を書いたうえで、さらに大き目の封筒を用意します。その中に退職願と添え状を同封して送付します。
退職願・退職届の渡し方・伝え方のポイント
退職願・退職届はどのように渡したら、相手に失礼に当たらないのでしょうか。退職を快諾してもらうためにも、マナーに則した渡し方や伝え方を確認しておきましょう。
上司の手が空いているタイミングで渡す
退職の意思が固まったら、速やかに直属の上司に相談することが大切です。事前に面談を申し込み、会議室など他者に聞かれない環境で退職の意向を伝えましょう。
面談時に退職願を手渡したうえで、退職希望日やスケジュールを調整すると話し合いがスムーズに進みます。退職の旨を切り出すことは難しいかもしれませんが、先延ばしにすると会社や仕事に影響が出るかもしれません。
お世話になった同僚や上司に最善な対応をとれるよう、早めに話を切り出しましょう。
不平不満を伝えるのは避ける
退職願や退職届を提出する際のポイントは、不平不満を伝えないことです。円満な退社を目指すなら、退職理由として不満を述べるのは避けましょう。
相手の立場を考慮して、失礼のないように伝えることが礼儀としても大切なことです。
また、給料や待遇に不満がある場合、それを理由にすると、上司から改善策や異動の提案がなされる可能性が生じます。
具体的な理由を求められた場合は、「新たな挑戦をしたい」「ほかに実現したいことがある」といったポジティブな理由を提示することが望ましいです。
まとめ
会社を辞めるにあたっては様々な理由がありますが、どのような理由であれ、退職する際はマナーを守り双方が気持ち良く次のステップへ進みたいものです。
退職願を提出しても、会社があなたの退職意思を承認・受理しなければ退職できません。承認されてからは業務の引継ぎや、関係会社への挨拶など、人によっては退職までに様々な準備もあります。
円満退社をするためには、退職を決めた時点で早めに上司に申し出て、スケジュールを組むことが大切です。
会社と不要なトラブルを起こさないためにも、行動を始める際には、自分の置かれている状況をよく理解したうえで退職願・退職届・辞表の準備を進めるようにしましょう。