証明書の正しい書き方を徹底解説！ 種類別に使える便利なテンプレートも紹介

一般的な証明書の書き方

一般的に証明書には以下の項目を記載します。

①証明書番号
②証明（認定）した者の記名押印
③証明された者の氏名などの記載
④発行年月日
⑤証明内容
⑥条件や業務範囲など
⑦有効期限
⑧失効の要件

各項目の書き方について、くわしく見ていきましょう。

①証明書番号

同じ種類の証明書には、必ず別々の番号を振らなければいけません。たとえば連番で振られた番号がそれに当たります。番号の付け方については、職場のルールに従いましょう。

②証明（認定）した者の記名押印

証明書は公文書です。その証明は誰がしたものなのかを示さないと公的な価値はありません。日本の場合は、必ず記名押印する必要があります。

③証明された者の氏名などの記載

証明書には、証明書を与えられる（使用する）者の氏名、生年月日が最低限記載されていないといけません。免許証のように住所なども記載されることも多いでしょう。なお、業務用の場合は、所属する企業名も併記されるのが一般的です。

④発行年月日

証明した日付は欠かせません。試験などで資格を取得した場合でも、試験に合格した日ではなく発行日を記載します。

⑤証明内容

当然ですが、何についての証明かを明記することも必要です。社員証であれば部署や役職など、資格が必要な専門職の認定ならその資格や職種を明記します。

⑥条件や業務範囲など

業務用の証明書の場合、仕事範囲を明確にする必要があります。また、公的な資格を取得した場合は、専門範囲を限定する場合もあります。

⑦有効期限

一生同じ証明書を使う場合なら必要ありませんが、何らかの資格など更新が必要な証明書については、有効期限も表記されます。たとえば健康保険証の有効期限などもその一例です。

⑧失効の要件

証明書や認定書を利用して不正を働いた場合や、期限が切れ更新されなかった場合、その証明書は失効します。どのようなケースで証明書が失効となるのか、要件なども記載しておく必要があります。

【種類別】証明書のテンプレート

ここでは、主な証明書の種類別に、概要とテンプレートを紹介します。

離職票

離職票とは、従業員が離職したことを証明するための公的書類です。正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、失業給付金の受給手続きなどの際に必要となります。

離職票はハローワークが発行するものなので、企業側が作成することはありません。離職証明書・雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出し、離職票の発行手続きを行うと離職票が届くので、そのまま退職者に送付しましょう。

離職証明書（退職証明書）

従業員が退職した場合、企業はその従業員を雇用保険から脱退させるために、「離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を10日以内にハローワークに提出することになっています。

離職証明書については、所轄のハローワークにて入手できるので、従業員が離職票の発行を希望した場合はハローワークに取りに行きましょう。

離職証明書とは別に、退職者から退職証明書の発行を求められることもあります。退職証明書とは、従業員が確かに自社を退職したことを、企業が証明するための書類です。すべての退職者に発行する必要はありませんが、退職者から発行申請があれば、必ず対応する必要があります。

退職証明書はハローワークに提出するものではなく、あくまでも企業が退職の証明として発行するものなので決まった書式はありません。一から退職証明書を作成するのは大変なので、テンプレートを活用すると良いでしょう。

在職証明書

在職証明書とは、従業員が確かに自社に在職していることを証明するための書類です。認可保育園の入園申請や賃貸契約、住宅ローンの審査などの際に必要となる証明書で、氏名や入社年月日、雇用形態や給与額など、申請者が求める項目を記載するのが一般的です。

在職証明書も公的書類ではないので、決まった書式はありません。テンプレートを活用すれば、スムーズに作成できるでしょう。

解雇理由証明書

解雇理由証明書とは、名称どおり従業員を解雇した理由を記載する証明書のことです。予告の場合は解雇予告証明書と名前は変わりますが、内容的には解雇理由証明書とほぼ同様で、予告か決定かの違いと考えておけばいいでしょう。

解雇理由証明書の発行は必須ではありませんが、解雇した従業員から解雇理由証明の発行を求められ、拒否した場合は自主退職とみなされるケースもあります。会社都合と自己都合の退職では、退職金などにも大きな違いが出てくるので注意が必要です。

解雇理由証明書に記載する主な項目は、以下のとおりです。

労働基準法では、企業側が従業員の請求した項目以外の内容を記載することを禁じているため、指定された項目のみ記載しましょう。

給与証明書

給与証明書とは、従業員が自分の給与額を証明するための書類です。住宅ローンを組みたいときや、転職先で前職の給与水準が知りたいと言われたとき、あるいは帰化しようとしているときに在勤証明書と同時に要求されます。

毎月発行される給与明細に近いものと理解してよいですが、給与総額から所得税額や社会保険、通勤手当などの非課税部分を除いたものか、別項に記載したものが適切です。給与証明書には下記の項目が記載されるのが一般的とされています。

給与証明書を作成する場合にも『bizocean（ビズオーシャン）』のテンプレートを活用すると、記載漏れなどのない証明書が発行できます。

まとめ

証明書は、身分や資格の所持の証明や、承認や許可を得たことなどを証明する書類です。そのため、発行を依頼されたときは、情報に抜け漏れがないように作成する必要があります。

多種多様な雛形をダウンロードできる『bizocean（ビズオーシャン）』を利用し、用途に合わせて必要なものを活用してください。