入社書類の種類と書き方
入社には、必要な書類がいくつかあります。
内定・入社誓約書や雇用契約書、機密情報保持誓約書といった各種同意書に加え、内定者に健康診断書などをご用意いただくための説明書や添え状も必要になります。
本コラムでは、その準備方法と書き方を詳しく解説していきます。
入社書類として必要なもの
求人を行った場合、応募者に対する書類選考・面接が終わり、採用者を決定して内定通知書を発送したあとは、いよいよ入社受け入れの準備に入ります。入社時に必要な書類には、会社側が作成して内定者に渡す書類と、内定者から会社側に提出してもらう書類があります。内定者に提出してもらう書類でも、各種の同意書は会社が同意を求める内容を記述した書式を作成して内定者に送付し、署名・捺印してもらう必要がありますので、会社側が用意します。
人事側が用意する書類
内定・入社誓約書
内定者に対して、「内定辞退をしない」もしくは「指定された期日に必ず入社する」旨の誓約書を、会社側で用意して内定者に送り、事前に内定者に署名・捺印したうえで提出してもらい入社意思を確認します。
雇用条件通知書
内定者が安心し納得して会社に入社できるように、労働基準法第１５条では、会社側に労働条件を入社時に明示するよう定めています。これが「雇用条件通知書」や「雇入通知書」と呼ばれる書類です。事前に聞いていた給料の額が実際は低かったとか、お休みがほとんどないとか、思ってもみなかった仕事をさせられた、ということがないように、会社側に書面で示すよう求めているのです。ここでは、仕事はどこでするのか（就業場所）、どんな仕事をするのか（従事すべき業務）、仕事は何時に始まって何時に終わるのか（始業・就業の時刻）、休憩は何時に取れるのか（休憩時間）、お休みはいつ・どれくらい取れるのか（休日・休暇）、給与がどう支払われるのか（基準、計算方法や締め日など）といった内容を記載して、内定者に事前に知らせる義務が会社側にあるのです。
雇用契約書
労働基準法では、労働条件を文書で示すことを求めていますので、労働条件の提示は「労働条件通知書」を内定者に渡すことで十分ですが、あらためて「雇用契約書」を会社と従業員の間で締結する場合もあります。これは、あとになって従業員と労働条件をめぐってトラブルが生じた場合に、「労働条件通知書」なんてもらってない、などと従業員から言われないよう、あらためて「雇用契約書」を2通作成して、双方に会社、従業員が署名・捺印をして、1通を会社として保管しておくわけです。雇用契約書に記載する内容は、「労働条件通知書」に記載した内容をあらためて記載します。
機密情報保持誓約書
会社の仕事に従事すればさまざまな情報に接することになります。会社の製品の情報、社内事情、社内の従業員の個人情報、お客様の個人情報、取引先企業の新製品の情報など、枚挙にいとまがありません。これらの情報が外部に漏れれば、会社の信用は失墜し、取引先やお客様にも測り知れない損害を与えることになります。これを未然に防止するため、入社してくる人に機密情報保持誓約書を提出させるのです。
内定者に用意してもらう書類
健康診断書
採用してすぐに病気で長期欠勤されてしまっては、会社の業務が立ち行きません。そのため入社時において健康であることを保証するため、医師による健康診断を受診してもらい、就業にまったく問題がないことを証明してもらえば安心です。
身元保証書
身元保証書は、社員が会社に入社するにあたり、この人が社員として仕事をするにふさわしい人間であること、社員が不祥事を起こした場合にその損害を社員に代わって賠償することを、他の人から保証してもらう書類です。有効期間は定めていなければ３年、定めても５年を超えて定めることはできません。厳正な採用試験を経たとはいっても、その人すべてを見極めて採用したわけではありません。身元保証書は必ず提出させなければいけない書類ではありませんが、採用後２、３年までの保証とはいえ、本人を戒めるためにも、万一の損害を填補する意味でも、提出してもらうのが賢明です。
その他、入社する従業員に提出してもらう書類で入社時の手続きに必要な書類として、次のようなものがあります。
内定者が用意する書類
- 履歴書
- 職務経歴書（中途採用の場合）
- 卒業見込証明書（新卒の場合）
- 成績証明書（新卒の場合）
- 口座振込依頼書（給与支払に必要）
- 通勤手当支給申請書（通勤手当支給に必要）
- 給与所得者の扶養控除等申告書（給与計算に必要）
- 源泉徴収票（中途採用で本年中他社から収入のあった者）
- 雇用保険被保険者証（中途採用の場合）
- 年金手帳（国民年金もしくは厚生年金加入者）
- 健康保険被扶養者届（健康保険手続に必要）
書類送付時の注意点
これから入社してくる内定者に対して、会社がどれだけ丁寧な対応をしているかを見せるだけで、会社に対する好感度を上げることができます。反対に、ぞんざいな対応をしてしまえば幻滅し、内定辞退ともなりかねません。書類送付も極めて重要です。注意する点としては、入社書類を会社が内定者に送付する場合には、重要な書類なので、内定者が他の郵便物と取り紛れないように封筒の書き方に注意が必要です。また、入社時に必要な書類には、「書類送付のご案内」といった添え状を必ず同封します。
封筒の書き方
封筒は、できれば書類を折り曲げないですむA４サイズのもので、中身が見えないように透明なものは避け、破損しないよう厚手のしっかりしたものを使用します。雨などで中の書類が濡れないよう防水用の封筒が望ましいです。そのうえで、書類をクリアファイルに入れれば完璧です。
添え状の書き方
入社書類を送る際には、添え状をつけて、入社書類の種類、部数などを明記して書類の漏れがないようにします。こうしておけば万一ミスして書類を入れ忘れても、内定者にわかりますので、問い合わせを受けることができ、ミスを防ぐことができます。添え状の一般的な書き方としては、発送日、宛先である内定者氏名、差出人である会社名、担当部署、担当者名、問合せ先をまず記したあと、時候の挨拶に始まって、本題である入社書類を送る旨の記述、そして「記書き」として入社書類を列記し、最後に「以上」と書いて締めくくります。
送付方法
入社書類の中には、入社誓約書など入社意思を確認する書類などもあり、送ったのになかなか返送されてこないと、確実に届いたのか不安になります。そういった事態を避けるために、簡易書留などで送達確認できる方法を利用するのが安心です。
入社書類は、新入社員を会社に迎える最初の書類です。期待に胸を膨らませているとともに、不安な思いでいる新入社員を温かく会社に迎え入れる大切な書類であることに留意し、添え状や封筒、送り方も含め、丁寧な対応を心がけたいものです。