初めての退職証明書の書き方ガイド｜具体例とテンプレート付きで解説！

退職証明書とは？ 

退職証明書は、退職したという事実を証明するための書類です。転職・退職後に、健康保険の切り替え手続きをするときに必要になります。

また、転職先の企業から、前職の給与額や退職理由などの確認のために提出するよう求められるケースもあるでしょう。

とくに書式や内容は決められていませんが、退職者が求めた場合には、会社は遅滞なく退職証明書を発行しなければなりません。退職証明書の発行義務については、労働基準法第22条に定められています。

退職証明書と離職票の違い

退職証明書と離職票は名前は似ていますが異なる書類です。

退職証明書は、退職したという事実を証明するための書類であり、健康保険の切り替え手続きをするときなどに必要になることがあります。この退職証明書は会社が発行するものであり、公文書ではありません。

一方で離職票は、退職者が雇用保険の失業給付を受給する場合に必要となる公文書です。退職者に離職票の要否を確認し、発行が必要な場合に今まで勤務していた会社が公共職業安定所長（ハローワーク）に申請します。

なお、申請時には離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届が必要です。その後、ハローワークから会社へ離職票が交付された後、会社から退職者に送ります。

また、退職証明書の書式に規定はありませんが、離職票は書式が定型化されており、勤務していた間の最後の1年の月額報酬金額、退職理由などが記載されています。離職票の発行義務については、雇用保険法にて規定されています。

退職証明書と在職証明書の違い

在職証明書とは、企業に在籍している、あるいは在籍していたことを証明するための書類です。保育園の申し込みや、外国人労働者の就労ビザ申請手続きなどで必要になります。

在職証明書と退職証明書が区別されていない企業もありますが、退職証明書は文字通り退職しないと発行できないですし、在職証明書は発行義務がなく、退職証明書は発行義務があるという違いもあります。

退職証明書発行が必要となるシーン

それでは、実際に退職証明書の発行が必要となるシーンの一例をご紹介していきます。

諸手続きの際に離職票の代わりに提出したいとき

退職証明書は、離職票が発行されるまでに時間がかかる場合などに代替書類として使用されることが多いです。想定されるシーンとしては以下のように、転職活動中や社会保険制度から外れる場合などです。

退職証明書の書き方

退職証明書の書式に指定はありませんが、以下の5つの項目を記載するよう定められています。

それぞれどのような内容を記載すると良いのか、退職証明書の書き方を解説します。

雇用期間

雇用期間には「〇〇年〇月〇日～〇〇年〇月〇日」のように、退職者が在籍していた期間を具体的に記載します。試用期間を含めるかどうかは任意でかまいません。

業務の種類

業務の種類には事務職、営業職など、退職者が担当していた業務内容を記載します。

当該事業における地位

当該事業における地位には、「〇〇課長」など退職者が退職した時点で就いていた役職を記載します。

賃金

賃金には、退職者が退職した時点で支払っていた給与額を記載します。「基本給+各種手当」の金額や、前年の収入などを記載するのが一般的です。

退職理由

退職理由には、自己都合・推奨退職・契約満了など、退職者が退職した理由を記載します。「諸事情により」のような、あいまいな内容は記載できません。

退職理由の記載については、特別な配慮が必要です。退職の理由が本人にとって不都合もなく、本人と会社の認識にズレがない場合には、その事由をそのまま記載して問題はないでしょう。

しかし、早期退職に手を挙げた場合や退職勧奨に応じた場合に「会社都合」などと記載すると、何か就業中に不都合でもあったのかと勘ぐられる可能性があります。

また、退職勧奨による退職の場合は、会社の認識と本人の意識にズレがあることが多く、会社都合と記載すると退職者との間でトラブルが発生することがあります。

こういった事態を避けるために、退職理由の記載を請求された場合には、退職者との認識のズレをなくすとともに、時にはあいまいな表現にとどめておくことも必要です。

退職証明書の退職理由の欄は、以下のように自由欄のものと選択式のものがあります。

適切な退職理由の書き方が分からない場合は、選択式になっている退職証明書のテンプレートを選ぶようにすると良いでしょう。

退職証明書作成・発行の注意点

退職証明書を作成・発行する際に、いくつか注意したいことがあります。知らずに対応すると退職者との間にトラブルが発生する可能性もあるので、退職証明書を作成する前にチェックしておきましょう。

退職証明書の発行依頼は拒否しない

退職証明書は、労働基準法で発行が義務付けられている書類です。退職者から依頼されたにもかかわらず発行を拒否したり、理由なく発行を遅らせたりするのは法律違反となります。

退職証明書の発行拒否や遅延などの行為が発覚した場合、30万円以下の罰金が科されるため注意しましょう。ただし、発行義務があるのは退職から2年間なので、2年以上前の退職者からの依頼は拒否できます。

退職者が望まない内容は記載しない

退職証明書には、退職者が希望した項目のみを記載します。仮に退職者が「退職理由は書かないでほしい」といった場合、退職証明書に退職理由を記載してはいけません。

離職票の内容と合わせる

退職証明書と離職票は、記載内容が被っている箇所があります。2枚の書類に矛盾が生じないように、退職証明書と離職票の内容を合わせるようにしましょう。

発行した退職証明書のコピーを取っておく

退職証明書に保管義務はありません。しかし、何らかのトラブルが起きたときや再発行依頼が来たときにスムーズに対応できるよう、コピーを取って保管しておいたほうが良いでしょう。

まとめ

退職証明書は、退職した事実を会社が証明する文書です。転職・退職後の健康保険の切り替え手続きなどに必要で、法律で発行が義務付けられているため、退職者から退職証明書の発行を依頼された場合には必ず発行するようにしましょう。

とくに書式が決まっているわけではありませんが、記載が必要な項目が決められているので、テンプレートを用意しておくと便利でしょう。