シフト管理表の作成ポイントとExcel（エクセル）テンプレートご紹介
シフト管理といえば、飲食店のイメージが多いのではないでしょうか。勤務するスタッフや従業員のシフトを管理し、お店が効率的に回るよう適切に人員配置をしましょう。
近年はウェブ上で一元管理可能なサービスもありますが、「月額費用やコストをかけたくない」「手軽に今すぐ使いたい」といった方に便利な、無料テンプレートをご案内します。
シフト管理表を用いることで、いつに何人がシフトに入っているのかが一目で把握でき、人数調整もよりスムーズになるでしょう。
ここでは、アルバイト・パート従業員用のシフト管理に加え、社員用の有給休暇管理表も紹介します。
シフト管理表の必要性とは
店舗を経営していると、どうしても販売や売上の数字に目がいきがちです。
もちろん、売上を上げなければ経営を続けていくことはできませんが、売上は従業員による努力からも積み重なるものです。
従業員に不平・不満があれば、それが業務態度にも表れ、店舗のブランドや印象が悪くなり、売上減に繋がるリスクにもなります。
特に気をつけなければいけないのは、シフトに入っている日にもかかわらず、従業員が出勤しないことです（無断欠勤）。
様々ある原因の1つに、「シフトを多く入れられてしまい自分の時間が取れない」ことがよく挙げられます。
そのような事態を未然に防ぐためにも、経営者側が気をつけるべきなのが「シフト管理」です。
本人が希望していないにもかかわらず、店舗都合で1人にシフトが集中していないでしょうか？
曜日やキャンペーンごとにシフトの人数調整及び把握は出来ているでしょうか？
このように、面倒なシフト管理の手間を削減し、店舗の運営を円滑にするのが「シフト管理表」となります。
シフト管理表の作成方法
では、シフト管理表はどのように作成するべきでしょうか？
現在はウェブ上で管理可能なサービスもありますが、「月額費用（コスト）をかけたくない」「複雑な機能は使用しないため手軽に作りたい」といった場合に、Excel（エクセル）を使用して作成する方法があります。
しかし、Excel（エクセル）初心者だとすれば、作り方のポイントがなかなか分からなかったり、必要以上に作成に時間をかけてしまったりする方も多いでしょう。
ただ、それでは従業員の負担も増えるばかりか、売上に繋がらず人件費が無駄にかかってしまうため非効率となります。
そんな時に役立つのが、次に説明する「テンプレート」です。
シフト管理表の作成ならテンプレートが便利
短時間かつ簡単にシフト管理表を作成するには、Excel（エクセル）テンプレートを使用するのが最適です。
何故なら、レイアウトを考える必要もなく、シフト管理表に必要な項目やポイントが既に揃った上で自由に編集が出来るため、Excel（エクセル）初心者の方でも簡単に作成することができるからです。
管理表の種類
それでは、実際にすぐに使えるExcel（エクセル）のシフト管理表を紹介します。
1．シフト管理表
こちらの表は、どの接客業にも使えます。その日の人数や時間を管理できます。「開始」と「終了」のセルに数字を入れるだけで自動的に右側の勤務時間が黒く塗りつぶされるので、視覚的にも分かりやすいシフト管理表テンプレートです。
2．シフト希望表
こちらのシフト管理表も、様々な接客業にも使えます。まずは、予め従業員に働きたい希望の日時を確認した後に、全員分をまとめて店舗側でシフト調整します。
それぞれの希望日時が一覧となり一目で把握しやすいため、管理前の準備がスムーズになります。
3．有給休暇管理表
次に紹介するのは、有給休暇の管理表です。基本的な作りなのでどの業界でも使用できます。誰が何月に何日有給休暇を取得したかが管理でき、残りの日数や来年の繰り越し日数も計算可能です。
どれだけシフトに入れるか、どれだけ有給を取得しているかといった問題は、仕事の取り組みやモチベーションに反映されるケースもあります。シフトに入りすぎている、有給が取れていないなどの問題が発見されたらすぐに見直すなど、従業員が働きやすい職場づくりのためにも解決に向けて取り組みましょう。
管理側がおさえておきたいシフト管理のポイント
経営管理側やシフト管理者は急な欠員にも対応できるように、アルバイトやパート、従業員の連絡先を事前に把握しておく必要があります。一覧で把握ができる下記のような名簿を用意しておくと良いでしょう。
最近は無料アプリなどのグループチャットで対応するケースもあるようですが、普段プライベートで使用するツールでやり取りをすることは、ビジネス上好まれない場合があります。その場合は、シフトの連絡や、勤怠の連絡ができる専用のグループウェアアプリをインストールしておくことをおすすめします。
スタッフ・従業員みんなが気持ちよく働けて、同時にお客様に良いサービスを提供できる人員・人数に調整しましょう。
シフトを増減する際のよくあるポイント
業態にもよりますが、曜日やキャンペーンごとに勤務する人数を調整するのが基本です。ここではいくつか人数調整をするときに考慮すべき事項を紹介します。
・曜日と時間
飲食店の場合、週末の金曜日（花金）がピークとなるお店が多いようです。日曜日や仕事が始まったばかりの月曜日は比較的お客様は少ない傾向にあります。
また時間帯では、一般的な企業の終業後である19~21時頃がピークなので、ヘルプに入ってもらうスタッフ・従業員には18~22時のピンポイントで来てもらうなど工夫しましょう。
・スタッフの属性
学生、主婦、フリーター……スタッフの属性によっていつどれだけシフトに入れるかが決まります。学生の場合は期末テストの日はあまり入りたくないけれども、長期休みの日はガッツリ入りたいという人もいます。主婦の場合は、朝から夜までのフル勤務は難しいかもしれません。
・扶養の範囲で働きたいか否か
スタッフの属性にも関連する部分ではありますが、例えば学生や主婦なら、家族の扶養内で働きたい場合と、そうでない場合に分かれます。シフト管理表のシートに、あらかじめ各スタッフの勤務可能な合計時間を算出できるよう設定をしておき、その基準を意識した人員配置になるよう、ぜひシフト表を調整してみてください。