予約管理表の書き方
予約管理を使用する場面は、主にBtoCの業態です。
飲食店や美容室など、お客様が来店して滞在する形態はもちろん、何かを購入した時の受け取り日時・商品、宿泊施設にも利用できます。
BtoCであっても、業界によって項目が日時だけなのか、商品や人数も追加すればいいのかが異なります。自社ではどの項目が必要なのかを確認しましょう。
社内向けの場合、会社の会議室やお客様来訪を確認するために管理表が活用できます。
このページでは、それぞれの業界に合った管理表を紹介しています。
予約によってお店の準備が変わる！
予約管理表の必要性は当たり前ですが、お客さまからの予約を忘れずに確認できることにあります。
飲食店であれば、大人数の宴会が予約されていればスタッフを普段より多めにシフトに入れるかもしれません。お店によっては予約必須のメニューもあるでしょう。特に金曜日に予約数に対してスタッフが足りない場合、接客効率が大幅に下がってしまいます。
美容室の場合、内容にもよりますがお客様の場合、数時間かかることもあるためあらかじめ予約しておいてその日のスケジュール調整をすることが多いようです。もし、予約して来店したのに他のお客様が多くて時間通りにカットできない…ということは避けたいところです。
お客様はサービスに敏感で、お店の評判にも関わります。ちゃんと自分のお店のキャパシティと予約数・内容を確認しておきましょう。
予約を承る上でこれだけは必要な項目
お客様から予約の連絡を受けた時、これだけはメモしておきたい項目があります。ここでは飲食店と美容室の予約についてみていきます。
飲食店の予約
時間と人数
ここが一番重要です。場合によっては他のお客様の入店を拒否せざるをえないため、これだけは忘れずにメモします。混雑状況によっては席が2時間制であることなどをあらかじめ伝えます。
コース内容
お店によっては予約可能・必須なコースがあります。先方もコースまたは飲み放題の予約を考えているかもしれないので確認します。
名前
お客様が来店したときにどのテーブルに案内すればいいかを判断するためです。また、予約時間を過ぎても来店しない場合、電話するときに必要です。
電話番号
予約時間をある程度過ぎても来店されない場合の連絡用です。遅れるのか、キャンセルするのかを聞きます。
美容室の予約
時間・予約内容
その時間は他のお客様がいなくても、予約内容によっては数時間かかってしまい結果として後の時間のお客様とかぶってしまうことがあります。予約時間だけではなく内容によってどれだけかかるのか、終わるまでの時間他のお客様とかぶる時間はどれくらいかなどをチェックしておきましょう。
指名
人によってはこの人にお願いしたいと考えているかもしれません。指名したいスタイリストの人がいるか聴いてみましょう。
Excelで上手に予約管理する方法
管理表は、PCのExcelに直接記入する場合と、印刷した紙に記入する場合があります。おすすめは、Excelで管理する方法です。もし受付近くにPCが置けないのであれば、そのときは紙に記入します。Excelを勧める理由は、IF関数などを使用すればセルに色を付けることができ、どの時間帯に予約が入っているのかについて可視化できることです。下記のテンプレートでは、会議室利用時の予約管理表です。
利用時間が決まっていない業態の場合は下記のExcelシートを使うとよいでしょう。シンプルなフォーマットですが、業態によって使う列・使わない列があるので自分のお店に合ったシートに編集してください。
予約受付も提供するサービスの一部です。紙に書いて予約管理するところもあるかもしれませんが、お客様が予約した順番と来店される順番は必ずしも一致しません。一方、Excelは並び替えや項目の追加が簡単にできます。活用してお客様を待たせることなく、よい体験をしてもらいましょう。