ビジネス案内状の書き方と例文集

案内状の記載項目

案内状の書式に決まりはありませんが、基本的な構成は存在します。とくにビジネスシーン・フォーマルシーンで送付する案内状は、マナー違反にならないよう気をつける必要があるので、基本の構成に沿って作成するのがおすすめです。

ここでは、案内状の基本の構成と各項目の詳細を解説しますので、案内状を作成する際の参考にしてみてください。

①文書番号、発信年月日

案内状の初めには、文書番号・発信年月日を書きます。文書番号とは、文書を発信した部署や時期などを管理するための番号です。案内状に文書番号をつけるかどうかは企業によって異なるので、社内ルールに従いましょう。

②宛名

案内状の受取人の名称を記載します。

• 複数に宛てた案内状の宛名：社員各位・関係者各位・お客様各位　など
• 個人に宛てた案内状の宛名：〇〇株式会社　〇〇様　など

宛名に企業名を記載する場合は省略せず、「〇〇株式会社」「〇〇協同組合」のように正式名称を記載するのが基本です。また、敬称も忘れずに書くようにしましょう。

③署名（差出人名）

案内状の差出人を記載します。宛名と同様に、企業名などは省略しないようにして、正式名称を記載しましょう。

④タイトル

何についての案内状なのかを記載します。「〇〇記念式典のご案内」「〇〇についてのご案内」のように、短くシンプルなものにしましょう。

⑤前文

社外向けの案内状の場合は、タイトルの次に前文を記載します。前文とは、頭語・時候の挨拶・安否を尋ねる挨拶・日頃の感謝やお礼で構成される、手紙の前置きにあたるものです。社内向けの案内状では、前文をすべて省略してかまいません。

・頭語

前文は頭語から始まります。頭語とは手紙の始まりに来る「こんにちは」にあたるものです。「拝啓」「啓上」「拝呈」など、いくつか種類があります。

・時候の挨拶

頭語のあとには、時候の挨拶が続きます。「新春の候」「初夏の候」のように、季節や天候に合わせた挨拶を用いましょう。

・安否を尋ねる挨拶

時候の挨拶の次に、「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」のように、相手の安否を尋ねる挨拶を入れます。

・感謝・お礼の挨拶

安否を尋ねる挨拶のあとには、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」など、日頃の感謝やお礼の挨拶を入れます。

⑥主文

前文を記載したら、次に主文を記載します。主文とは文書の本題のことで、「起語」「本文」で構成されるのが基本です。

・起語

起語とは、主文の冒頭に来る前置きのようなものです。「さて」「ところで」「つきましては」などいくつか種類があるので、案内状の流れに合うものを選択しましょう。

・本文

起語の次に、今回案内したい内容を記載します。内容が正確に伝わるように、簡潔にわかりやすく書きましょう。誤字脱字や敬語の使い方などにも注意してください。

⑦末文

案内状の本題である主文を記載したら、末文を記載します。末文とは締めの挨拶のようなもので、「結びの挨拶」「結語」で構成されるのが一般的です。

・結びの挨拶

結びの挨拶には、案内状の要件のまとめと挨拶文を記載します。長々と書かずに、簡潔にまとめましょう。

・結語

結びの挨拶を記載したら、最後に結語を入れます。結語とは、手紙の最後に来る「さようなら」にあたる言葉です。「敬具」「拝具」「敬白」など、いくつか種類があります。

頭語に「拝啓」を使った場合の結語は「敬具」、「啓上」を使った場合は「拝具」のように、結語は頭語とセットで使うのがルールです。対応する言葉を間違ったり、頭語と結語のどちらかしか書かなかったりするのはマナー違反になるので注意しましょう。

⑧別記

案内状の場合、結語の下に別記としてイベント・式典などの日時、開催場所、会費などの情報を記載します。初めに「記」と記載して、そのあとに必要な情報を書いていきましょう。

情報が正確に伝わるように、箇条書きなどを用いてわかりやすく記載することが大切です。必要な情報を記載し終えたら、最後に「以上」と記載して完了します。

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案内状の例文集

案内状作成で重要なポイントは、内容や背景を伝える文章で、いかに催事の魅力を伝えるかです。ここでは、シーン別の案内状の例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネス文書の案内状例文

『今回の｛催事名｝では、｛目玉の行事・展示など3点ほどポイント｝を行う予定です。
是非この機会にお立ち寄り頂き、｛上記ポイントを見ることで得られるベネフィット｝ください。』

※ポイントやベネフィットは、数字で明確に記載するとより魅力的に見えます

懇親会などの案内状例文

『○○株式会社は創立10周年を迎えました。これを記念しまして下記のとおり記念パーティーを開催する運びとなりました。日頃の皆様のご尽力に対するお礼と交流をはかる目的でささやかではございますがお食事付きの懇親会もご用意いたしております。』

※趣旨、会で行う催しなどを簡単に書きましょう

さまざまなシーンで使える締めくくり例文

『何かとご多忙中の時節柄、誠に恐縮に存じますが、万障お繰り合わせのうえ、ご出席くださいますようお願い申し上げます。』
『皆様お誘い合わせの上、ご来会くださいますようお願い申し上げます。』

同封する書類は？

もし催事のスケジュールが決まっているならばそのプログラム表を、交通手段や駐車場などに特記事項がある場合は、その案内を用意します。会場の地図を同封するのもよいでしょう。相手に返信を求める場合は、返信用のハガキも同封しておきます。もし行事の後に二次会の開催を予定しているのであれば、その案内状も必要です。

案内状はいつ送ればいい？

一般的に出席・欠席の返事が必要であれば、催事が開催される2ヶ月前には案内状が相手に届いているのが理想です。スケジュール調整や相手が返事を出すまでの時間などを考えて、遅くとも1ヶ月前には相手に届くようにします。参加人数が少数であれば1ヵ月前に相手に届くようにすればよいでしょう。

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催事の案内をメールではなく文書でするメリット

セミナーや展示会などのビジネス文書だけでなく、懇親会、法事、同窓会など案内状を使用する機会は多くありますが、その案内の多くは紙で通知されます。このネットの時代に紙を使用することには、いくつかメリットがあります。まず1つは、メールアドレスや電話番号などの連絡先を知らなくてもよいことです。法事や結婚式、同窓会などの場合、遠い親戚や昔の知り合いである場合は、お互いのメールアドレスを知らない場合が多いです。一方、住所は共有されている場合があるので、必ず相手に届くとは限りませんが、可能性はあります。

もうひとつが、形として残ることです。大きな懇親会やセミナー行事の場合は、メールなどで案内するのはもったいない気がするのが人情です。自社でキャンペーンなどを行う場合、メールではなく案内状で連絡する会社も多いでしょう。少し凝った案内状を思い出として作ることもいいかもしれません。

≫案内状の書式テンプレート

まとめ

案内状はマナーや文章が重要視されます。初めて作る方は不安があると思いますので、必ず信頼できるテンプレートを使いましょう。上司などの回覧・チェックを受けると安心です。

≫案内状の書式テンプレート