契約書の書き方
どのような場合にはどの契約書が必要であるかを知っておくことで、スムーズに案件を進めることができます。
このページでは、主要な契約書と、書くときの表現の仕方などのポイントについて説明します。
契約書の目的
契約書は、ある取引についての契約を締結するときに作成される文書で、当事者たちはこの契約内容を遵守することが求められます。もし契約に違反した場合は、損害賠償などを求められることもあります。契約書は、内容を文書に落とし込み客観的に評価できるため、事後のトラブル防止にも役立ちます。
本来契約は当事者同士の口頭の約束でも有効に成立します。しかし、契約書を締結することにより、お互いの意思を明確に確認できます。また、契約書に書かれた内容により、お互いに何をすべきか、何をしてはならないかが明確にされるため、トラブルを防ぐことができます。また、契約書に書かれた内容に沿って契約を履行すればよいので、お互いの義務の履行のガイドラインとなります。また、万一、トラブルが生じてしまった場合には、この契約書が契約の内容を証明する証拠となるのです。
契約書、覚書、誓約書の違いは？
似た文書に、覚書と誓約書があります。法的な違いはありませんが、慣例として以下のように使い分けられることが多いです。
契約書は、双方当事者が、いつ、どのような契約を締結したのかを証拠として残すための書類です。双方当事者が記名・押印し、1通ずつ保管します。これに対して覚書は、一般に、契約書の内容を補足するために締結するものですが、その効力は契約書と全く同じ効力を有しています。形式も双方署名・押印をして１通ずつお互いに保管します。
誓約書は、契約書や覚書とは異なり、一方の当時者から他方の当事者に約束する内容を記載して交付されるものです。この場合は、約束する側の当事者の記名・押印のみで、受け取る側の記名・押印は必要ありませんし、受け取る側が１通保管するだけです。
契約書の種類
一口で契約書といっても、いくつか種類があります。ここではよく使われる文書を紹介します。業務委託書は、第三者に一定の業務を委託するときに交わされる文書です。外注の時に使われることが多いです。
売買契約書
売り主と買主の間で、いつ、何を、いくらで売るのかといったことを、書面にしたものです。納品場所、支払い時期などを事前に定め、トラブルを避けるために締結されます。
賃貸借契約書
アパートや住宅、倉庫、事務所などの不動産を賃貸する場合に、家主と借り手の間で結ばれる契約書です。賃料や管理費、その支払い方法、契約期間、更新手続きや更新料などが定められます。
秘密保持契約書
会社と会社が取引を行う際に、お互いの間で知ることになった営業秘密や個人情報などを第三者に開示しないことを定めた契約です。
以上のように契約書は、個人間、企業間を問わず、社会生活の様々な場面で約束を取り交わす場面で締結され、その種類も様々なものがあります。
契約書の書き方
文書では誰と誰が契約をするのかを明確にして、用語は統一しましょう。特に〇〇等といった場合、等には何が含まれるのかを明記してから等の表現を使うようにします。製品・商品など似た意味を持つ言葉は併用せず、1つを使います。
契約書は後々のトラブルを避けるために作成するものですから、曖昧な書き方は避けなければなりません。誰が、誰に対し、いつ、どこで、何を、どのような方法で、どうするのかを明確に記述する必要があります。
特に、「誰が」を明確に書いておかないと、どちらの義務なのか、トラブルの元になります。日本語の普通の文章では主語を省略することがよく行われますが、契約書の作成にあたっては、主語は絶対に省略してはいけません。また期日などの記載についても、個別の契約では日時や日数を明確に特定して記載することが必要です。法律用語でよく使われる「直ちに」や「遅滞なく」といった曖昧な表現はさけるべきです。
契約書のマナーと収入印紙
契約書を締結するときは、当事者同士で署名・押印します。また、印紙税の金額は契約内容と金額によって変動します。詳細は国税庁の「印紙の手引き」で確認することができます。
通常、企業間で契約を締結する際には、合併契約で調印式を行う場合などといったときを除いては、双方で合意した契約書を二通作成し、二通に一方の当事者が記名・押印して他方の当事者に二通とも送付します。この際、印紙が必要な契約書の場合には、二通のうちの一通に定められた額の印紙を貼付し、割り印を押して、送ります。
割り印は二次使用をさけるためにするものですので一社だけでもかまいませんが、まったく押していないと後で税務調査などのときに、印紙税法違反に問われます。他方の会社は、印紙の貼付されている契約書に割り印と、記名・押印をして自社の保管分とし、もう一通に記名・押印し、印紙を貼付して割り印を押して、送り返すことになります。一方の会社は、送られてきた契約書の印紙に割り印を押して、自社で保管することになります。