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売上管理に使える文書の書き方


売上管理は会社の経営状況を判断し、人員配置の変更や予算の変更・配分を決定するために不可欠です。そのためには売上の内訳や前月比較(成長率)、各商品の粗利・利益率などを勘案する必要があります。よって、目的ごとに沿った文書を使用することが重要となります。このページは売上管理を構成する項目ごとに使える文書と、それをどのように活用するかを説明します。

売上管理表の書式テンプレート

売上管理に使える文書

一番よく使われるのが売上表です。いつ、どの商品が、いくら売れたのかを管理します。この時、売れた日時ではなく、その月の累計販売数を管理している場合もあります。飲食店などは、月ごとではなく、日別と曜日での記入が多いです。

前月と比較した売上分析をする

この時、ただ売上を商品別に記入するだけでなく、しっかりと前月(または前年同月)と比べて比較することが大事です。商品によっては、季節が要因で売上が上下するため、なぜ増えたのか減ったのかを分析していきます。

製造業の場合は更に詳細に分析することが多いと言えます。前月比で売上がどう変化したか、また同時に前年同月比でどう変化したかを見て、そこに大きな変化があれば、売上だけでなく、材料費、労務費、経費という製造原価を構成する項目まで同様な変化を見ます。これによって、材料費に大きな変化(例えば材料費が10%上昇)があれば、材料の仕入れ値のチェックし、どの材料がどれだけ変化したのか、つまり仕入値が上がったものがあるかどうかをチェックし、また材料が適切に使用されたかどうかもチェックします。

生産ラインで不良が出て、材料をロスしたかもしれません。こうしたことが分析出来れば、対応策を検討し、是正することによって改善することが出来ます。

このように詳細に、他の要素である、労務費、経費の詳細を分析するわけです。経費も例えば外注加工費が多くなっていたら、なぜ多くなったのかを詳細に分析し、計画予算のレベルに戻す必要があります。

売上管理表の書式テンプレート

管理職の売上管理術

ある部署の部長などの管理職の場合、その部署の月ごとの目標を達成させる必要があります。そこで大事なのは、部署に所属するメンバーの状況を理解し、臨機応変に対応することです。

売上管理表の書式テンプレート

営業マンの目標管理

営業マンは、多くの場合、一人当たりまたは部署全体で月ごとの目標が設定されています。この場合、目標をプレイクダウンして、1日ごとの目標を設定することが必要です。抱えている案件は複数あるでしょうから、それらの案件の進捗状況に合わせて目標管理することも大切です。

案件によっては、高い確率で受注できそうなものから難航が予想されるようなものまであるでしょう。受注するまでに時間がそれほどかからない状況のものもあるでしょうし、また逆に時間がかかる状況のものもあることでしょう。このような場合、すべての案件を追うのは不可能です。優先順位を立てて行動することが必要になります。

ここで使えるのが、「ABC分析」です。例えば、Aのカテゴリーに属する案件は90%の確率で今期中に受注できるもの、Bのカテゴリーに属する案件は70%の確率で今期中に受注できるもの、Cは50%以下でまだまだ時間を要する案件とします。AとBのカテゴリーの案件が多く、受注予定金額の合計が目標を達成するようであれば順調と見てよいでしょう。

逆にこれらのカテゴリーの案件の受注予定金額の合計が目標を下回っている場合、Bのカテゴリーの案件から更に今期中に受注になる可能性が少しでも高い案件に集中し、受注阻害要因を取り除き、少しでもAレベルに近づける努力をする必要があります。

また、一方でCのカテゴリーの案件が少なければ、来期の目標の達成に不安が残ります。こういう場合は、将来の受注に結びつくようなCのカテゴリーに属する案件の、もっと多くの開拓が重要となってくることがわかります。

営業マンの一人一人がこのような目標意識を持つように指導するのも管理職の仕事の一部になります。

売上管理表の書式テンプレート

売上管理ソフトの活用法

忘れてはならないのは、売上を部署ごとのExcel(エクセル)シート、または社内全体の管理ソフトに記入することです。

ある程度の規模の会社であれば、販売管理ソフトを導入しているケースがほとんどですので、商品を出荷する前に、販売管理ソフトに、顧客名、商品名(商品型番)、個数、単価等の必要データを入力すると、商品出荷伝票等がアウトプットされ、商品とともに顧客宛に発送されます。売上は商品の出荷ベースでの計上となります。

締め日になれば、その月の売上は、売上管理ソフトで算出され、単に日ごとの売上だけでなく、製品別の売上、顧客別の売上等、必要なデータをアウトプットし、その月の売上分析が可能となります。これらのツールを有効に活用することで、どの顧客が売上に貢献しているのか、どの製品が売上に貢献しているのか等の重要なデータを確認することができます。これらの情報をもとに、さらに売上アップに寄与する営業活動が可能です。

売上管理表の書式テンプレート

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