【2026年版】紛失届の正しい書き方・例文｜テンプレート付きで必要な記載項目を解説
紛失届の書き方は、5W1H（いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）に基づき客観的な事実を迅速に記載することが重要です。
社員証などを失くし、「理由をどう書けばいい？」「悪用されたらどうしよう」と不安な方も多いでしょう。
本記事では、社員証やPCなど、ケース別の例文や緊急対応フローを詳しく解説します。この記事を読めば、不備のない紛失届を迅速に作成でき、会社のリスクを最小限に抑える適切な報告が可能になります。
【この記事のポイント】
- 紛失届を作成する際は5W1Hを基本として、紛失の経緯や理由をありのまま正確に記載し、会社側の事務手続きやリスク管理のために迅速に提出することが求められる。
- 社員証やPCなどの重要貸与品を紛失した際は、二次災害を防ぐために即時のアカウント停止やデータ消去が不可欠であり、紛失届には詳細な日時場所や警察の受理番号を記載すべきだ。
- 紛失届は単なる報告書ではなくリスクを最小化する手段であり、迅速に事実を整理してシステム部門と連携し、警察への遺失届も含めた社内の連携体制を強化することが最重要だ。
紛失届に必要な項目とは？
企業では、紛失物の性質によって管理レベルを分けて運用するのが一般的です。
事務手続きとしての基本項目
消耗品や一般的な什器など、悪用されにくい物品の紛失届でも、以下の項目を正確に記載するのが基本です。
- 紛失者の氏名・所属
- 届け出年月日
- 紛失物（正式名称や管理番号）
- 紛失日（または気付いた日時）
- 紛失場所（思いあたる場所や経路）
- 紛失事由（ありのままの経緯）
なお、管理部門は、出を事務的に受理するだけでなく、「紛失事由」に注目しましょう。特定の部署やシチュエーションで紛失が相次いでいる場合は、運用の改善や再発防止策の立案に結び付けることが重要です。
重要貸与品（社員証・PC・スマホ）の紛失対応
身分証明書や通信機器は、二次災害（不正アクセスや情報漏洩）に直結するため、受理と同時に即時の対策が求められます。
二次災害の想定例
- 身分証明書・社員証：2026年現在、多くの社員証はスマホ内の「デジタルID」と連携しています。物理カードだけでなく、ICチップや端末自体の悪用による機密エリアへの侵入、なりすましによる機密情報の漏洩などが想定されます。
- PC・スマートフォン：社内ネットワークへの入り口となるため、即時のアカウント停止やリモートワイプ（データ消去）の実行が不可欠です。
追加すべき記載内容
重要貸与品の場合は、基本項目に加えて以下の詳細を記述しましょう。
- 詳細な紛失日時：おおよその時間帯（〇時〇分頃）。
- 紛失場所の詳細：行動経路、利用した交通機関、立ち寄った店舗名。
- 紛失時の形態：「バッグに入れたまま」「端末単体でポケットに」など。
- 警察・関連施設への届け出状況：届け出時刻や、オンライン申請の受理番号。
備品・什器などの紛失届
什器備品類は悪用されにくい分類ですが、社外に持ち出せるものの場合は、回収の助けになる情報を記載します。
- 管理ナンバー（アセットタグ）：貸出時に設定されている番号。
- 借用期間：いつから借りていたか。
紛失届は、「利用者がどういう状況で使用していたか」「どのような管理状態にあったか」を把握し、備品管理の穴を見つけるための貴重な情報源となります。
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紛失理由の上手な書き方（例文付き）
紛失理由は「管理不行き届き」が原因であることが多いため、言い訳をせず、5W1Hでありのままを報告しましょう。
報告のポイント：5W1H
- When（いつ）：〇月〇日〇時頃
- Who（誰が）：自身の氏名
- What（何を）：〇〇社製ノートPC（管理番号：12345）
- Where（どこで）：〇〇線 〇〇駅から〇〇駅の間
- Why（どうして）：網棚への置き忘れ、カバンからの脱落
- How（管理状態）：専用のPCバッグに入れ、肩にかけていた
例文1：健康保険証を紛失した場合
健康保険証は会社ではなく「健康保険組合」が管理しています。会社を通すか直接届け出るかは社内規定に従いましょう。
例文：
2026年2月8日、休日利用した〇〇モールのレジにて財布をカバンにしまう際、保険証が隙間から脱落したと思われる。帰宅後、20時ごろに紛失を確認した。なお、家族分の保険証は手元にあるため、該当者（本人）のみの再発行を申請する。
例文2：IDカード（社員証）を紛失した場合
例文：
本日午前8時45分ごろ、通勤途中の〇〇駅改札にてカバンからスマートフォン（デジタルID格納済み）を取り出した際、カードケースを落下させたと推測される。9時05分、オフィス入り口にて紛失に気付いた。直ちに駅事務室へ問い合わせたが、現時点で見つかっていない。
警察への届け出について
紛失届には、警察へ届け出た際の「遺失届の受理番号」を記載するのが、の実務では一般的です。現在は、多くの自治体でオンラインでの遺失届が可能です。
- 正確な伝達：5W1Hを整理した文書（またはオンラインフォーム）で届ける。
- 保険請求への活用：遺失物損害保険に加入している場合、警察の証明（受理番号）を添えることで、保険金請求が可能になります。
スピードがリスクを最小化する
紛失届で最も大切なのは「提出までのスピード」です。
- 即時連絡：システム部門へ連絡し、通信機器の切り離しや利用不可の緊急処置を依頼。
- 事実整理：5W1Hに基づき、記憶が鮮明なうちに詳細を記載。
- 社内連携：事務的な受理に終わらせず、管理部門と連携して再発防止策（二段階認証の徹底や紛失防止タグの活用など）を検討。
紛失に気付いた瞬間は誰しもパニックになりますが、迅速な報告こそがあなたと会社を守る「最大の盾」となります。
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