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経理業務で扱う書類と業務フロー・効率化


経理の仕事は主に現金と預金の出し入れをする出納業務と、帳簿に記載する会計業務に分かれています。具体的には領収書の発行、借入金の整理、決算書の作成、税制への対応などを担当しています。また、経理の特徴として決算期には忙しくなることもあります。
細かい数字をエクセルに記入することが多いため、経理を担当する人は何度も確認する習慣が必要といえるでしょう。

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経理業務のフロー

経理業務は大きく分けると売上計上、経費・原価管理、支払・入金確認の3種類に分かれます。

売上計上

各部門が売り上げた金額を管理します。売上を計上するタイミングは、店舗・小売店の場合商品が売れたと同時に入金されるので問題になりませんが、形のないものや、納品と入金のタイミングが違うものは、会社の方針によって計上するタイミングが違うこともあります。

経費・原価管理

上記とは逆に「出て行くお金」に関する書類作成や管理のお仕事になります。出納帳を利用して売上と経費・原価の管理を行います。

支払・入金

請求書に基づく支払処理や入金確認、それにまつわる書類を作成します。

上記フローを表にすると下記のようになります。

時期 業務 内容 書類
月初 入金確認 取引先より入金があったか確認 管理表
領収書
月次決算 前月末までに納品されたものの売上計上や、
原価・経費の計上
試算管理表
売上管理表
など
月中旬 源泉所得税納付 毎月10日ごろ 源泉徴収簿
月末 給与支払 給与計算は人事が行う場合も
取引先支払 経費・原価でかかった費用の支払い 原価管理表
経費管理表
請求書発行 営業・各部署が行う場合も 請求書
社会保険料納付

おおむねこのような業務フローになりますが、会社規模や企業ポリシーによっては他の部署が担当する場合もあります。

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業務効率化のポイント

効率化のポイント4点

会社の規模が大きくなり、請求額・入金額が増えてくると煩雑になりがちな経理業務。エクセルの管理表を利用する中小企業でも効率化のポイントはいくつかあります。

(1)入力項目を減らす

人の手で入力している項目が多ければ多いほどミスが起きやすいことが推測できます。管理表を見直し、集約できるものは集約して入力項目を減らす努力をしましょう。

(2)会計ソフトの導入

月間コストがかかるので手が出にくい会計ソフトですが、会社規模が中堅レベルになってくるとそのコストに見合う効率化ができます。自社の経理業務フローに合う製品を探してみましょう。
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(3)ソフトウェアスキルの向上

人材育成も大切なポイントです。同じソフトウェアを使うとしても、ショートカットキーや入力支援の使い方ひとつで大きな差が出ます。特に同じ作業を繰り返す経理業務はこの1作業の差がちりも積もれば山となりますので、業務の少ない月中旬には研修会を行い、スタッフの育成を図りましょう。

(4)テンプレートの活用

新しい経理業務フローが生まれる際、新規書類の作成で時間をかけていませんか?テンプレートを利用しながらカスタマイズすることで大幅に作業を短縮できます。

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