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多岐にわたる採用関係の文書


採用関係の文書は、実際に採用する前段階の履歴書や求人案内から、採用後の就業規則、雇用契約書など多くあります。このページでは、幅広い採用関係の文書を取り扱っています。

採用の書式テンプレート

採用の前段階で使用する文書

実際に採用の連絡や内定通知書を送る前に使用する文書には求人案内、履歴書、職歴経歴書などがあります。これらには様々なフォーマットがありますが、一般的には自社の業界や必要としているポジションによって変わるため、統一的なテンプレートは存在しません。また、正規採用かパート・アルバイト採用かで記入する内容も異なります。履歴書・経歴書は主に応募者がどのような人生を歩んできたかを大枠でつかむものです。また、志望動機などをあらかじめ書いてもらうことで面接での質問の参考にします。

人事が用意する書類(採用する側)

採用フローに沿って、人事側が用意すべき書類や作り方をまとめました。

1.採用規程

業務形態によって、採用規程を定めましょう。採用規程を定めることによって、採用の目的や人材の質、募集方法、面接や決定方法などを各部署に共有・明確化することができます。

面接評定票001

面接評定票001
採用規程の書式テンプレート

2.募集要項

職種や勤務時間、勤務地、求める人材など募集要項の作成が必要になります。項目の参考はテンプレートを使いながら社内に最終確認を取ることで漏れがなく作成できます。

求人案内の書式テンプレート

3.採用スケジュール

いつまでに何人採用するかに加え、説明会、書類選考、面接などおおよその日程を先に決めてスケジュール表を作成しましょう。エクセルでガントチャートを作ると分かりやすく管理できます。

工程表の書式テンプレート

応募側が用意する書類

必要書類は履歴書・職務経歴書の2種類の企業がほとんどです。職務経歴書が不要な場合もありますが、面接には自ら持参するようにしてアピールしましょう。

履歴書の書式テンプレート
職務経歴書の書式テンプレート
採用の書式テンプレート

採用選考中で使用する文書(人事担当)

求人案内を出し、応募者から履歴書・経歴書が送られてきて選考に入った段階で使用する文書は主に面接用チェックリストです。面接ではこのチェックリストと、応募者から提出された履歴書・経歴書を軸として選考することが一般的です。チェックリストは履歴書・経歴書からだけでは分からない応募者の人柄を確認するための項目や、面接中にメモを取るために使用します。また、チェックリストに面接時に聴く質問を記入しておく場合もあります。

採用の書式テンプレート

採用決定時で使用する文書

選考後、応募者が不採用であれば不採用通知書を、採用であれば内定通知書または採用通知書を送ります。後日面会し、その時に労働契約書や身元保証書、その他入社に必要な書類に記入してもらいます。雇用契約書は法律で締結を定めてはいませんが、互いの認識を再確認して、応募者が入社する意思確認のために使われます。

人事が用意する書類(採用する側)

こちらも必要な書類をフローに沿って解説します。

1.採用通知・内定通知・不採用通知

不採用の連絡はメールや電話で行う企業も多いようですが、採用通知・内定通知は多くの企業が採用している書類です。採用通知と一緒に、提出いただく書類のフォーマットを一式でお送りしましょう。

採用通知の書式テンプレート
内定通知の書式テンプレート
不採用通知の書式テンプレート

2.雇用契約書・労働条件通知

多くの企業は労働条件を雇用契約書に盛り込む方式を採用しています。労働条件通知は契約書ではなく通知になり、会社側が労働者に一方的に通知するものになります。雇用契約書は双方が署名・捺印する契約書になりますので、それぞれの権利義務を確認する約束事となります。そのため雇用契約書に労働条件を入れてかわす企業が多いようです。

雇用契約書の書式テンプレート

3.社員規程・会社案内等

入社のタイミングで、社員規程や会社案内、機密情報保持誓約書など入社書類が必要になります。あらかじめ準備しておきましょう。

入社書類の書式テンプレート

応募側が用意する書類

採用が決まった企業から、必要な書類の一覧が採用通知と合わせて送られてきます。多くの企業が採用している提出書類としては、健康診断書(直近1年のもの)や住民票、年金手帳など雇用保険被保険者証、源泉徴収などになります。
自分で作成するものというよりは、各機関や前職の企業から取り寄せが必要になり時間がかかるものが多くあります。早めに手配するようにしましょう。

このとおり、採用にまつわる書類は多岐にわたります。ビズオーシャンのテンプレート・見本をぜひご利用ください。

求人・採用活動テンプレート

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