業務管理の目的
業務管理を行うことで、進捗状況や次にするべきことを確認できます。
ほかにも、次の会議の日程調整やミーティングの設定をスムーズに行うことも可能です。時間が経つにつれてつい忘れてしまうことも、書類に落とし込めば、その都度確認できるのです。
ここでは、業務管理に役立つテンプレートを紹介します。
業種間共通の業務管理テンプレート
業務管理のテンプレートは多岐にわたり、業種に関わらず使用できるテンプレートと、業種によっては便利なテンプレートがあります。どの業種でも使用できる業務管理のテンプレートには、工程表や課題管理表、営業・作業日報があります。それぞれについて紹介します。
工程表
工程表は一定期間のプロジェクトのスケジュール管理に使われます。どのフェーズをいつまでに終わらせるかを決めることで計画的に仕事進めることができます。
課題管理表
課題管理表は課題内容と発生の経緯について記載および報告を行うことで、個人だけでなく全体の業務改善につながります。
作業日報
日報はその日に何をして、翌日以降何をすればいいのかをまとめた文書です。これによって日々の進捗状況が分かります。
≫【作業日報の書き方】
業種によって使い分けるテンプレート
一方、業種によっては仕入れ管理のほかに多様な管理表を使用します。仕入れ管理は主に在庫の調整を通じて販売目標を達成します。在庫というと製造業をイメージしがちですが、仕入れ管理は飲食や販売業など、モノを売る業種に必要なものです。ピンポイントの業務管理書は、たとえばメーカーであれば不良品集計表が、運送業の場合は運転手管理表があります。自社の業務に合った管理表を使用することで確認や進めるスピードが速くなります。
業務管理は必須のツール
ここまで読むと、自分たちが実は何らかの形で日々業務管理をしていたことに気づくのではないでしょうか？毎日メールで送っている日報も、プロジェクトの進捗管理を記入するエクセルも、そしてスケジュールの調整も業務管理といえるでしょう。自分が行っている業務を再確認し、どのような管理表があればよりスムーズになるかを考えることが大切です。
業務管理の各種テンプレートと書き方リンク集
bizocean（ビズオーシャン）では、テンプレートを使って簡単に作成できる業務管理をご提案いたします。書き方や詳しい使い方についても紹介しておりますので、日々の業務でご活用ください。