内定通知の書き方を例文・テンプレート付きで解説！
内定通知とは、会社が求人応募者またはその紹介元に対し、ある期日から応募者を雇用すると約束する文書のことです。入社日や必要書類、入社前に研修を行う場合はその日時・場所なども通知します。
主に新卒採用や転職者の採用など、すぐには雇用を開始しない場合に使用します。内定後にその解除を希望する場合、雇われる側からは2週間の予告期間を置けば可能です。
ただし、会社側からの解除には、解雇と同程度の厳しい制限があります。
本コラムでは、内定通知の書き方や雛形について説明します。
内定通知書とは
内定通知書とは、企業が求人応募者に対して、採用及び入社が内定したことを伝える書類です。内定の旨は、メールもしくは電話での通達のみでも問題ありません。
しかし、後々のトラブルを避け、誠意を伝える意味で、内定通知書を発行・送付した方がよいでしょう。
以下では、内定通知書の概要と、採用通知書・労働条件通知書との違いについて解説します。
法的効力はある？
内定通知書自体に法的効力はありません。ですが、内定通知は労働契約が成立したことを示し、その労働契約には法的効力が生じます。
ここでの労働契約（内定）は、過去の判例から「始期付解約権留保付労働契約」と解釈されるのが一般的です。企業と内定者はお互いに、入社日までの間で解約する権利を保有する、条件付きの労働契約に該当します。
ただし、内定者の経歴詐称が発覚した場合など、やむを得ない理由がない限り、企業側が労働契約の解除、つまり内定取り消しを行うことは原則として認められません。
内定通知書は、内定の労働契約が成立した証拠になるため、将来的なトラブルを防ぐ意味でも発行しておきましょう。
内定通知を出すまでの期間について
内定通知を出すまでの期間に決まりはありませんが、応募した人の気持ちを考慮して、なるべく早く通達しましょう。中途採用の場合は、一般的に最終選考から10日以内に通達します。
応募者は、一日も早く選考結果を知りたいものです。不採用の場合には、ほかの応募先を考えなければいけません。
そのため、企業側は短期間で選考を行い、結果が判明したら速やかに本人に伝えるようにしましょう。
ただし新卒採用の場合、政府の要請により「卒業・修了年度の10月1日以降」でないと、内定通知書は発行できません。
採用通知書・労働条件通知書との違い
採用通知書は、採用が決定したこと、つまり応募者へ最終選考を通過したことを伝える書類です。採用の時点では、企業が応募者に入社してほしいという意思は決定していますが、応募者からの入社の意思は決定していません。
内定通知書は、応募者からの入社の意思が明らかになり、労働契約が成立した証拠となるのに対し、採用通知書は、あくまで採用選考の合格ラインに達したことを伝えるだけという違いがあります。
労働条件通知書は、内定が決まった際に、内定者に労働条件を知らせるための書類です。就業規則や賃金に関する事項など、内定者に明示するべき労働条件を記載します。
内定通知書とは別で作成しますが、内定通知書と一緒に送付することが多いです。
内定通知書の書き方
日本では、雇用慣行として高校や大学などの新規の学卒者を雇用する場合には、在学中に採用選考を実施して、卒業を条件として卒業後に入社させる方法がとられています。
この選考に合格し、卒業するまでの間の者を採用内定者と呼び、採用選考に合格した旨を知らせる通知のことを内定通知書といいます。
内定通知を送るケースには、新規学卒者に送る場合のほか、中途採用の応募者に送る場合、新規学卒者が学校推薦で応募してきた場合、学校側に送る内定通知書などがあります。
内定通知書に記載すること
採用が内定したこと、いつ入社するのか、内定にあたって提出して欲しい書類はなにか、入社前に実施する場合の新入社員研修の日時、学校を卒業できなかった場合には採用内定を取り消す旨の文言、その他入社にあたって不明な点の問合せ先などを記載します。
新卒採用時の内定通知書の書き方・例文
右上に内定通知書を作成した日付を書きます。一段下げて左上に応募者の氏名を記入し、殿もしくは様を付します。
次に一段下げて右端に記載が必要なのは、差出人名です。会社名、代表取締役氏名、担当部門・担当者氏名、問合せ先電話番号を書きます。次に二段下げて、文書の表題として「採用内定通知書」と中央に書きます。頭語と結語は「拝啓」と「敬具」を使用するのが通常です。
本文は、採用が内定したこと、提出書類の種類・送付期限、履歴書などの応募書類は会社が預かる旨、入社日及び入社日前研修がある場合の日程、健康に留意して学生生活を送るよう期待する旨などの文言などを書きます。
中途採用時の内定通知書の書き方・例文
中途採用の場合も、新卒採用と大きな違いはありません。
応募してくれたことに対するお礼の文言のほか、在職中の場合には、筆記・面接試験に休暇などを取得して来社したことに対する謝意、厳正な審査の結果採用に至った旨、今までの経験を活かして欲しいといった期待の文言などを付します。
応募者が在職中の場合には、内定通知受領後に会社に退職を申し出るのが通例のため、「入社日が1か月以上先になりますので、入社誓約書を至急返送してもらいたい」旨を付す場合もあります。
学校推薦時の内定通知書の書き方・例文
右上に通知書を作成した日付を入れます。
一段下げて左上に学校名を記載します。通常進路指導の先生が窓口になっており、名前が分かっている場合には、その方の氏名を入れるのが一般的です。
不明の場合には、学校名の末尾に「御中」と付けます。差出人を一段下げて、右端に記載し、社判（通常は角印で可）を押します。
次に表題として「内定者決定のご通知」と中央に記載が必要です。頭語と結語としては、「拝啓」と「敬具」を用います。
以下、本文として、学生を推薦いただいたお礼の文言、内定者の氏名、不採用となった者の氏名を記載します。
不採用理由については書面に残すことを避け、口頭もしくは面談の際に伝えるとよいでしょう。
内定通知の中で不採用について触れる場合には、採用枠を大幅に上回る応募があったこと、合否の結果は分かれたが僅差であったことなどを記載します。
郵送方法や封筒・送付状の書き方について
内定通知を郵送する場合には、一日も早く本人に知らせる趣旨から「速達」で送る場合もあります。また本人に直接手渡しされることを確保するためには、「簡易書留」で出せば確実です。
内定通知は本人の自宅宛に送るのは当然ですが、家族にも応募を知らせていない場合もあり、封筒には「親展」と記します。
誓約書などの返送書類を同封する場合には、宛先記入済の返信用封筒にあらかじめ切手を貼っておけば、早期の書類回収の一助になるでしょう。
送付状を内定通知書に添付して送る場合には、内定通知書は内定を通知する旨の必要最小限の内容とし、内定通知書に盛り込むべき文言を送付状に書くことになります。
内定通知をメールで送る場合
内定通知をメールで送るのは、選考過程の中で「合否はメールでお知らせする」と伝えた場合です。ウェブ上でエントリーシートなどにより応募を受け付けた場合に多くみられます。
メール上で入社日、必要書類、出社日に持参する物、注意事項などを伝えます。ただし、メールとは別に紙面で書類を作成し、あらためて内定者に送付するのが一般的です。
内定通知をメールで送る場合の例文
〇田〇男様
この度は弊社求人にご応募いただき、ありがとうございました。厳正な審査の結果、貴殿を採用することが内定いたしました。
つきましては書類を別途郵送いたしますので、必要事項を記入いただき、署名捺印のうえ、期限までにご返送ください。
よろしく御願いいたします。
○○株式会社
人事部人事課長 △山〇夫
住所 電話 メールアドレス
内定通知を電話で伝える場合
新卒採用で学生が何社も併願しており、急いで結果を知らせたい場合や募集人員が少ない中途採用の場合、もしくはパートやアルバイトの内定通知においては、電話で結果を知らせることがよく行われます。
しかし、電話で採用を知らせた場合にも、原則として雇用契約の書類を作成します。
内定通知を電話で伝える場合の例文
〇〇さんですか？〇△株式会社の□田です。
この度は弊社求人にご応募いただき、ありがとうございました。選考の結果、採用内定となりましたのでお知らせします。詳細は別途書類を郵送いたしますので、内容をご確認ください。
まとめ
以上、様々な状況のもと内定通知を出すことになりますが、文書で通達する場合にはテンプレートを参考に、必要事項を漏れなく簡潔に記載するようにしましょう。