解雇通知の書き方と雛形
解雇通知とは、雇用主が従業員との雇用契約を解除することを、その従業員に対して予告するための文書のことです。
解雇を行うには、就業規則に則った解雇理由を解雇予定の日付とともに解雇通知書に明記し、解雇の30日以上前に従業員に確実に渡すことが求められます。
一方で、解雇通知書は失業保険の受給などにも関わる重要な文書であり、通知書なしに解雇が行われた場合、労働者の請求があれば雇用主はすみやかに発行しなければなりません。
本コラムでは、解雇通知の書き方や雛形についてご説明します。
解雇通知とは
解雇とは会社が従業員との雇用契約を一方的に解除することをいいます。しかし弱い立場の従業員を不当な解雇から守るために、会社が従業員を解雇するためには正当な理由が必要とされており、解雇する理由や解雇する日付を書面に記載して解雇する従業員に交付する必要があります。この書面のことを解雇通知とか解雇予告と呼ぶのです。
通知する時期について
労働基準法では、会社が従業員を解雇する場合には、解雇する日から少なくとも３０日前に予告をしなければならない、と定めています。反対にいえば予告をした日から３０日を過ぎなければ解雇はできない、ということです。ただこの日数の制限は、３０日に不足する日数分の平均賃金を支払うことにより、短縮することができます。これを解雇予告手当と呼びます。
記載しなければいけない項目
解雇通知には、解雇予定の日付を明確にして記載する必要があります。年月日を明示する必要があり、何日後といった記載は認められません。また、解雇理由を記載する必要がありますが、これは就業規則に則ったものでなければなりません。就業規則に記載のない事由により解雇することはできないわけです。
解雇通知書の書き方と書式
解雇通知書の書き方としては、まず解雇通知書を発行する日付と解雇予告する日付が必要です。 これらの日付により、通知した日と予告した日の間に３０日以上あることを確認します。次に解雇される者の氏名と解雇権を発動する会社代表者の氏名を記載し、解雇する旨の文言を記載します。最後に解雇理由を記載し、本件問合せ先を記載します。
≫解雇通知書05
解雇通知書に記載する解雇理由について
会社が従業員を解雇することには判例によって厳しい条件が形成されてきました。これは弱い立場の従業員の地位を守ることと、長期雇用が前提で年功賃金が主流である我が国においては、再就職で前職の給与を確保することが困難であること等の理由によります。その判例を踏襲して労働契約法の第一六条には①客観的に合理的な理由があること、②社会通念上相当であると認められること、の二つが解雇の条件として認められるとしています。解雇の合理的な理由として認められるのは、例えば心身の病気により仕事ができなくなった場合、職務遂行能力や職務適格性が欠けている場合、職務命令や会社規則に違背した場合などがあげられます。
解雇理由の例文
事業所閉鎖の場合（会社都合）
経済環境の悪化による売上不振に対応するため、中部地方の事業所の整理統合を実施することとし、静岡支店を廃止し、名古屋支社に業務を集約するため
本人の不行跡による場合
本年初頭より本日に至るまで、貴殿は遅刻・早退は〇回、無断欠勤も〇回を数えるにいたり、これは就業規則〇条に定める解雇事由に該当すると認められるため。
採用期間中の解雇通知について
従業員を採用する場合に、試用期間を定めこの期間における本人の勤務態度、能力、職務適性等を考慮して本採用するかどうかを判定する制度が広く行われています。使用期間は３か月もしくは６か月とし、その間に判定できない場合には、その期間を延長する場合もあります。この期間内で採用することが不適当と判定された場合に出されるのが、採用期間中の解雇通知です。
採用期間中の解雇通知の書き方と書式
解雇通知を出す日付、解雇通知をする相手の名前、解雇通知を出す者の氏名・押印、試用期間をまず記載します。次に解雇理由として入社以来の本人の勤務態度、能力等により、解雇にいたった理由を記載し、いつ付けで解雇するかを明示します。この際、試用期間中といえども雇い入れから１４日を超えると解雇予告手当の支給が必要となりますので、その旨の記載をします。
≫解雇通知書(試用期間)
解雇理由証明書とは
従業員が会社から解雇通知された場合、退職の日までに従業員は会社に対して解雇理由を明示した解雇理由証明書を交付するよう求めることができ、会社はこれに対してすみやかに交付しなければなりません。これは、解雇をめぐって従業員と会社の間に紛争が生じることを防ぐとともに、会社都合による解雇であることを証明して従業員の再就職活動を円滑に進めることを目的としています。
解雇理由の書き方と書式
解雇する従業員の氏名と解雇予告した事実を記載し、証明書を発行する日付、証明書を発行する者の役職、氏名を記載します。そのうえで、下段に会社が従業員を解雇するにいたった理由を記載します。解雇理由は、会社側の解雇事由を記載し、事業所閉鎖など本人の責めによらない解雇であることを証明します。
≫解雇理由証明書04
解雇予告手当とは
期間の定めのない雇用契約では、解約を申し入れてから２週間経過すれば終了となります。従業員が退職を申し入れる場合はそれでよいわけですが、会社が従業員に解約を申し入れる場合、すなわち解雇する場合には、この期間では従業員の保護に欠けるとして３０日間の期間が定められ、解雇する場合には、３０日以上前に解雇の予告をしなければならないと定められています。ただし、３０日以内ならば解雇できないかというとそうではなく、１日当たりの平均賃金を３０日に欠ける日数分だけ支払えば、３０日以内でも解雇することが認められています。これを解雇予告手当と呼び、反対からいえば条件さえ整っていれば、３０日分さえ支払えばすぐに解雇することもできることになります。
まとめ
解雇というのは従業員にとって非常に厳しい処分であり、法律も従業員の権利を守るために解雇をめぐっては手厚い保護もし、裁判所もその正当性の認定には慎重に対処しています。少なくとも手続き上の瑕疵がないよう解雇通知の作成にあたってもテンプレートを利用して齟齬がないようにしていきましょう。