在庫管理の方法と管理表の作り方
在庫管理とは、企業内に保管する商品や原材料、仕掛品などについて品目や数量、入出庫日などを把握し、在庫の質と量を適正に調整することです。
自動算出機能を持つ管理表を使用すれば、最少の事務労力で適正在庫を導き出すことができます。
本コラムでは、さまざまな在庫管理の方法や、管理表の作成方法についてご説明します。
在庫管理とは
製品を販売する際、在庫を持たないとすぐに出荷することができず、お客様に商品を供給することができません。しかしながら在庫を持ちすぎると、経営を圧迫したり商品の品質が劣化したりすることがあります。需要と供給のバランスを見ながら生産数を決め、適切な在庫を持つことを在庫管理といいます。
在庫管理の必要性
在庫を持つことのメリットは、注文が入ったらすぐに商品を出荷できるところです。納期調整が容易になります。デメリットは、在庫のままでは利益にはならず、生産コストや保管によるコストだけがかかってしまうことになります。万一売れなければ、それもムダになってしまいます。そのため、適切な在庫管理が必要になるのです。
在庫管理表の作成方法
在庫管理表は、エクセルフォーマットでの作成が便利です。在庫管理表を作成するときに大切なことは、在庫物流の流れを理解することです。在庫は、入庫→保管→出庫のプロセスから成っています。この流れを表に落としましょう。記録すべき項目は次のとおりです。
- 年月日
- 商品コード/商品名
- 数量
- 受入個数
- 払出個数
- 場所
小売業の在庫管理について
消費者との直接接点となる小売業では、在庫切れは大きな機会損失となります。しかし、在庫が多すぎても在庫ロスが出てしまいます。利益を確保するためには、可能な限り在庫を切り詰めなければなりません。小売業の在庫管理で大切なことは、3つです。
- 適正在庫の確保と見える化
- 棚卸の効率化
- 在庫ロス削減
適正在庫を把握してコントロールするためにも、在庫管理表を作成してモノの流れを常に把握しましょう。
在庫管理表（小売業用）の作成方法
小売業では、取引先ごとに在庫数が異なります。混同して数を間違えることのないよう、ウィンドウ枠の固定をして、見やすいエクセルフォーマットで作成すると良いでしょう。管理すべき項目を下記のとおり挙げてみます。
- 商品コード/商品名
- 年月日
- 取引先名
- 入庫数量・単価
- 出庫数量・単価
- 在庫数量
- 備考
なお、在庫管理で重要な役割を担っているのが棚卸作業です。定期的に取引先での棚卸を実施し、在庫が合っているか確認をしましょう。
飲食店の在庫管理について
飲食店では、調理に必要な材料の原価計算、利益率、ロス率などを算出しなければなりません。材料の在庫切れが起これば、メニューが提供できなくなってしまいます。そのため、どのメニューにどの材料がどのくらい必要であるかを管理しておく必要があります。飲食店の在庫管理で大切なことは、3つです。
- 標準原価率の設定
- 厨房でのロス・ムダのチェック
- 正確な材料の発注・検収
飲食店では、調理ロスや廃棄ロスなどが発生します。作業上のムダも出るため、在庫管理をするにあたりロス率をできるだけ低くする努力が重要です。
在庫管理（飲食店）の作成方法
飲食店では、1種類のメニューにつき材料の単価データが必要になります。仕入れる食材によっては季節によって値段が変わることもあるため、それが難しい点といえるかもしれません。どの時期にどんなメニューが売れるのか、マーケティング資料ともなりますから、回転率も把握するようにしましょう。全ての管理が難しければ、原価が高くロス率の高い材料をピックアップして管理在庫管理表を作っても良いでしょう。管理すべき項目を下記のとおり挙げてみます。
- 品名/材料名
- 年月日
- 繰越数量/金額
- 仕入単価・数量
- 出庫単価・数量
- 仕入高/売上高
- 在庫数量/在庫金額
- 週次回転率
在庫管理に重要な棚卸
お客様から注文が殺到したからといって在庫を多数持ったとして、需要が急激に落ちてしまったらどうでしょう。たちまち在庫の山を抱えることになってしまいます。在庫数を把握し、売上に見合う商品原価を把握することをいいます。棚卸は、在庫管理そのものといえるでしょう。在庫がどれだけあるかによって、純利益が大きく変わります。そのために、棚卸は重要なのです。
棚卸を行う理由
それでは、具体的に棚卸を行う理由を詳しく考えてみましょう。棚卸をする目的は主に5つあります。
- 原材料を購買するため。
- 不良在庫をチェックするため。
- 滞留在庫をチェックするため。
- 在庫と帳簿の在庫数が合っているか確認するため。
- 棚卸資産を把握するため。
棚卸をする上での重要ポイントを押さえて、適切な在庫管理に活かしましょう。
棚卸表の作成方法
通常棚卸は、1ヶ月に1回など決められた期間ごとに実施します。バーコードのある商品であれば、ハンディーターミナルと呼ばれる機械でバーコードを読むことで、データ管理をされることもあります。そうでない場合は、エクセルフォーマットでの棚卸表作成が便利です。帳簿上存在する品名、個数を予め書き出しておき、実在庫と照らし合わせてチェックできるよう作成します。
まとめ
顧客の需要に応えるために、適切な在庫を持つ必要がある一方で、在庫を持たない完全受注生産方式をとる企業も出てきています。トヨタ自動車でもジャスト・イン・タイム方式、かんばん方式と呼ばれる、できる限り在庫を持たない独自の方式が採用されています。しかしながら、それができる企業は実際には多くありません。在庫管理をするにあたって在庫管理システムやソフト、アプリなどもありますが、システム導入は高価です。規模が小さい場合はエクセルフォーマットで作成したもので十分管理が可能です。エクセルテンプレートを参考に、自社に合った管理表を作成してみてください。