初めてでも安心！ 招待状の書き方と返信の仕方を解説【テンプレート付き】
招待状を書くのが初めてで、どう書けば良いか悩んでいませんか？パーティーや懇親会、祝賀会などのイベントでゲストに正確な情報を伝えるためには、招待状をわかりやすく書くことが重要です。
この記事では、シチュエーション別に適した招待状の書き方と返信の仕方について詳しく説明します。さらに、送付のタイミングやマナーについても解説するので、スムーズに準備を進めることができるでしょう。
すぐに使えるテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてください。
招待状とは
主催者が会を催すとき、招待するお客様へ出す案内のことを招待状といいます。
お客様には会場まで足を運んでもらわなければなりません。そのため、開催日時や場所、持ち物、返信期限など必要事項はもれなく記載することが大切です。参加したくなるような招待状作りを心がけましょう。
招待状の役割
招待状には、パーティーや会合の主旨目的を伝え、会の開始時間や会場についての情報を知らせる役割があります。そのため、情報にもれや間違いがあってはなりません。
また、パーティーの中で祝辞やスピーチなどをお願いする人には、別途付箋を同封することもあります。招待状には、必要な情報をわかりやすく伝えるという役割があります。
招待状のマナー
招待される側も、準備が必要です。連休期間中など開催時期によっては、早くから予定を組む人もいるでしょう。そのため、開催が決まったらできるだけ早い段階で招待状を送付することがマナーです。
また、突然招待状を送りつけるのではなく、事前に連絡をしておくとよいでしょう。
封筒や宛名について
本来招待状は、招待する相手の元へ赴き直接手渡しするのがマナーです。ですが実際には、遠方であったり招待客がたくさんいたりと、全員に手渡しするのは現実的ではありません。
手渡しする場合と郵送する場合とで宛名の書き方は変わります。封筒は、和風のパーティーでは和封筒が、洋風のパーティーでは洋封筒が用いられる傾向にあります。どちらの場合も毛筆の手書きで書くとよいでしょう。印刷する場合は、毛筆のフォントを選びましょう。
手渡しする場合、宛名には住所を書かずに名前だけを書きます。手渡しする際に住所が入っていると、『投函するつもりであったが、立ち寄ったついでに手渡した』ということになり失礼にあたります。
また、手渡しの場合は糊などでぴったり封をせずに、開封しやすいようシールだけで留めることがマナーです。
結婚式の招待状
新郎新婦の人生の門出となる結婚式は、招待状も2人らしさが伝わるものにしたいですよね。ゲストに失礼のないよう、とくに氏名の間違いには注意しましょう。旧字体も省略などせずに、正確に書くことが大切です。
わかりづらい場所の場合は地図や交通案内を添付し、ゲストの目線に立って作成することがポイントです。
発送する際に注意すること
結婚式は、招待状の返信を元にテーブルプランを組み、料理数などを決定します。ゲストに予定を空けておいてもらうためにも、挙式・披露宴の2ヶ月前までには発送するようにします。
返信は1ヶ月前までにもらえるよう、大安の日に設定します。切手は慶事用のものを選びましょう。その他ゆかりのあるご当地切手や、花嫁切手などを購入して貼る人もいます。
また、郵便局に直接出せば風景印を押してもらえます。消印を風景印にして投函しても、2人らしさが出せるのではないでしょうか。
結婚披露宴への招待状テンプレートと書き方
結婚披露宴の招待状本状には、季語、挨拶文、宴へ列席頂きたい旨、結語、記書きとして日時、場所、返信期限を記載します。
文中には、忌み言葉を書かないようにします。例えば『お忙しいなか』という言葉には『亡』という文字が入っています。この文字を使わないよう、『ご多用中』、『おいそがしいなか』などの表記にします。
ローマ字の会場名なども、全ての人にわかりやすいようカタカナ表記にしましょう。
ビジネスで使える招待状
創業記念式典や新作発表会など各種イベントで、招待状を出すシーンも多々あります。展示会やアニュアルディナーパーティー、懇親会開催などビジネスの場でも使える招待状テンプレートをご紹介していきましょう。
挨拶文について
ビジネスシーンで招待をするお客様は、株主や取引先といった顧客が主な対象となります。フォーマルな形式を用いましょう。挨拶文には、日ごろお世話になっていることへの感謝の気持ちを表現します。
記載する内容について
挨拶文を記載したら、本題に入ります。会の目的や内容を明記したうえで、先方のスケジュールを配慮しつつ参加頂きたい旨を書きます。詳しい日時や会場、ドレスコードや会費などがあれば記書きで列記するとよいでしょう。
懇親会への招待状テンプレートと書き方
ビジネスシーンで出す招待状として、懇親会を例に挙げてみましょう。文面のテンプレートはビジネス文書に多く用いられるワード定型が便利です。日付、宛名、差出人、タイトルの後、挨拶文、本文と続けます。
記書きの例は下記を参考にしてください。
＜記書きの項目例＞
- 日時
- 場所
- 参加費
- 担当者
- 連絡先
- ドレスコード
- 持ち物（名刺等）
招待状の返信について
イベントへの招待状を受け取ったら、なるべく早く返信をしましょう。
主催側は準備の関係で事前に人数を把握しなければなりません。返信期限が書かれていたとしても、受け取ってから1週間以内に返信するのがマナーとされています。
返信用のはがきが同封されている場合は、かならずそのはがきを用いて返信しましょう。
返信する際に注意すること
招待状を受け取った後の出欠の返信は、可能であれば電話やメールだけで済ませず書面で返信します。
事前に一報を入れるとしても、伝言などでうまく担当者へ伝わらないこともあります。その後書面でも返信を送るとよいでしょう。
欠席する場合の返信
どうしても都合がつかず残念ながら欠席となってしまう場合は、わかり次第連絡を入れるとともに、丁重な断り状を送るとよいでしょう。それにより、相手への誠意が伝わります。
返信はがきがついていたらそれを用います。そうでない場合は招待状の文面に形式を合わせましょう。
招待の断り状テンプレートと書き方
具体的な断り状のテンプレートを見てみましょう。一般的なワード文書を例に挙げてみます。日付、宛名、差出人、タイトルの後、挨拶文、本文、結語で結びます。
断り状の本文に書く内容は丁寧な表現になるよう気をつけましょう。出席したいが残念ながら都合がつかないことを明記し、代理出席者がいればその旨を知らせます。
≫招待の断り状
まとめ
祝いごとや特別な行事に招待されるときに受け取る招待状は、返信をするのにも気を遣うものです。フォーマルな場であるからこそ、間違いや失礼のないように送りたいですよね。招待状を送るときのポイントは3つです。
- 情報をもれなく正確に記載する。
- なるべく早く出す。
- 固有名詞を間違えない。
これさえ守っていれば、お手本のような字が書けなくても大丈夫です。テンプレートを参考にして、世界に1つだけの招待状を作成しましょう。