手紙の書き方で悩んでいる方へ│文例・テンプレートとともに詳しく解説

手紙の基本について

インターネットや携帯電話での電子メールが一般的になり、手紙に触れる機会も少なくなったのではないでしょうか。その分だけ、手紙には電子メールとは違う特別感があります。

頭語と結語とは

手紙に格式を持たせるのが、頭語と結語です。頭語とは、手紙の一番初めに書く言葉で、挨拶と共に手紙の内容がどのようなものか相手に伝えることもできます。

例えば、よく目にする拝啓の場合は、手紙の内容が一般的な内容であるのに対し、謹啓や謹白などは改まった感じが増します。さらに、緊急の場合は急啓や急白を使用します。

また、電子メールで使用するRE：（リターン）を意味する、いただいた手紙に対する返信の際には、拝復や謹復を使用します。

手紙の初めに書く頭語に対して、文末に書く結びの言葉が結語です。結語は何でもいいというわけではなく、頭語に合わせたものを使用しなければなりません。代表的なものをいくつか紹介します。

時候の挨拶とは

時候の挨拶は、頭語の後に書くのが一般的です。手紙を出す季節や天候などに合わせたものを一般的に選びます。梅雨時期であれば、「長雨の候いかがお過ごしでしょうか」など「長雨の候=梅雨時期」というような表現で書きます。

代表的な表現をご紹介します。

結びの挨拶とは

結びの挨拶とは、本文の後に続ける手紙を締めくくるための言葉です。特に返信が必要なのであれば明記することが必要です。また、乱筆・乱文を詫び、相手の健康や繁栄を祈る一言を添えるといいでしょう。

≫手紙文例の書式テンプレート

封書とはがきについて

封書とはがきの使い分けについてですが、一般的な挨拶や季節の挨拶に関してははがきで送りますが、目上の人や第三者に知られたくないような内容に関しては封書を使用しましょう。

封筒の書き方

封筒は、まず左上の切手を貼るスペースを残し、横書きで郵便番号を記載しましょう。住所は縦書きで、封筒の右側から2行に収まるように記載しますが、マンション名や建物名で改行し、2行目に書くと綺麗です。

最も重要なのは宛名です。個人宛であれば、個人名が封筒の中央に来るように気を付けましょう。

企業名を記載し、個人名を書く際は全体のバランスを見ながら、企業名は住所と同じ大きさにとどめ、個人名をしっかり大きく書きます。企業名は、株式会社などは略さずに記載し、役職名を書くのであれば名刺などで確認して間違いがないようにしましょう。

封筒の綴じ目には忘れずに「〆」や「封」と書きます。裏面には、差出人を記載しますが、封筒の中央より右に住所、中央より左に所属の会社名と個人名を記載します。特に返信を求める際には、郵便番号まで間違いなくしっかり書きましょう。

≫長形3号(A4判3つ折り)封筒宛名と差出人
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お礼の手紙について

お礼の手紙は、内容と同時に発送のスピードも大事です。可能な限り翌日までには手紙を書き上げ発送しましょう。1週間以上経過してしまうと、お礼の対応としては遅すぎます。

ただし、結婚式の後に新婚旅行などに出かける際は、帰宅後1週間以内に新婚旅行の感想と共に一筆したためるといいでしょう。

気持ちが伝わる手紙文例

手紙は長すぎず短すぎずということで、便箋2枚以内に収めるのが一般的とされていますが、内容が薄すぎると手紙として出す意味がありません。

例えば、面会に関するお礼の手紙では、「山田様からご紹介いただいたレストランには近日中に足を運ぼうと思っております。」や「3年後、5年後の目標を明確に持つべきであるという考えには感銘いたしました。」など面会した際のエピソードを書くと相手にもそのシーンを回想させることができ、気持ちが伝わる手紙になります。

お中元のお礼の手紙

会社で働いていると、取引先や協力企業からお中元をいただくことがあります。その際にも、お礼の手紙を出す必要があります。

会社でいただくお中元は、個人でいただくものではなく企業としていただくものとなります。一般的には、会社の代表者名や部門長の名前でお礼状を作成します。

大量にお中元をいただく場合などは、テンプレートを利用し確実に発送することが大事になります。抜け漏れがないようにしっかりとお礼の手紙を出しましょう。

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お詫びの手紙について

お詫びの手紙を出す前に、必ず電話で一報を入れましょう。手紙だけを唐突に送るよりもまずは電話で詫び、さらに手紙を送ることで謝罪の意が伝わります。

お礼よりもお詫びは非常に繊細な対応が求められます。今後の関係性も左右するので慎重に対応しましょう。

お詫びの手紙文例

お詫びの手紙で大切なのは、「何に対するお詫びなのか、今後の対応はどうするのか」の2点に関して明確に記載することです。

例えば、お客様に違う商品を発送してしまった場合、「ご注文いただいた商品とは異なるものがお手元に届いてしまい誠に申し訳ございませんでした。正しい商品を既に配送手配しておりますので、●月●日までにはお手元にお届けできます。」と書くといいでしょう。

紛失のお詫びの手紙

紛失のお詫びの手紙には、「何を紛失したのか、今後の対応はどうするのか」をしっかり書きましょう。持ち主の本音としては、紛失してしまったことはどうしようもない事実であり、この後の対応のほうが知りたいところになります。

ただ詫びるだけでなく、弁償や相当の金額を支払うなどの対応を明確にすることによりお詫びの気持ちもより伝わります。

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まとめ

手紙は、電子的なやり取りよりも特別な気持ちを伝えるツールとして、個人間だけでなく企業間でも重要なツールとなっています。

形式的なところはテンプレートをうまく活用し、発送するタイミングや内容を工夫して効果的に使っていきましょう。

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