調査書の書き方完全ガイド│初心者でも簡単に作成するためのポイントを解説
調査書とは、調査に使用する文書や、その結果を報告する文書を指します。
業務上必要な情報を調査してその結果をまとめることにより、今後の戦略や計画の策定に大いに役立てることができます。また、学校の入学審査や就職の際の選抜資料として提出される内申書も、調査書の一種です。
このコラムでは、調査書の書き方や上手に書くためのポイントについてわかりやすく解説します。すぐに使えるテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてください。
調査書とは
調査書は、調査の結果をまとめた書類です。
多くの場合、学校などの教育機関において、指導要録を元に作成される文書を思い浮かべる人が多いかもしれません。その場合の調査書は、入学試験の判定資料として受験先の学校に提出されます。
その他、土地実地調査書、被害状況調査書、水質調査書など、さまざまな調査書が存在しています。
①受験・就職で使用する調査書
高校受験や大学入試で使用される調査書は内申書ともいい、学生の校内活動や学校生活について教員が記載する文書のことをいいます。受験先の学校や企業に提出され、選抜試験の参考にされる書類です。合否に影響するため、非常に大切なものです。
就職試験でも調査書の提出が求められる場合があります。本人の長所やアピールポイント、推薦事由などを書いてもらい、学力試験や面接などと合わせて選考されます。
それゆえ、調査書を書いてもらう先生や教授と事前によく打合せをしておくことも大切です。
②業務で使用する調査書
業務上、競合調査や製品の市場調査、店舗拡大に伴うエリア調査など、会社ではさまざまな調査書が存在します。
使用される調査書は、信用調査書、競合店調査書、新人育成調査書など、基本的に決まりや制限はありません。
そのため、何かを調べてまとめた文書はどんな種類のものでも調査書となりえます。必要に応じて項目を追加・編集し、わかりやすく参考にしやすい調査書作りを心がけると良いでしょう。
受験・就職で使用する調査書について
受験や就職で必要となる調査書は、高校や大学において、在学中の学習への取り組みや学校生活の様子を、教員が記述した文書です。受験や就職で選考される際の参考資料ともなりますので、重要な書類といえます。
調査書に書かれる内容とは
調査書の種類によっても書かれる内容は異なりますが、一般的に書かれる内容は次のとおりです。
学校に提出される調査書のような個人に対する調査では、身長、体重など個人の身体状況や性格、長所や取り組み事項が記載されます。
調査書の封筒と宛名の書き方
一般的な調査書は、三つ折で和封筒に封入します。宛名は、調査書を提出する相手を設定しましょう。代表宛なのか、一役職者に宛てるのか、臨機応変に対応します。
ビジネスの調査書でページ数が多くなる場合などは、A4封筒を選択したほうが良いケースもあります。また、調査書の内容が機密である場合は二重封筒を選びましょう。必要に応じて親展扱いで送付する必要が出てくるかもしれません。
高校や大学に送付する場合の宛名は、○○高等学校学校長や○○大学学長とします。裏面に差出人名を書き忘れないよう注意してください。
業務で使用する調査書について
現況の業務をさまざなカテゴリーからチェックし、それを元に改善点を見いだせるのが、業務で使用する調査書です。現状の業務内容だけを記述したものもあれば、それとともに改善策や問題点を盛り込んだものもあります。
業務における調査書作成の目的は、業務の改善や発展を目指そうというものです。
競合店調査のポイントと書き方
業務で使用する調査書の具体例として、競合店調査書の書き方について見ていきましょう。競合店調査の目的は、自店を客観的に見て競合店との相違点を知り、自店の強みを伸ばしていくことです。
ポイントは、顧客目線で優れている点、すぐに取り入れられる点を見ることです。競合店調査というと、価格競争ばかりに目がいきがちですが、見るべき箇所はそれだけではありません。それを客観的に調査しまとめたものが競合店調査書です。
＜調査項目例＞
- 店外・入口
・看板、ポスター、店内表示などにどんなものがあるか。
・お客の流れは多いか少ないか、流れの方向はどうか。 - 店内・全体
・レジの稼働台数、待ち人数はどうなっているか。
・フロアの大枠のレイアウトはどうなっているか。 - 売り場
・売り場面積はどのくらいか。
・ゴンドラエンド、コーナーの陳列はどうか。 - 商品
・どんな商品をどんな売り方にしているか。
・よく売れている商品は何か。 - 販促
・売り方、陳列、作業などで工夫されていることは何か。
・プライスカードの取り付け方、表示方法などはどうか。 - 社員
・社員、パートの接客態度、言葉遣いはどうか。
・加工方法、作業はどう組まれているか。
新人育成で使用する調査書と書き方
どこの企業でも、新人育成は大きな課題となっています。入社した新人の傾向を明らかにして、社会人としての土台作りに生かすためにも、新人育成調査表は重要な役割を担います。
この調査表は、新人育成を担当する先輩社員の今後の育成指標ともなる資料になります。新人育成調査表の記載項目を見ていきましょう。
＜調査項目例＞
- 育成計画
・配属後、これまでに主としてどんな職場教育をしたか。
・今後、どんな職場教育をして、この1年間でいかなる能力を習得させようと計画しているか。 - 新人の件数
・とくに長所と思われる点
・とくに短所と思われる点 - 人間関係
・職場へのとけ込みの状況はどうか。
・組織の一員としての自覚は育ちつつあるか。 - 態度
非常に良い 普通 問題あり
- その他
・人事教育部門が知っておくべき事項
・その他
まとめ
調査書は、特定の人物や物、事象などについて調査した結果をまとめた文書のことで、ビジネスや学校の入学試験などでよく使われています。
書き方についてのフォーマットに明確な決まりはないため、書き手によってアレンジがしやすい文書であるといえるでしょう。
学校の入学試験や就職試験では、この調査書が合否に大きな影響を与える可能性もあります。そのため、厳重な取り扱いが必要です。読み手にとってわかりやすく調査結果を伝えることを意識してまとめるようにしましょう。