PDCAとは？ 基本の意味やPDCAサイクルを回すコツ、書き方の例を解説【テンプレートあり】

PDCAの意味とは

PDCAはW・エドワーズ・デミング博士らが提唱したマネジメント手法の1つで、あらゆるものごとに適用することができます。

Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）のプロセスを繰り返すことで、品質を維持、もしくは向上させ、業務改善を図る考え方のことをいいます。

PDCAを表で表すと輪のような形になるため、「PDCAサイクルを回す」と表現することもあります。

①Plan（計画）

PDCAの第一段階はPlan、すなわち計画です。ここで大切なことは、漠然とした計画ではなく、しなければならないことを細分化して考えることです。

Planの基本は5W1Hです。「いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように」するのかを具体的に決めましょう。

②Do（実行）

Planの詳細が決まったら次はDo、すなわち実行です。ここでのポイントは、Planで立てた計画に則って行動することです。

また、次のCheck段階で評価がしやすいように、行動結果を見える化し、明確にしておくことが大切になります。できる限り定量化しておきましょう。

③Check（評価）

Doの結果を受けてCheck、すなわち評価に入ります。実行した結果が良かったのか、または悪かったのかを、予め設定しておいた定量的な材料で判断をします。

定性では抽象的で、曖昧な評価になってしまいかねませんので、先にクリアな目標を立てておくと評価がしやすくなります。

④Action（改善）

Checkができたら、PDCAサイクルの4つ目にあたるAction、すなわち改善です。Checkで評価した内容を基に、全体の見直しを図ります。

評価の結果、成果が出なければやめるという選択もあります。しかしながら、結果が芳しくなくても、改善を図ることで成果が見込めるのであれば、方法を変えての継続が望めるでしょう。

PDCAサイクルを上手く回すコツ

社会人であれば上司からPDCAを回すことを求められ、きちんと機能するよう意識している人も多いでしょう。しかし、上手く回せているようで、実は上手く回せていないというのが現状のようです。

この原因は、いくつか考えられます。例えば（1）Plan、Doまでで終わってしまっている、（2）変更が多すぎる、（3）企画倒れに終わってしまうなど。これらの原因から、PDCAサイクルを上手く回すコツを考えてみましょう。

PDCAサイクル3つのコツ

（1）Check、Actionに時間をかける

PDCAを意識していても、Check、Actionまでできていないことが多いのです。

例えば、良い計画を思いつき、時間をかけて計画をしたものを実行に移します。それが大成功に終わったら、「上手くいって良かった」で終わりになっていませんか？

成功要因はどこにあったのか、それでも懸念された事項はなかったか、どのように次につなげるかといった分析に、時間をかけていないことが多いのです。結果を分析したうえで次のPlanに入れるよう、意識的にCheck、Actionに時間をかけるようにしましょう。

（2）改善を急ぎすぎない

スピードが求められる業界や業種では、とにかく行動することが重視されます。それにより、Checkのプロセスが結果の評価ではなく、「アイデア出し」になってしまっていることがあるのです。

こうしてみたら上手くいくのではないか、こんな方法はどうか。それはCheckではなく、思いつきによる作戦変更にすぎません。

もちろん、斬新なアイデアも大切です。しかし、なぜその新しいアイデアがマッチすると考えられるのか、行動の結果を振り返って、紐づけることが必要なのです。

（3）フットワークを軽くする

これは（2）とは逆で、腰が重く頭でっかちになってしまうパターンです。計画に時間をかけすぎてしまい、実行されないまま、企画倒れになってしまうことがあります。

Planで理想を描きすぎて実現可能性が低かったり、時間をかけすぎて旬を逃してしまったりしていませんか？ Planを立てたら、良いタイミングでDoに移ることが大切です。

改善を急ぎすぎてもよくありませんが、PDCAサイクル自体は早く回すことが重要です。PDCAのどのステップも飛ばすことなく、スピード感を持ってPDCAサイクルを回すことを意識してください。

PDCAを活用した企画書の作成方法

企画書を作成するには、PDCAの考え方が必要となります。

職務を遂行するにあたっては、必ず目的とゴールがあるはずです。何のための企画であるのか、これにより何を達成したいのか、そのために今何をしなければならないのかを明確にし、PDCAを企画書に落とし込みます。

その流れが目で見てわかりやすい、テンプレートをご紹介しましょう。パワーポイントにPDCAサイクルの図を配置し、Plan・Do・Check・Actionそれぞれの中身が書き込める仕様になっています。書き込む内容は明確かつ、具体的なものにしましょう。

①Plan（計画）の具体例

Planには、目標・戦略・行動計画・懸念点・対処策などが含まれます。

②Do（実行）の具体例

Doには、実行した内容やその間に起こった問題、対処した内容などが含まれます。

③Check（評価）の具体例

Checkには、目標達成状況と評価、良かった点や悪かった点などが含まれます。

④Action（改善）の具体例

Actionには、継続可否や次回につなげる際の留意事項などが含まれます。

PDCAの成功事例

それでは、実際にPDCAの考え方に則って業務改善が図られた成功事例を見てみましょう。

事例①電気部品メーカー 生産パラメーターの改善

製造工程はどの製品も同じだが、生産パラメーターの個別調整が必要となる。

これにより、パラメーターが最適値に収束した。

上記は製品の不良対策として生産設計から見直し、製造品の改善フィードバックを継続的にかけることで、最適化が図られた成功事例です。

事例②ネット通信販売業者 HP訪問数アップ

実店舗を持たないネット通信販売業者において、HPからの購入申込みが伸び悩んでおり、HPへの訪問数をアップさせたい。

これにより、検索トップを獲得し、HPからの購入申込数は3倍になった。

まとめ

PDCAサイクルは仕事の業務改善だけではなく、日常生活でも活用ができます。

一見すると、人は毎日同じことを繰り返しているようにも思えますが、そうではありません。自分でも意識しないうちに、日々改善活動をしているはずなのです。そうして人は成長を続けています。

PDCAサイクルを回すために必要なことは2つあります。明確な目標を持つこと。そして、継続していくことです。常に目的意識を持って日々を過ごすことで、社会人としても1人の人間としても、成長を続けることができるでしょう。

PDCAシートを活用して、身近な改善活動から取り組んでみてはいかがでしょうか。