見やすいリストの作成方法

リストの意味

特定の目的のために、多数の品目からあてはまる条件のものをピックアップして、一覧にしたものをリストと言います。

リストは、名簿や目録を指すこともあります。箇条書きで表されるので、物事の詳細を説明するのには適していません。

全体感を把握したり、ブレインストーミングをしたりするときに有効です。キーワードとなるものを全て挙げ、そのなかから必要に応じて、取捨選択するのにも役立ちます。

リストの種類

リストは、さまざまなビジネスシーンで使われています。個人的のタスク管理から部署の目標管理、会社の事業戦略策定まで、規模を問わず活用されています。

それでは、リストにはどんな種類のものがあるのかを見てみましょう。

ToDoリスト

ToDoリストは、多くのビジネスマンが使用しているタスク管理ツールです。1日単位、1週間単位、1ヶ月単位と必要に応じてその日、その週、その月にやらなければならないことをリストに挙げて、タスクを管理します。

ToDoリストは備忘録としての機能を果たします。短期的なタスクは手書きで、長期的なタスクはデジタルで管理している人が多いようです。

顧客リスト

会社が販売活動をするうえで、大切な情報となるものが顧客リストです。

顧客リストには個人情報も含まれるため、取り扱いには十分注意しなければなりません。顧客名や所在地、取引内容、取引額などが記載されることもあります。

これらは外部に漏れてはならない情報であるため、取り扱い範囲をあらかじめ明確にしておく必要があるでしょう。

メーリングリスト

複数の人にメールを送信したり、やりとりしたりできるツールがメーリングリストです。略してMLとも呼ばれています。

あらかじめ登録しておいたアドレスの全員宛にメールが送信できるので、メールマガジンの配信や関係者への一括連絡などに使われます。

一度に多くの人にメールが送られてしまうので、誤送信や定期的なメンテナンスに注意が必要です。

再生リスト

複数の動画や音源を集めて、リストにしたものが再生リストです。

最近では、プレゼンテーションや会社のイベントで動画や音楽を使うことも増えています。その際には、当日滞りなく順番どおりに動画や音楽が流れるよう、あらかじめ再生リストを作成しておく必要があります。

特に、視覚で分かりやすい動画はとても効果的なので、不具合なく流せるよう準備しておきましょう。

エクセルのリスト機能

Excel2003から搭載された、リスト機能を知っていますか？

セル範囲を特定してリスト指定すると、データ管理しやすくなり、データ抽出や並べ替えも簡単にできるようになります。

そのほかにも、エクセルには便利なリスト機能が搭載されています。見てみましょう。

ドロップダウンリスト

エクセルのセルから、プルダウンで項目が選べる機能のことを、ドロップダウンリストと言います。

多くの人に回答してもらいたい質問があるときは、ドロップダウンリストを設定しておくと便利です。

人によっていろいろな回答が出るところを、リスト設定しておけば、想定されている回答の範囲内から選択してもらうことができます。

基となるリストは別シートでも管理が可能なので、便利です。

リストボックス

複合ビューに対応しているオブジェクトが、リストボックスです。

表示されている文字列以外にも、複数のデータを保有することができます。複合ビュー内の特定属性の値を表示することが可能で、入力規則とも呼ばれています。

ドロップダウンリストとも混同しやすいですが、単一ビューに対応するのがドロップダウンリスト、複合ビューに対応するのがリストボックスと覚えておくと良いでしょう。

リストに関するテンプレート

リストが単なるメモ書きにならず、有効なものになるように、リスト管理にもテンプレートを使用すると便利です。

タスクリストは、急いでいるときは走り書きのようになってしまい、複数のタスクと混同してしまうことも少なくありません。リストを読み返したときに、内容が分からなくなってしまっては、リストの意味がないのです。

そうなるのを避けるために、テンプレートを用いて、プロジェクトごとにリスト管理することをオススメします。

箇条書きリストの書き方

ここでは、箇条書きリストのテンプレートをご紹介しましょう。シンプルなフォーマットになっており、何のリストか分かるよう、トップにはタイトルが書き込めるようになっています。

箇条書きリストは、どんなプロジェクトでも、基本的には同じテンプレートを使うと良いでしょう。

必ずタイトルをつけ、どの案件かがわかるようにしておきます。各項目はシンプルな箇条書きにし、余計な情報は入れず、キーポイントだけをピックアップして書きます。

分類方法を取り入れたリストの書き方

リストを作成する際、膨大な量の情報がある場合は、しばしば分類方法が用いられます。そうでなければ収拾がつかなくなってしまうからです。

身近なところでは、例えばスマホの電話帳が挙げられます。たくさん登録してある電話帳の登録リストを、家族・友人・会社・店などに分類している人は多いのではないでしょうか。

このように情報が多い場合は、分類方法を取り入れたリストの作成が有効です。

事業戦略を立てるためのSWOT分析をする際にも、分類方法を用いたリストは役立ちます。

内部環境分析をする際には、経営資源リストが便利です。部門や部署の役割別に分類をして、ソートすることが可能です。

まとめ

ビジネスシーンでもプライベートでも何かと便利なリストは、有効に使うとタスクの時間短縮になり、備忘のためにもなるのです。

人間の記憶には限界があります。今は覚えているタスクでも、少し雑談が入ったり時間が空いたりするだけで、忘れてしまうことがあります。

そんなとき、リストがあれば失念することはありません。プロジェクトごとに分かりやすいリストを作って、仕事を進めていきましょう。