申込書の書き方で失敗しない！ 契約書との違いや訂正、2026年最新マナー
申込書の書き方は、基本ルールと送付マナーを正しく理解すれば難しくありません。
本記事では契約書との違いや訂正印の作法、封筒の書き方など、実務で迷いやすいポイントを網羅しました。
「もし、書き間違えたらどうする？」「メールでの適切な送り方は？」といった現場の疑問にも応えつつ、最新のビジネスマナーに基づいて解説します。この記事を読めば、不備のない申込書を自信を持って作成し、スムーズに提出できるようになります。
【この記事のポイント】
- 申込書は取引開始の意思を伝える書類であり、一般的に相手の承諾を得て契約が成立するが、実務では受理時点で成立とみなす場合もあるため、規約の確認が重要である。
- 手書きの際は黒のボールペンを用い修正テープは避け、デジタル送付ではレイアウト保持のためのPDF化や本人確認書類の情報のマスキングといった、適切な処置を行う。
- 郵送時は封筒に申込書在中と明記し、メール送付では管理側の利便性を考えてファイル名に日付や氏名を入れるといった、相手の事務作業を尊重する配慮が不可欠である。
申込書とは？ 契約書との違いと法的効力を再確認
まずは、申込書の定義を正しく理解しておきましょう。
申込書の定義と役割
申込書は、ある特定のサービスや契約に対して「申し込みをする意思」を相手に伝えるための文書です。ビジネスにおいては、取引を開始するための意思表示の役割を果たします。
契約成立のタイミング（申込と承諾）
一般的に、ビジネス上の契約は「一方の申し込み」に対して「もう一方が承諾」した時点で成立します。
- 申込書：「契約したい」という一方的な意思表示
- 契約書：双方の合意内容を記し、署名捺印した法的効力の強い文書
実務上は、契約内容や約款、業界の商習慣により成立のタイミングが異なります。
例えば、「申込書を受理した時点で成立」とみなすケースもあれば、審査を経て「承諾の通知が届いた時点」で成立するケースもあります。提出前に、規約や約款の「契約の成立」に関する条項を確認しておくことが重要です。
見積書・注文書との使い分け
- 見積書：条件を提示する段階。
- 申込書：提示された条件で進めたいと意思表示する段階。
- 注文書：具体的な物品やサービスの提供を依頼する段階。
【基本】申込書を作成・記入する際の鉄則
書類に不備があると、差し戻しが発生し、ビジネスのスピードを停滞させてしまいます。以下のマナーを守ることで、スムーズな手続きが可能になります。
手書き（紙）の場合の基本ルール
- 筆記具：黒のボールペンを使用。消えるボールペンや鉛筆は、改ざん防止の観点から避けるのが一般的です。
- 字体：略字は避け、戸籍上の字体で「楷書」で丁寧に書くことが望ましいです。
- 訂正方法：修正テープは使わず、二重線を引き、その上に訂正印（または署名）を行うのが標準的な作法です。
デジタル入力・送付の注意点
昨今はPDFへの直接入力やWEBフォームでの申し込みも主流になっていますが、送付時には以下の点に留意しましょう。
- ファイル形式：
最終版として送る際は、内容の固定とレイアウト保持のため、PDF化して送るケースが増えています。ただし、データの完全性や証拠力を担保する必要がある重要な契約では、単なるPDF化だけでなく、電子署名の付与といった追加措置が求められる場合があります。業界や提出先のルールを事前に確認しましょう。
- 文字化け防止：
特殊な記号や環境依存文字は、相手のデバイスで正しく表示されない可能性があるため、控えましょう。
個人情報の取り扱いとマスキング
申込時に本人確認書類を添付する場合、近年のプライバシー保護の観点からは「必要最小限の情報提供」が推奨されます。
例えば、性別や臓器提供意思表示欄など、申し込みに不要な機密性の高い情報が含まれている場合、指示に従いつつ、マスキング（黒塗り）などを行う対応が望ましいとされるケースが増えています。
申込書に必須の構成項目と例文
一般的な申込書の必須項目
- 名前（フリガナ）
- 住所（郵便番号から正確に）
- 連絡先（電話番号・メールアドレス）
- 生年月日・性別（必要な場合のみ）
- 勤務先・職業・年収（審査が必要な場合など）
【例文】申込書に添付する添え状（法人・協会への入会申込）
書類送付のご案内
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社におきましては、貴会への入会を希望したく、下記の通り申込書類一式を同封いたしました。
ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、ご査収のうえお手続きを賜りますようお願い申し上げます。
なお、書類に不備などございましたら、上記連絡先（※右上に記載されているのを想定）までお知らせいただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
-
入会申込書 1部
-
○○○○○○○○ 1部
-
○○○○○○○○ 1部
以上
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申込書を送付する際のマナー（郵送・メール別）
封筒の書き方と「在中」表示
封筒表面の左下に、目立つように『申込書在中』と記載するのがビジネス上の配慮です。
赤字で書くことが一般的ですが、これは郵便局の規則ではなく、受取側が重要書類を優先的に判別できるようにするための「推奨されるマナー」です。
【最新】メール・クラウドでの送付
脱PPAP（パスワード付きZIPの廃止）が進む昨今では、指定のクラウドストレージや、セキュリティ設定を施した送付ツールを用いるのがスマートです。
ファイル名に日付と氏名を入れる（例：20260217_申込書_氏名.pdf）といった配慮は、相手の管理工数を減らす気遣いです。
【実務Q&A】よくある困りごとと対処法
Q：有効期限が切れた申込書は使える？
A：プラン内容や条件が変更されている可能性があるため、期限切れのものは無効とされるケースが多いです。ただし、継続的な取引などで例外が認められる場合もあるため、古いフォーマットしかない場合は事前に先方へ確認しましょう。
Q：ハンコレス対応が進んでいるが、押印は不要？
A：行政手続きを中心にハンコレス化が進んでいますが、申込書は本人の意思確認のため、依然として「自署」や「認印」が求められる傾向にあります。「実印（印鑑証明が必要な印）」を求められるのは、不動産売買や多額の融資など、極めて重要な契約に限定されるのが一般的です。
正しい申込書はスムーズな取引の第一歩
申込書は、相手との信頼関係を築くための最初の公式なやり取りです。
正確な記入と、相手の事務作業を尊重したマナーを守ることで、その後の取引も円滑に進みます。今回ご紹介した内容を、申込書を記載する際の確認にぜひご活用ください。
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