催告書の書き方と文例
売掛金が入金されないなど、予定どおりに支払いが行われない場合に、催告書を作成・送付することがあります。しかし、支払いを催促する文書なので、どのように書けば良いか迷うこともあるでしょう。
そこで、催告書の書き方や、作成時の注意点・ポイントなどをご紹介します。
催告書とは
催告書とは、約束どおりに債務を履行しない債務者に対して、債務の履行を促すための文書です。「指定の期日までに債務を履行しない場合、法的手段などによる解決を図る」という旨を通達します。
催告書を作成・送付する主な場面は、売掛金やクレジットカードの支払い、ローンの返済などが滞ったときです。通常は、まず「督促状」を送付し、それでもなお支払いが滞る場合に「催告書」を送ります。
催告書の役割
催告書の役割は、債務者に法的措置を取る可能性がある意思を伝え、プレッシャーをかけて支払いを促すことです。また、催告の事実を残し、「時効の完成猶予」を得る目的もあります。
通常、借金や未払いの売掛金などの債務は、支払期限から5年で時効が成立します。しかし、催告を行うと、催告を行ったときから6ヶ月経過するまで時効が成立しなくなるのです。
催告によって時効の完成猶予が得られるのは1度のみですが、「これを機に法的措置に入る」という意思表示になります。
なお、催告の方法に決まりはなく、口頭やメールで伝えても問題はありません。とはいえ、「聞いていない」とごまかされるのを防ぐには、催告書を作成・送付したほうが良いでしょう。
催告書と督促状の違い
催告書と督促状は、どちらも支払いを求める文書であり、法的な違いはありません。しかし、まず督促状で支払いを促し、それでも支払いが行われない場合に催告書でより強く請求する流れになっていることが多いでしょう。
催告書を出すタイミング
催告書を出すタイミングに、これといった決まりはありません。一般的には、遅れて振込みがされるケースを考慮して、督促状に記載した期限から1週間後を目処に催告書を出すことが多いようです。
催告書の書き方
催告書は7つのパーツで構成されています。それぞれのポイントを見ていきましょう。
| 構成パーツ | ポイント |
|---|---|
| 宛先 | 通知相手の社名や氏名を書きます。場合によっては債務者という記載をします。 |
| 発行日及び差出人 | 文書を作成した日及び通知者の社名や氏名を書きます。場合によっては債権者という記載をします。 |
| 表題 | 催告書のタイトルとなるもので、「請求書」、「ご連絡のお願い」、「通知書」、貸金返済請求書といった表題も使われます。催告書では意味合いが強く感じる場合、他の表題に代えることがあります。 |
| 支払い確認が取れていない旨の文章 | 督促をしているにも関わらず、○月○日現在支払いの確認が取れていないことを書きます。 |
| 金額 | 支払うべき金額がいくらなのか、再度明確に記載します。 |
| 支払先 | 銀行振り込みなのか持参なのか、支払先や支払い方法を書きます。 |
| 期限内に支払確認が取れない場合の措置 | 今回の催告をもっても支払確認が取れない場合、法的手段を取るのか、契約などが自動的に解除となるのか、措置を明記します。 |
催告書送付時の注意点
催告書は相手に支払いを強く求める文書なので、催告書を送るときには送付方法や今後の関係性に注意する必要があります。
内容証明郵便で送付する
催告書は、必ず内容証明郵便で送付しましょう。内容証明郵便を利用すると、だれからだれに、どのような内容の文書が送付されたのかが記録されるので、「催告書を受け取っていない」という言い訳ができなくなります。
また、いつ催告書を送付したのかが証明できるため、法的措置を取るときや時効の完成猶予を得たいときの証拠としても役立ちます。
債務者との関係が悪化するリスクがある
催告書は、債務者に対して債務を履行するよう圧力をかけるものです。法的措置を取る可能性も示唆することから、送付後に債務者との関係が悪化するリスクがあります。
とくに売掛金の回収のために催告書を送る場合は、その後の取引に影響することがある点を理解したうえで、催告書を送るかどうかを決定しましょう。
まとめ
催告書は、債務者にプレッシャーをかけ、債務を履行するよう促すのに役立つ文書です。時効の完成猶予も得られるため、なかなか債務が回収できないときは、催告書を送ることも検討しましょう。