賃金台帳の書き方・注意点を解説【例文テンプレートあり】
賃金台帳は、従業員の賃金に関する事柄を記載した帳簿で、労働基準法によって作成が義務付けられています。
記載すべき項目も定められており、不備がないように作成しなくてはなりません。
そこで本コラムでは、賃金台帳の書き方や注意点について解説します。テンプレートも用意しているので、ぜひご活用ください。
賃金台帳とは
賃金台帳は、従業員の賃金を計算するための基礎となる事項や、賃金の額を記載した重要な帳簿です。
法定3帳簿（※）の1つであり、労働基準法によって事業場ごとに、そこで働く全従業員について賃金台帳を作成することが義務づけられています。労働基準監督署の調査が入る場合には必ず提出を求められるものと考えておきましょう。
給与明細と類似したものと思われがちですが、一般的な給与明細では法定項目を満たしていないため注意が必要です。
※法定3帳簿：労働者名簿、出勤簿、賃金台帳の3つを指す
賃金台帳と給与明細の違い
賃金台帳は、労働基準法で作成・保管が義務付けられている帳簿です。記載する項目についても、労働基準法で定められています。
一方、給与明細については、労働基準法では作成・発行が明文化されていません。しかし、所得税法にて給与明細の発行が義務付けられているため、会社側は従業員に給与明細を発行する必要があります。
給与明細に賃金台帳の法定項目がすべて記載されていれば、給与明細を賃金台帳として使うことも可能です。しかし、多くの企業が給与明細を「従業員が給与額を確認するための書類」として作成しており、賃金台帳の法定項目である賃金計算期間、労働日数、労働時間数などの項目を割愛しています。
給与明細を賃金台帳代わりにしようとすると、給与明細に賃金計算期間や労働日数などを細かく記載することになるので、給与明細と賃金台帳は分けておいたほうが良いでしょう。
賃金台帳の書き方
記載事項について
労働基準法108条にて、賃金台帳に記入しなければならない項目として下記の8点が定められています。
- 氏名
- 性別
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外・休日・深夜労働時間数
- 基本給・手当その他賃金の種類ごとにその額
- 法第24条第1項の規定によって賃金の一部を控除した場合は、その額
氏名
賃金を支払った従業員の氏名を記載します。労働者番号などを割り振っておくと、より管理しやすくなるでしょう。
性別
賃金を支払った従業員の性別を記載します。
賃金計算期間
賃金の計算対象となる期間を記載します。仮に、賃金を月末締めで計算している会社の1月の賃金台帳を作成するとしましょう。この場合、賃金計算期間には「〇〇年1月1日～1月31日」と記載します。
賃金計算期間は従業員の雇用形態にかかわらず記載しなくてはなりませんが、1ヶ月未満の日雇い労働者の賃金計算期間は、記載する必要はありません。
労働日数
賃金計算期間中に出勤した日数を記載します。会社カレンダーで定められた所定日数ではなく、実際に労働した日数を書きましょう。
仮に月20日勤務で働く従業員が休日出勤した場合、労働日数には「20日+休日出勤した日数」を書く必要があります。
労働時間数
賃金計算期間中の労働時間数を記載します。労働時間数も労働日数と同じく、契約で定められた時間ではなく、実際に労働した時間数を書く必要があります。タイムカードなどを見て、間違いのないように記入しましょう。
時間外・休日・深夜労働時間数
賃金計算期間中の時間外・休日・深夜労働時間数を記載します。時間外・休日・深夜労働のいずれも割増賃金が発生しますが、それぞれ割増率が異なるため、個別に記録しておきましょう。
管理職など時間外手当・休日手当がない従業員については、時間外・休日労働時間数を記載する必要はありません。深夜手当は発生するので、深夜労働時間数は記録しておきましょう。
基本給・手当の金額
基本給や各種手当、割増賃金の額などについて個別に記載します。給与の総額のみ書いておけば良いわけではないので注意しましょう。
控除金額
健康保険料や雇用保険料など、給与から控除される項目の内容と金額を記載します。旅行積立金など、会社独自の控除がある場合は、それも記載しておきましょう。
賃金台帳の作成はExcel（エクセル）がおすすめ
賃金台帳に記載する項目については法的な決まりがありますが、フォーマットは任意でOKとされています。
従業員数が多い会社では、給与計算システムを導入していることもありますが、従業員数が少ない場合はExcelで作成するのがおすすめです。
個人別に作成し、年間の実績が確認できる仕様で作成すると良いでしょう。記載する上でのポイントをご紹介します。
- 氏名の記載は、社員番号等をもって代えることができる
- 賃金計算期間は、何年何月分であるかを明確にする。期間が歴月でないケースでは、『○月○日から○月○日まで』と細かく記載すると良い
- 記載内容の根拠として、別途労働契約内容を明らかにする書類を持っておくこと（賃金規定、出金簿、タイムカード等）
賃金台帳で知っておきたい注意点
5年間保存する必要がある
賃金台帳の保存期間は、「最後に賃金台帳を記入した日から3年間」と定められていましたが、2020年4月から5年間に延長されました。経過措置として、当面の間は3年間の保存で良いとされていますが、うっかり破棄しないように注意しましょう。
保存期間延長後の起算日も、「最後に賃金台帳を記入した日」です。ただし、賃金の支払期日が記載日よりも遅い場合は、支払期日が起算日になります。
また、賃金台帳は、賃金を支払う都度作成しなければなりません。手書きでなくPC作成も可能ですが、すぐに表示・印刷できることが条件です。給与計算ソフトで給与を管理している場合、そのソフト上で賃金台帳とすることも問題ありません。
パート・アルバイトも賃金台帳が必要
法定3帳簿の中の労働者名簿に関して、日雇労働者は免除されますが、賃金台帳はパートやアルバイト、日雇労働者でも作成義務があります。稼働日やシフト時間などの記載ミスには気をつけましょう。
役員の賃金台帳も作成する
残業手当が支払われない役員についても賃金台帳の作成が必要です。社会保険の加入対象となっている以上は、たとえ会社の代表者であっても、賃金台帳を作成しなければなりません。
ただし、労働基準法第41条に該当する管理監督者については、時間外・休日労働時間数は記載しなくても構いません。それでも、深夜労働の時間数は記載しなくてはなりませんので気をつけましょう。
まとめ
賃金台帳は法定3帳簿の中でも重要なもので、労働基準法にて作成が義務づけられています。法定3帳簿の保存期間は3年と定められています。パートやアルバイト、日雇労働者に関しても賃金台帳を作成しなければなりません。
給与明細と混同されることも多いですが、給与明細は従業員に向けて発行されるものであり、法定項目が全て記載されていないケースがあるため注意が必要です。法定項目さえ網羅してあれば、給与明細を賃金台帳として兼ねることも可能です。