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賃金台帳の書き方・記入例

賃金台帳とは、従業員の賃金を計算するための基礎となる事項や、賃金の額を記載した帳簿のことです。労働基準法により、雇用主は事業場ごとに、そこで働く全従業員について賃金台帳を作成することが義務づけられています。

このコラムでは、賃金台帳や賃金台帳に関する書類の書き方について解説します。


賃金台帳・給与台帳の書式テンプレート

賃金台帳とは

賃金台帳は、法定3帳簿の中の1つであり、特に重要なものです。労働基準監督署の調査が入る場合には必ず提出を求められるものと考えておきましょう。給与明細と類似したものと思われがちですが、一般的な給与明細では法定項目を満たしていないため、注意が必要です。ちなみに法定3帳簿とは、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳の3つを指しています。

記載事項について

労働基準法108条にて、賃金台帳に記入しなければならない項目として下記の8点が定められています。

  1. 氏名
  2. 性別
  3. 賃金計算期間
  4. 労働日数
  5. 労働時間数
  6. 時間外・休日・深夜労働時間数
  7. 基本給・手当その他賃金の種類ごとにその額
  8. 法第24条第1項の規定によって賃金の一部を控除した場合は、その額

保存期間について

賃金台帳の保存期間は、記入した日から3年間と定められています。賃金を支払う都度作成しなければなりません。手書きでなくPC作成も可能ですが、すぐに表示・印刷できることが条件となっています。通常給与計算ソフトで給与を管理している場合、そのソフト上で賃金台帳とすることも問題ありません。

パートやアルバイトでも賃金台帳は必要か

法定3帳簿の中の労働者名簿に関して、日雇労働者は免除されますが、賃金台帳はパートやアルバイト、日雇労働者でも作成義務があります。稼働日やシフト時間などの記載ミスには気をつけてくださいね。

役員の賃金台帳について

残業手当が支払われない役員についても賃金台帳の作成が必要です。社会保険の加入対象となっている以上は、たとえ会社の代表者であっても、賃金台帳を作成しなければなりません。ただし、労働基準法第41条に該当する管理監督者については、時間外・休日労働時間数は記載しなくても構いません。それでも、深夜労働の時間数は記載しなくてはなりませんので気をつけましょう。

賃金台帳と給与明細の違い

給与明細に賃金台帳に記載されるべき法定項目が網羅されていれば、賃金台帳としての機能を果たします。ただし、注意しなければならないことがあります。銀行振込などで得た給与が明細と合致しているかどうか、従業員自身が確認する意味合いが強いのが給与明細です。そのため、賃金計算期間、労働日数、労働時間数などは割愛されているケースがあります。

賃金台帳と給与明細を兼ねるのであれば、法定項目を網羅した給与明細を作成しましょう。ちなみに会社には給与明細発行は義務づけられてはいません。しかしながら、労働実績と対価を従業員に認識させるためにも、給与明細の発行は必要なものであるといえるでしょう。また、賃金台帳は事業場ごとに調製しなければならないことも覚えておいてください。

賃金台帳・給与台帳の書式テンプレート

使える賃金台帳の書き方

賃金台帳の書式は任意のフォーマットでOKとされています。従業員数が多い場合は、給与計算ができる人事システムを導入している企業も多いです。賃金台帳には、賃金や労働時間数など多くの数字を書き入れますので、Excel(エクセル)フォーマットでの作成が便利です。個人別賃金台帳とアルバイト社員別賃金管理表を例に挙げてみてみましょう。

Excel(エクセル)を使った賃金台帳の書き方

Excel(エクセル)で作成する賃金台帳は、個人別に作成し、年間の実績が確認できる仕様で作成すると良いでしょう。記載する上でのポイントをご紹介します。

  • 氏名の記載は、社員番号等をもって代えることができる。
  • 賃金計算期間は、何年何月分であるかを明確にする。期間が歴月でないケースでは、『○月○日から○月○日まで』と細かく記載すると良い。
  • 記載内容の根拠として、別途労働契約内容を明らかにする書類を持っておくこと。(賃金規定、出金簿、タイムカード等)

賃金台帳04

賃金台帳04

アルバイト社員別賃金管理表の書き方

アルバイト社員も雇用ルールについては正社員と同様です。賃金台帳の作成義務ももちろんあります。しかし、期間限定で採用するケースもあり、正社員とは分けて管理をすることは多くあります。給与、労働時間、支払額などを一括して管理することができるフォーマットが便利です。アルバイトスタッフの多い飲食業でよく使われています。シフト管理をしなければならない店長業務にも必須のフォーマットです。

賃金台帳の作成にはExcel(エクセル)フォーマットが便利です。賃金台帳・給与台帳の書式テンプレートを参考にして、賃金台帳を作成してください。

まとめ

賃金台帳は法定3帳簿の中でも重要なもので、労働基準法にて作成が義務づけられています。法定3帳簿の保存期間は3年と定められています。パートやアルバイト、日雇労働者に関しても賃金台帳を作成しなければなりません。

給与明細と混同されることも多いですが、給与明細は従業員に向けて発行されるものであり、法定項目が全て記載されていないケースがあるため注意が必要です。法定項目さえ網羅してあれば、給与明細を賃金台帳として兼ねることも可能です。

賃金台帳・給与台帳の書式テンプレート

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