承諾書とは？ 書き方から送付までを徹底解説！【テンプレート・例文あり】
承諾書は、相手の依頼や要求を引き受ける意思を書面化したものです。
内定を出すときなどに作成することが多い書類ですが、どのような内容にすべきか悩む人もいるのではないでしょうか。
そこで本コラムでは、承諾書の例文や書き方などについて解説します。
承諾書とは
承諾書は、何らかの合意や契約の内容に対して、同意したことを表明する書類のことです。
承諾書には、相手からの依頼や要求を受け入れ、承諾した旨を文書にして相手方に伝える意味があります。
ビジネスシーンでは、入社承諾書や内定承諾書などがよく使われています。
承諾書に法的効力はある？
一般的に、承諾書自体に法的効力はないといわれています。
しかし、承諾書に記載されている内容や条件によっては、契約書と同等とみなされ法的効力が発生するケースもあるのです。
ただし、承諾書にはいくつかの種類があり、その内容や目的によって法的効力が異なる場合があります。
特に重要な契約や取引に際しては、専門家に相談のうえ契約書や誓約書など状況に適した書類を作成しましょう。
承諾書と同意書の違い
承諾書と同意書は似たような意味合いを持つ書類ですが、厳密には異なります。
承諾書は、何らかの提案や申し出があった際に、その内容に同意する旨を示す文書です。
一方で同意書は、手術前の同意書や個人情報の取り扱いなど、ある特定の事柄について事前に説明を受けたうえで、自分の意思に基づいて同意する旨を示す文書です。
同意書には、個人情報の取り扱いに関する同意書、手術や治療に関する同意書、撮影や出版に関する同意書など、目的に合わせた種類があります。
承諾書の書き方
承諾書の様式に決まりはありませんが、以下の項目を記載するのが一般的です。
- 日付
- 宛先
- 承諾の内容
- 承諾者の住所/氏名/捺印
必要に応じて保証人欄を設けることもあります。誤解やトラブルを避けるためにも、承諾の内容は明確に書くようにしましょう。
「承諾の内容の書き方がわからない」という人のために、以下で入社承諾書と内定承諾書の例文・テンプレートを紹介します。
入社承諾書の書き方
入社承諾書の承諾内容には、以下の内容を盛り込むと良いでしょう。
- 採用通知を受け取ったかの確認
- 入社日と入社の意思の確認
- 無断、あるいは正当な理由なく入社を拒否しないこと
そのほかにも、事前に承諾を取っておきたい項目があれば記載しておきましょう。テンプレートを用意しておけば、都度入社承諾書を作成する手間が省けます。
＜例文＞
- 入社日（令和〇年〇月〇日）に必ず出社致します。
- 健康上の理由等で入社日に出社できない場合は、事前に診断書を送付致します。
- 入社承諾書提出後は、無断もしくは正当な理由なく入社を拒否しません。
採用内定承諾書の書き方
採用内定承諾書は、新卒採用で多く使われる承諾書です。入社承諾書と意義は同じで、拘束力も同程度と考えて差し支えありません。
採用内定承諾書には、以下のような内容を盛り込むと良いでしょう。
- 採用内定を承諾するかどうかの確認
- 内定取り消しの条件
- 内定取り消しになっても不服申し立てしないことの確認
必要に応じて、入社日などの情報も記載しておきましょう。
＜例文＞
承諾書を作成する時のポイント3つ
承諾書を作成する時は、以下3つのポイントを意識してください。
- 内容の抜け・漏れに気をつける
- 期日や条件を明記する
- 何を承諾するかを明記する
送付前にしっかり確認するようにしましょう。
内容の抜け・漏れに気をつける
承諾書は、内容の抜けや漏れがないようにチェックして作成することが重要です。
漏れがあるとトラブルの原因になり、承諾意思の証明が難しくなってしまいます。
また、誤字脱字も信頼を損なうので、確認作業を徹底し、上司や第三者にチェックを依頼することも大切です。特に名前や企業名の表記には注意を払いましょう。
期日や条件を明記する
承諾書を作成する際には、期日や条件を明記しましょう。不明確な条件はトラブルの元になります。
入社までのやり取りを円滑に進めるため、採用見送りの条件や同封書類の返送期日、記載内容を変更する時の連絡義務を明確にしておくことが大切です。
また、内定取り消し事由に関しては、過去の裁判例を参考にして客観的・合理的な内容にしておくことで、内定取り消しを認められる可能性が高まります。
何を承諾するかを明記する
承諾書には、「何を承諾するか」を明確に記す必要があります。承諾書の目的は、誓約の内容とそれに対する意思を証明することです。
承諾内容や承諾しているという旨を誰が見てもわかるように作成しましょう。
承諾書作成時の注意点
承諾書を作成するにあたり、いくつか知っておきたい注意点があります。くわしく見ていきましょう。
明確な承諾条件を記載する
承諾書には、承諾条件を明確に記載しましょう。条件があいまいだと誤解を招き、後々トラブルになる可能性があります。
具体的には、承諾する内容や範囲、期限、目的などを明確にしておくことが大切です。
また、承諾条件が複数ある場合は、箇条書きにするなどして簡潔に内容をまとめるとわかりやすいでしょう。
コピーを取る
承諾書を作成したら、必ずコピーを取っておきましょう。
会社側と承諾書を受け取った人、双方の署名・捺印がある承諾書のコピーがあれば、何らかのトラブルが起きたときの証拠として役立つ可能性があります。
承諾書の内容によっては印紙税がかかる
本来、承諾書は合意や同意を表明する文書であるため、承諾書に対して印紙税や消費税などの税金は課されません。
ただし、承諾書に記載した内容によっては、承諾書が課税文書とみなされることがあります。課税文書とは、印紙税が課せられる文書のことです。
たとえば、承諾書の内容が金銭のやり取りに関するものであるなど、契約書や証明書などのように法的な責任や権利義務を定めるものと判断された場合などには課税文書に該当する可能性があります。
具体的な税金の取扱いについては、税務署や専門家に相談してみましょう。
承諾書を送付する時のポイント
承諾書が作成できたら、送付の準備をしていきます。承諾書の送付に関しても3つのポイントや注意点があるのでチェックしてみてください。
- 送付状を添付する
- 簡易書留で送る
- メールを利用する場合
それぞれ詳しく解説します。
送付状を添付する
承諾書を送付する際は、マナーとして送付状を添付しましょう。送付状は、承諾書を送付する際に同封する文書です。
具体的には、承諾書の送付目的や内容の簡単な説明、受取人が行う必要がある手続き内容や期限、送り状番号、送り主の連絡先などを記載します。
送付状にきちんと内容が示されていると、受け取った人がスムーズに対応できます。
簡易書留で送る
承諾書は相手の意思を確認する重要な書類です。確実に相手に届ける必要があるので、普通郵便ではなく簡易書留で送付しましょう。
簡易書留は追跡可能で、受け取りにはサインか印鑑が必要かつ、対面での受け取りが必須となっています。
きちんと受け取りが完了したか、送付者が確認することもできるため、未着や紛失のトラブルを防ぎやすくなります。
メールを利用する場合
取引先と事前の合意があれば、メールで承諾書を送信することが可能です。
ただし、個人情報の取り扱いに関する重要な内容を送るケースもあるため、PC上での情報の管理には十分な注意を払った上で行うようにしましょう。
また、メールで送付する場合は、送付状のように、本文に承諾書や同意書を送付する旨と、相手に記載してほしい内容と期日を書いておきましょう。
まとめ
入社承諾書や内定承諾書など、承諾書は相手の依頼・要求を引き受ける意思表示をする書類で、相手からの依頼や要求を受け入れたことを伝える意味があります。
承諾書を作成することで、相手との信頼関係を構築し、スムーズな取引やコミュニケーションに役立つはずです。
また、承諾書に決まったフォーマットはありません。どのような内容にするか迷ったら、今回紹介した内容やテンプレートを参考に作成してみてください。