債権放棄通知書の書き方と文例｜税務リスクを抑え「貸倒損失」を認められる可能性を高める実務ガイド【2026年版】
債権放棄通知書の書き方は、対象となる債権を特定し、放棄の事実を記した書面を内容証明郵便で送付するのが一般的です。
回収の見込みがない売掛金を抱え、「税務調査で損金算入が否認されたらどうしよう」と不安に感じていませんか？
本記事では、リスクを最小限に抑えるための具体的な手順や日本語・英語の文例を詳しく解説します。この記事を読めば、法的な不備を防ぎつつ、スムーズな債権処理が進められるようになります。
【この記事のポイント】
- 債権放棄は民法上の免除にあたり、回収不能な債権を貸倒損失として損金算入することで法人税負担を軽減できるが、税務署から寄付金とみなされないよう、経済的合理性の確保が必要だ。
- 適切な手続きには、債務者の支払不能を示す資料や督促の記録といった証拠収集が不可欠であり、内容証明郵便を利用して通知を送付することで、税務上の損金算入時期を公的に証明できる。
- 債権放棄通知書には放棄の事実や金額などの必要項目を明記すべきであり、電子帳簿保存法と相性の良い電子内容証明を活用すれば、発送履歴をデータで容易に保存できるメリットを享受できる。
債権放棄とは？知っておきたい法的性質
債権放棄は、法律用語（民法）では「免除」と呼ばれます。
「免除」の考え方
民法上、免除は債権者が債務者に対して「借金を返さなくていい」という意思を表示することによって成立します。
通説・実務上は、債務者の利益を一方的に押し付けるべきではないという観点から、通常は債務者の承諾（あるいは異議を述べないこと）を前提とした手続きとして扱われます。
債権放棄の目的
最大のメリットは、回収不能な債権を帳簿から切り離し、「貸倒損失」として損金算入することで、法人税等の負担を軽減できる点にあります。
【重要】「貸倒損失」か「寄付金」か。税務調査の焦点
債権放棄を行う際、最も注意すべきは「経済的合理性」の有無です。合理的な理由がないと判断されると、税務上は損金算入に制限がある「寄付金」として扱われてしまいます。
|
区分 |
貸倒損失（損金算入可） |
寄付金（損金算入に制限あり） |
|---|---|---|
|
放棄の理由 |
相手方の支払能力が客観的に欠如している |
相手方に支払能力があるのに免除した |
|
経済的合理性 |
回収コストが債権額を上回る、または再建支援に不可欠 |
合理的な理由がなく、一方的な利益供与とみなされる |
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失敗しない債権放棄の手続き｜3つのステップ
ステップ1：客観的なエビデンスの収集
いきなり通知を送るのではなく、まずは「なぜ回収不能と言えるのか」の証拠をそろえます。
- 支払不能の証明：継続的な債務超過や支払不能の状態が客観的に認められる資料（決算書、登記簿、調査報告書など）。
- 回収努力の記録：2026年の実務では、メールやビジネスチャットの送信履歴、電話の交渉ログなど、デジタルデータの保存も重要です。
ステップ2：債権放棄通知書の作成
後述する文例を参考に、正確な情報を記載した書面を作成します。
ステップ3：通知書の送付（内容証明郵便の活用）
債権放棄は、意思表示が相手に到達したことで効力を発揮します。
「いつ、どのような内容で通知したか」を公的に証明し、税務上の損金算入時期を確定させるためには、内容証明郵便を利用するのが実務上、極めて一般的かつ推奨される方法です。
- 債権放棄の事実
- 契約日
- 商品名
- 商品代金
- 商品引渡日
- 商品代金の支払期限
- 債権放棄の日時
- 債務者氏名・住所
- 債権者氏名・住所
日本語の文例
債権放棄通知書
当社は貴社に対し、2024年〇月〇日付の売買契約に基づく売掛金〇〇円の債権を保有しておりますが、貴社の現在の財務状況に鑑み、回収が困難であると判断いたしました。
つきましては、本書面をもって当該債権の全額を免除いたします。
これにより、上記債権は本日をもって消滅いたしました。
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英文の文例（海外取引先用）
海外の顧客や外資系企業に対しては、英語で債権放棄を通知することもあるでしょう。
英文の場合は日本のスタイルとは異なり、儀礼的な文章は不要です。前置きや挨拶文なども入れずに、簡潔で分かりやすい文章にすると良いでしょう。
伝えるべき項目は日本語のものと変わりませんが、レター形式で書きます。
Debt Forgiveness Notice
[Company Name] hereby waives the entire outstanding debt of [Amount] due from your company as of [Date]. This waiver is granted due to the continued financial difficulties of your company.
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2026年の実務トレンド：e内容証明の活用
現在は、郵便局へ行かずにPCから24時間発送可能な「e内容証明（電子内容証明）」も有力な選択肢となっています。
- メリット：発送履歴をデジタルデータ（PDF）で容易に保存でき、電子帳簿保存法に基づいた管理と相性が良い。
- 注意点：依然として紙ベースの内容証明も広く利用されており、相手方への心理的なインパクトを重視する場合は紙を選択するなど、状況に応じた使い分けがなされている。
まとめ｜慎重な判断と確実な証拠が会社を守る
債権放棄は一度行うと撤回ができず、また税務署から「意図的な利益供与」と疑われるリスクも孕んでいます。
- 相手方の支払不能状態を客観的に証明できるか確認する。
- 法的に不備のない通知書を作成する。
- 証拠確保のため、内容証明郵便で送付する。
このプロセスを丁寧に行うことで、企業の財務体質を安全に改善させることができます。
判断に迷う場合は、事前に顧問税理士などの専門家へ相談することをお勧めします。
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