パワーポイントの使い方とコツ
パワーポイントとは、Microsoftのプレゼンテーションソフトです。
パワーポイントは、文字だけでなく、グラフや写真を取り入れることができ、見やすい、わかりやすい、伝わりやすい資料を作成することができます。
このコラムでは、パワーポイントについて解説します。
パワーポイントとは
パワーポイントはMicrosoftのプレゼンテーションソフトで、『パワポ』の愛称で親しまれています。プレゼンテーションの準備から実施までを、トータルにサポートしてくれる便利なソフトです。企画提案によく使われ、パワーポイントの見やすさが企画採用にも大きく関わります。操作は難しくないので、コツを掴んでわかりやすい資料作りをしてみましょう。
パワーポイントの拡張子
パワーポイントの拡張子、実は4つあるのをご存知ですか？「.ppt」「.pptx」「.pps」「.ppsx」の4つです。パワーポイント関連の拡張子が色々あるのはなぜでしょうか？それは、バージョンによって保存形式が変わってきたからです。より便利に使いやすくするために、拡張子が変わったと思ってください。パワーポイントの拡張子を見れば、バージョンがわかります。
パワーポイントを見やすくするコツ
パワーポイントでの資料作成が慣れていないと、文字がぎっしりのビジュアルになりがちです。文字が多いと見づらくなってしまうため、視覚的に見やすいページ作りが大切になってきます。コツは、写真やイラスト、グラフを効果的に挿入することです。強調したいことを大きな文字で色抜きにするなど、ちょっとしたテクニックも必要になってきます。また、アニメーション効果を利用して文字を動かすなど、懲りだすと無限に編集できてしまうところがパワーポイントの魅力でもあります。
パワーポイントの使い方
資料を作成するに当たって、パワーポイントには便利な機能がたくさんあります。バージョンアップするたびにわからなくなる、という人もいるかもしれませんが、基本的な項目さえ押さえておけば問題ありません。さまざまな使い方をご紹介いたしましょう。
ページ番号を途中から入れる方法
パワーポイントにはページ番号を入れる機能もあります。プレゼンテーション中、資料をスクリーンに映し出してスライドとして使用する場合、途中でページを表示させることもできます。途中から表示するには、『挿入』タブから『スライド番号』をクリックします。『ヘッダーとフッダー』ウィンドウが開くので、その中の『スライド番号』にチェックを入れ『すべてに適用』をクリックしましょう。ペース配分にも気を使えるため便利ですね。
動画の挿入について
動画を挿入したいときは、『挿入』タブから『ビデオ』をクリックします。PC内にあるビデオ、またはインターネット上のビデオのどちらかを選択し、当該ファイルを選ぶと動画が挿入されます。
余白設定について
余白を設定したいときは『デザイン』タブの『ページ設定』をクリックします。ウィンドウが開いたら幅と高さを調整でき、余白を変更することができます。
ノート印刷について
パワーポイントを使ってプレゼンテーションをする際、大切なことや伝えたいことを、ノート機能を使ってメモしておく人も多いでしょう。そのメモも印刷したい場合は、印刷時の『設定』画面で、印刷レイアウトを『ノート』にして印刷をかけましょう。
スライドショーについて
作成した資料をスライドショーで確認したいときは、『スライドショー』タブをクリックして、『最初から』もしくは『現在のスライドから』を選択してクリックします。スライドショーが展開され、実際に投影されるビジュアルを確認することができます。
色々なパワーポイント背景
パワーポイントは白紙のままだととても質素です。受け手に印象を残すためにも背景に工夫をしてみましょう。ビジネス向けであればシンプルで洗練されたデザインが好まれますし、女性や子供向けであれば明るくかわいらしいデザインが好まれます。色合いによっても与える印象は異なりますから、ケースバイケースでセンスの良い背景を選んでみましょう。会社のロゴがあれば、それをベースにデザインするのも良いと思います。
ビジネスでも使えるシンプルな背景
ビジネスで使えるシンプルな背景をご紹介します。流れる曲線は穏やかな波のようにすっきりとした印象を与えますね。燃えるような赤い色は攻撃的な印象を受けますので、このようなブルーを基調とした背景は重宝されます。
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かわいいパワーポイント背景
業種によってはかわいい背景が適することもあります。女性や子供向けの企画、お菓子やファンシーグッズなどを扱う業種では、このようなかわいい背景が選ばれます。視覚的に見て、楽しそうな印象を与えますね。
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まとめ
パワーポイントは世界中で使われているMicrosoftのプレゼンテーションソフトです。イラストやグラフや写真、動画まで挿入することができ、簡単にわかりやすい資料を作ることができます。せっかく素晴らしい企画内容でも、それをうまく伝えられなければうまくいきません。わかりやすい資料を作ることで相手の納得度は大きく変わります。パワーポイントに搭載されているたくさんの機能を使って、わかりやすいパワーポイントを作成しましょう。