労働条件通知書とは？雇用契約書との違いも解説

労働条件通知書とは

まずは、労働条件通知書が何に必要な書類なのかチェックしていきましょう。

労働条件通知書とは、雇用主から労働者に交付される書面

労働条件通知書とは、労働契約を結ぶ際に使用者（事業主など）から労働者に対して交付される書面です。

労働契約の期間、労働時間、休日、賃金などの労働条件を明示するために用いられます。

労働条件通知書と雇用契約書との違い

労働条件通知書と似たようなものに、雇用契約書というものがあります。

労働条件通知書も雇用契約書も、書かれている内容はほとんど変わりません。雇用契約書と労働条件通知書の明確な違いは、には署名・捺印の有無です。雇用契約書には署名・捺印がありますが、労働条件通知書にはありません。

労働条件通知書は、使用者から労働者に対して一方的に交付されるものです。これに対して、雇用契約書は両者の合意に基づいて作成され、合意の証として使用者と労働者の双方が署名・捺印をします。

法律上、雇用契約書の作成は義務づけられておらず、労働条件通知書の交付のみでも問題はありません。しかし、雇用契約書の場合は労働者が合意した上で署名・捺印をするので、「言った、言わない」などのトラブルを回避する目的が含まれます。

なお、雇用契約書は労働条件通知書を兼ねることができます。雇用契約書を作成する場合には、労働条件通知書を交付する必要はありません。

労働条件通知書はなぜ必要なのか

労働者にとって、労働時間や賃金などの労働条件はとても重要なものです。

労働基準法によって、使用者は労働者に対して労働条件を明示することを義務づけられており、労働条件を明示するために労働条件通知書や雇用契約書が用いられています。

労働条件を明示しなかった場合、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金（労働基準法第120条第1号）が科せられます。

労働条件通知書の明示が必要になるタイミング

労働基準法に記載されている「労働契約の締結に際し」というのは、新しく労働契約を締結するときはもちろん、労働契約の更新時も含まれます。

労働条件の明示が必要なのは、労働契約を締結するときです。そのため、労働者の募集といった労働契約を締結する前は、労働条件通知書などにより労働条件を明示する必要はありません。

労働条件通知書に明示するべき事項

労働条件には、必ず明示しなければならないもの（絶対的明示事項）と、使用者が定めをしている場合に明示すれば足りるもの（相対的明示事項）の2種類があります。

また、絶対的明示事項のうち昇給以外の事項については書面による明示が必要となります。

労働条件通知書と事実と異なるときは？

明示された労働条件が事実と異なっていた場合、労働者は即時に労働契約を解除できます。

もちろん、労働契約を解除せずに明示された通りの労働条件にするよう求めることや、損害が生じていれば損害賠償を求めることも可能です。

労働条件通知書の見本

労働条件通知書を作成するときの見本を紹介します。

労働条件通知書の記載例

厚生労働省が提供している一般労働者（正社員や契約社員など）向けの労働条件通知書の記載例を紹介します。

上記の記載例の内容に沿って、それぞれの記載事項について解説します。

・契約期間（絶対的明示事項）

契約期間の定めの有無と定められた契約期間を明記します。

正社員など期間を定めない雇用の場合には、「期間の定めなし」として、契約開始日を記載します。契約社員など、期間の定めがある（有期雇用契約）場合には、契約開始日と終了日を記載します。

また、期間の定めがある契約については、契約の更新について「自動的に更新する」「更新する場合がある」「更新しない」のいずれかを明記し、「更新する場合がある」ときは、「更新の基準」についても定めておく必要があります。記載例では、「勤務成績、態度」や「会社の経営状況」を更新の判断基準としています。

・就業の場所、従事すべき業務（絶対的明示事項）

会社名や支店名など、具体的な就業場所を記載します。従事する業務についても、担当する業務内容はもれなく記載するようにしましょう。

・始業・終業時刻、休憩時間、所定時間外労働の有無（絶対的明示事項）

始業時刻と終業時刻を明記します。まれに7時間や8時間などの就業時間のみを記載して、始業時刻と終業時刻を明確にしていないケースもありますが、原則として始業時刻と終業時刻は記載するようにしましょう。休憩時間と所定労働時間外労働の有無についても絶対的明示事項ですから、忘れずに記載しなければなりません。
労働者を2組以上に分けて交替制勤務をさせる場合には、就業時転換として交代期日や交代順序を記載します。

・休日、休暇（絶対的明示事項）

休日の設定方法には、定例日と非定例日の２つがあります。定例日は日曜日や祝日、年末年始など、あらかじめ特定された休日のことを言います。非定例日とは、週や月当たりの休日数だけ定めるもので、実際にどの日に休むかはシフト作成時に決定することになります。土日祝日休みなど一定のスケジュールで働く労働者については定例日、シフト制で働く労働者については非定例日による休日の設定をすることが一般的です。

休暇については、年次有給休暇やその他会社が独自に設けた休暇などについて記載します。年次有給休暇については、6ヵ月以上勤務かつ出勤率が8割以上の社員に10日以上付与することが法律で定められています。

・賃金（絶対的明示事項）

賃金の決定方法、計算方法（月給、時給など）、支払方法、締日・支払日などについて記載します。基本給のほか、諸手当などの賃金も必ず記載しなければなりません。所定時間外労働に対する割増賃金率についても定める必要があります。

なお賃金欄の7～10については「相対的明示事項」となっておりますので、定めをする場合には必ず明示が必要です。例えば、賞与を支給するのならその時期と計算方法を記載します。

・退職に関する事項（絶対的明示事項）

定年退職制度や継続雇用制度の有無、定年となる年齢、自己都合退職する場合には何日前までに申し出が必要か、どのような場合に解雇することになるかなどを記載します。

・その他

社会保険の加入状況や、雇用保険の適用、その他の事項について記載します。

労働条件通知書のフォーマットは厚生労働省のサイトからダウンロードできる

労働条件通知書のフォーマット例は厚生労働省のWebサイトにあります。

就業形態ごとに様式が用意されており、一部業種用の様式もあります。PDFファイルのほかWordファイルでのダウンロードも可能です。

参考：厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」

派遣社員用やパート・アルバイト用の労働条件通知書について

前述した厚生労働省のWebサイト には、派遣社員用やパート・アルバイト（短時間労働者）用の労働条件通知書の様式も提供されています。派遣労働者やパート・アルバイトについては、労働条件通知書の交付以外にも必要な手続きや追加で明示するべき事項があるので、簡単に解説します。

派遣社員用の労働条件通知書について

派遣社員用の労働条件通知書については、一般労働者用とほとんど変わりありません。ただし、派遣社員に対しては労働条件通知書だけではなく、派遣法に基づく「就業条件明示書」というものを提示しなければなりません。就業条件明示書のモデル様式は、厚生労働省の労働者派遣事業関係のページで提供されています。

参考：厚生労働省「労働者派遣事業関係業務取扱要領・様式・各種報告書」

労働条件通知書と就業条件明示書には共通する部分も多いので、同時に交付する場合は、重複する部分の記載を省略できます。あるいは、労働条件通知書兼就業条件明示書として合体させたものを交付するのも良いでしょう。

また、派遣元事業主は、労働者派遣に関する料金を変更するとき（派遣労働者を雇い入れるとき、労働者派遣を始める前）は、労働者派遣に関する料金の額を明示しなければなりません。その際は、以下いずれかを明示する必要があります。

• 当該労働者に係る労働者派遣に関する料金の額
• 当該労働者に係る労働者派遣を行う事業所の前事業年度における派遣労働者１人１日当たりの労働者派遣に関する料金の額の平均額

ただし、労働者派遣をしようとする場合における当該労働者に係る労働者派遣に関する料金の額が、当該労働者を派遣労働者として雇い入れようとする場合に明示した額と同一である場合には、労働者派遣をしようとする場合における明示は要しないものとされています。

パート・アルバイト用の労働条件通知書の特徴

パートやアルバイトなどの短時間労働者に対しては、以下の事項について明示することがパート労働法などによって義務づけられています。

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無
• 雇用管理の改善などに関する相談窓口

一般労働者よりも明示しなければいけない事項が多い点に注意しましょう。

労働条件通知書の規制緩和について

2019年4月より、FAX・メール・SNSによる労働条件の明示ができるようになりました。ただし、労働者が希望した場合にのみ可能となっていますので、使用者の判断で勝手にメールやSNSで交付することはできません。

メールやSNSなどで電子交付をする場合には、以下の点に気をつけましょう。

• 労働者がメールなどによる明示を希望したかを必ず確認すること
• メールなどが到達したか確認すること
• できる限り労働条件を記載したPDFファイルなどを添付すること
• 使用者になるべくデータを出力して保存するように伝えること

メールで労働条件通知書を明示する場合の手続き

労働者が希望することが条件となっているので、まずは労働条件の明示をメールなどで希望するかどうか確認します。

トラブルを防止するために、メールなどの送信後に到達確認をしたり、なるべく労働条件のデータを印刷して保存するように伝えたりしましょう。

メールで労働条件通知書を明示する方法

FAXならば労働条件通知書をそのまま送信すれば問題ありません。メールやSNSについては、印刷や保存がしやすいようにPDFなどのファイルを添付して送付することが望ましいでしょう。また、義務ではありませんが、明示をした日付や、送信者の氏名、事業場や法人名、使用者の氏名を記載しておくと、トラブル防止に役立ちます。

SMS（ショートメール）による明示も禁止はされていませんが、ファイル添付ができなかったり、文字数制限があったりするため、おすすめはできません。

まとめ

労働条件通知書や雇用契約書は、労働契約を締結するときには必ず作成しなければなりません。また、労働者にとっては非常に重要となる条件が記載されているものです。労働者が安心・納得して働けるように、少なくとも法律で義務付けられている事項については確実に明示しましょう。