見積依頼の仕方と依頼メールの例文を紹介

見積依頼メールの書き方とポイント

見積依頼をメールで送る場合の基本的なマナーは、ビジネスメールを送る際のものに準拠します。

丁寧な言葉づかいやビジネス上のルールなどは守り、失礼がない文面を心がけてください。以降は見積依頼に関してのポイントを解説していきます。

本文と件名は分かりやすく、簡潔に

忙しい相手に依頼内容をすぐに把握してもらうためには、文章は簡潔に記載することが大切です。

相手がメールを見逃すことのないよう、件名は「お見積書作成のお願い」等のシンプルな内容にしましょう。その上で本文も分かりやすく簡潔に記載することが、相手への配慮につながります。

条件は詳細に提示する

見積もりを作成するにあたって、条件が分からないと金額の提示もできません。

また、後付けで条件を追加すると金額が変わる可能性もあり、相手に余計な手間が発生してしまいます。

最低限「納品数」「納期」「予算感」などの基本的な概要を記載して、内容に不備がないように心がけましょう。見積りの概要は、箇条書きでまとめるとより分かりやすくなります。

見積書の送付期限を必ず明記する

見積依頼メールには、見積もりの返答期限を明記しましょう。返答期限が書かれていないと、相手はいつまでに作業を行えばいいのか分かりません。

期限が設けられていない場合、優先度が低い案件だと見られる可能性もあります。返答期限はできる限り余裕を持って設定し、急ぎの場合でも「大変恐縮ですが」などの文言を書き添えて相手への配慮を欠かさないようにしましょう。

見積書の提出が遅いとき、角が立たないように催促するためにも期限の設定は必要です。

≫依頼文書の書式テンプレート

見積依頼メールの例文（テンプレート）

実際に見積依頼メールを送る際の例文を紹介します。

既存・新規の取引先に対する見積依頼メールや、急ぎの見積依頼メールを作成するときの参考にしてみてください。

既存の取引先への見積依頼メール例文

初めての取り引き先への見積依頼メール例文

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急ぎの見積依頼メール例文

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見積依頼メールを送る時の注意点

見積依頼メールは、ビジネスシーンに相応しい文章で作成しましょう。あくまで依頼している立場であるため、相手への配慮も欠かせません。

以下では、見積依頼メールの送信前と送信後に確認したい注意点を紹介します。

マナーや言葉遣いに配慮する

見積依頼メールを作成する時は、相手への言葉遣いやマナーに配慮することが大切です。言葉遣いに関しては、正しい敬語表現か、書き言葉として適切かどうかに気を付けましょう。

また、見積依頼メールは、お互いの会社にとって重要な情報であることを忘れてはいけません。誤送信や数字の間違いは、情報漏えいや発注ミスといった大きな損害に繋がる可能性があります。

相手に失礼な文面になっていないか、宛先や納品数に誤りはないか、送信前に再度確認しましょう。

見積依頼メールは余裕をもって送る

見積依頼メールは、期日に余裕をもって送ります。相手が見積書を作成する時間を考慮することが大切です。急ぎの依頼でない場合、送付期限は少しゆとりを持たせておきましょう。

また、依頼メールは、なるべく相手の繁忙期を避けて送るのが望ましいです。繁忙期に依頼をすると、相手に負担をかけてしまう可能性があります。先方の業種や状況を考え、負担にならない時期を見計らいましょう。

送付期限を過ぎていないかチェックする

見積依頼メールの送信後は、こちらで指定した送付期限を過ぎていないかチェックします。相手が何らかの理由でメールを確認できていないケースもあるため、場合によっては、再度確認のメールを送信することが必要です。

依頼メールを送信してから数日経過しても返信が返ってこない時や、見積書の送付期限を過ぎて何日か経っている時は、確認のメールを送りましょう。

確認メールを送る際にも、失礼の無いように配慮することが大切です。送付期限を過ぎている場合でも、相手を急かすような文脈は避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

見積書を作成してもらう意義

見積書の役割は、金額や納期、支払いの条件などを記録として文章に残すことにあります。

万が一認識のズレが生じたとしても、書面にさえ残っていれば、言った言わないのトラブルを防ぐことが可能です。

また、発注先から受け取った見積書をもとに発注書を作成し、発注先へ送付することで、契約までの流れを作る役割も持っています。

例えば、古くから付き合いがあって日頃からよく発注している取引先であれば「発注内容に変更がなければ、新たに見積書を作ってもらう必要はないのでは？」と思うかもしれません。実際、口約束も法律的に有効な契約として成立することが民法で定められています。

しかし、いくら関係の深い取引先であったとしても、見積書を作ってもらう方が確実です。お互いのトラブルを回避するためにも、毎回見積書を作成してもらうのがベストといえます。

このように見積書は相手と自分の信用を高め、スムーズなやり取りに欠かせない書類です。たとえ面倒でもビジネスを円滑に進めるために必ず見積書を交わしてその内容にお互い同意することを心がけましょう。

まとめ

見積書は、契約における信用性を担保するための重要な書類です。

相手と自分の双方に信用がなければ契約は成り立ちません。すべての契約において「信用」は重要です。

見積依頼メールを書く際は相手への配慮を忘れずに、スムーズなやり取りができるような書き方を工夫しましょう。

一方、依頼を受け取った側も、あまり時間を置かずに見積書を送付することで、相手との信用の醸成につながります。見積書の作り方に悩まれている方は、下記の記事も参考にしてみてください。

≫【見積書の書き方（サンプル・見本テンプレート付）】

≫依頼文書の書式テンプレート