社内へ提出する顛末書の書き方は？ 例文も紹介

顛末書とは〜目的や提出するタイミング・提出方法〜

顛末書は、業務で起きたミスやトラブルについて会社へ報告するための文書です。

まずは、顛末書を書く目的やタイミングといった基礎知識を身につけましょう。

顛末書を書く目的

顛末書の目的は、起きてしまった事柄を分析し、再発防止することにあります。

そのために、ミス・トラブルの前後関係や、原因の分析、責任の明確化をすることで、改善策を提案します。

ミスの報告だけでは、顛末書としては不十分です。再発防止のために何をすべきかまで書くように意識してください。

顛末書を提出するタイミング

顛末書は、どのような事案が起きた時に作成するものなのでしょうか。

いくつか具体例をあげて紹介します。

営業車での移動中の事故で車や製品を傷つけてしまった、取引先の敷地内で事故を起こしてご迷惑をかけたといった事象が挙げられます。

主に営業職の方が起こすことが多い事例です。

振り込み金額や入金先を間違えてしまったり、そもそも入金を忘れてしまったりといったケースです。

会計、総務などのバックオフィス関連の職種で多いでしょう。

会社で貸し出されている備品を失くしたり、壊してしまったりしたときには顛末書を求められることがあります。

損失額やリスクなどに応じて重大さは変わってきます。

状況に合わせて適切な顛末書を作成し、問題解決と再発防止策を明らかにすることが大切です。

顛末書の提出方法

通常、顛末書は社長に提出しますが、トラブルの深刻度によっては提出先が変わります。

現場の責任者や管理職が受け取ることもあるため、トラブルの性質に応じて提出先を確認することが重要です。

また、提出前には、必ず上司に確認してもらいましょう。上司は顛末書の内容を審査し、再発防止策が適切かどうかを判断する役割があります。

顛末書の書き方と注意点

顛末書に記載する項目は、次のとおりです。それぞれの内容と注意点を解説します。

発生日時と場所

トラブルが発生した具体的な日時を詳細に記述します。事故の場合には、発生した場所も記載しましょう。

概要

顛末書が扱う事案の概要を簡潔に説明し、具体的なトラブルの性質を明確に示します。

損害や被害の状況

事故の場合は、負傷者や物損の状況を詳細に記述しなければなりません。

また、事故に伴う損害の状況を明確にまとめ、具体的な金額が判明している場合はあわせて記載します。

対応

発生したトラブルに対して、どのような措置や対応を取ったかを詳細に記述します。

問題解決に向けて取ったステップを、」具体的に記録することが大切です。

原因

トラブルの原因を客観的かつ具体的に記述します。

事実に基づき、第三者が理解しやすい形で記載し、責任転嫁に感じる表現や主観的な表現は避けましょう。

原因の明確な説明は、問題の解決に向けた重要なステップです。

再発防止策

原因を踏まえて、今後の再発防止策を記述します。

このときに具体的な行動が示されていないと、表面だけの対策と思われてしまいます。「より一層気をつける」などの抽象的な表現は避けましょう。

承認者に対策の効果と実現可能性を明確に伝えるために、具体的な行動計画を検討することが大切です。

【社内向け】顛末書のテンプレート（例文）

ここでは、社内向けの顛末書の例文付きテンプレートを紹介します。

アレンジしたうえで活用してください。

顛末書の例文

状況別に、社内向け顛末書の例文を見ていきましょう。

交通事故を起こしてしまった時

社用車で接触事故を起こしてしまった時の顛末書の例文です。

事務処理で不備があった時

請求周りの事務処理で不備があった時の顛末書の例文です。

会社の備品を紛失してしまった時

会社の備品を紛失してしまった時の顛末書の記載例です。

顛末書のテンプレートを活用しよう

顛末書で書くべき内容は例文にある通りで、ミスやトラブルの内容で変わるものではありません。そのため、顛末書についてはテンプレートを用意しておくのが良いでしょう。

顛末書の提出を求められたタイミングで、1から作り始めると、必要な項目を書き忘れてしまうこともあり得ます。

また、迅速な提出を求められることも多々ありますので、いざというときのためにひな形を用意しておきましょう。

ビズオーシャンでは、書式テンプレートのダウンロードサービスとして、顛末書のテンプレートを多数提供しています。

各種シーンに合わせた内容の顛末書が配布されているので、使いやすそうなものがあればダウンロードして手元に保管しておいてください。

顛末書・始末書・謝罪文の違い

顛末書と似ている「始末書」や「謝罪文」には、それぞれどのような違いがあるのでしょうか。

詳しく見ていきましょう。

顛末書と始末書の違い

始末書と顛末書はトラブルやミスに対する報告文書ですが、役割に違いがあります。

顛末書はトラブルの一連の出来事を整理し、原因分析を行い再発防止策を検討する文書です。主な焦点は問題の根本的な理解と解決に向けた行動計画です。

一方、始末書はトラブルに対する当事者の反省や謝罪に重点を置いています。始末書を作成する目的は、過ちを認め、関係者に対して謝罪し、改善の意思を表明することです。

顛末書と謝罪文の違い

謝罪文は、特定の相手や関係者に対して過失や迷惑をかけたことを認め、謝罪の意を表明する文書です。通常、上司・同僚・取引先などへの謝罪に用います。

一方、顛末書は会社として、特定の出来事やトラブルに関する事実とその対応を記録し、再発防止のために作成する文書です。

一般的には、社内報告のために社長や上司へ提出されます。顛末書の焦点は問題の理解、原因分析、再発防止策の検討にあります。

まとめ

顛末書は、ミスやトラブルの再発を防止することを目的とした文書です。

事実をわかりやすくまとめるだけでなく、再発防止につなげるための具体的な行動計画まで記述することを意識しましょう。

ミスやトラブルの内容によって顛末書の提出先が変わるため、あらかじめ確認しておくと安心です。

必要な情報を漏れなく記載するためには、テンプレートが役立ちます。会社から書式の指定がない場合は、ぜひ下のリンクからテンプレートをダウンロードしてご活用ください。