社内へ提出する顛末書の書き方は? 例文も紹介
顛末書(てんまつしょ)は、業務上のミスやトラブルを会社に報告するための重要な文書です。
ただし、単にミスやトラブルの詳細を記載するだけでは不十分。顛末書を作成する際には、その目的を正しく理解し、必要な情報を明確に記述することが求められます。
この記事では、社内に提出する顛末書の書き方と具体的な例文を紹介します。また、謝罪文や始末書との違いについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
顛末書とは〜目的や提出するタイミング・提出方法〜
顛末書とは、業務で起きたミスやトラブルについて会社へ報告するための文書です。
まずは、顛末書を書く目的や提出するタイミングといった基礎知識を身に付けましょう。
顛末書を書く目的
顛末書の目的は、起きてしまった事柄を分析し、再発防止することにあります。
そのため、ミス・トラブル発生の前後関係や原因の分析、責任の明確化をすることで、改善策を提案します。
ミスやトラブルの報告だけでは、顛末書としては不十分です。再発防止のために何をすべきかまで書くように意識してください。
顛末書を提出するタイミング
顛末書は、どのような事案が起きたときに作成するものなのでしょうか。
いくつか具体例を挙げて紹介します。
- 業務中の事故
営業車での移動中の事故で車や製品を傷付けてしまった、取引先の敷地内で事故を起こしてご迷惑をかけたといった事象が挙げられます。
主に、営業職の方が起こすことが多い事例です。
- 事務処理のミス・不手際
振り込み金額や入金先を間違えてしまったり、そもそも入金を忘れてしまったりといったケースです。
会計、総務などのバックオフィス関連の職種で多い事例でしょう。
- 備品の紛失・破損
会社で貸し出されている備品を失くしたり、壊してしまったりしたときには顛末書を求められることがあります。
損失額やリスクなどに応じて重大さは変わってきます。
状況に合わせて適切な顛末書を作成し、問題解決と再発防止策を明らかにすることが大切です。
顛末書の提出方法
通常、顛末書は社長に提出しますが、トラブルの深刻度によっては提出先が変わります。
現場の責任者や管理職が受け取ることもあるため、トラブルの性質に応じて提出先を確認することが重要です。
また、提出前には、必ず上司に確認してもらいましょう。上司は顛末書の内容を審査し、再発防止策が適切かどうかを判断する役割があります。
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顛末書の書き方と注意点
顛末書に記載する項目は、次のとおりです。それぞれの内容と注意点を解説します。
- 発生日時と場所
- 概要
- 損害や被害の状況
- 対応
- 原因
- 再発防止策
発生日時と場所
トラブルが発生した具体的な日時を詳細に記述します。事故の場合には、発生した場所も記載しましょう。
概要
顛末書が扱う事案の概要を簡潔に説明し、具体的なトラブルの性質を明確に示します。
例)
- 〇〇交差点内での追突事故
- 〇〇(備品)の紛失
- 〇〇へ発注予定だった〇〇の発注漏れ
損害や被害の状況
事故の場合は、負傷者や物損の状況を詳細に記述しなければなりません。
また、事故に伴う損害の状況を明確にまとめ、具体的な金額が判明している場合はあわせて記載します。
対応
発生したトラブルに対して、どのような措置や対応を取ったかを詳細に記述します。
問題解決に向けて取ったステップを、具体的に記録することが大切です。
原因
トラブルの原因を客観的かつ具体的に記述します。
事実に基づき、第三者が理解しやすい形で記載し、責任転嫁に感じる表現や主観的な表現は避けましょう。
原因の明確な説明は、問題の解決に向けた重要なステップです。
再発防止策
原因を踏まえて、今後の再発防止策を記述します。
このときに具体的な行動が示されていないと、表面だけの対策と思われてしまいます。「より一層気を付ける」などの抽象的な表現は避けましょう。
承認者に対策の効果と実現可能性を明確に伝えるために、具体的な行動計画を検討することが大切です。
【社内向け】顛末書のテンプレート(例文)
ここでは、社内向けの顛末書の例文付きテンプレートを紹介します。
アレンジしたうえで活用してください。
顛末書の例文
状況別に、社内向け顛末書の例文を見ていきましょう。
交通事故を起こしてしまったとき
社用車で接触事故を起こしてしまったときの顛末書の例文です。
◯年◯月◯日
部署:◯◯
氏名:◯◯
■概要
日時:◯年◯月◯日◯時◯分頃
場所:〇〇市〇〇町の〇〇交差点内
内容:社用車(車両番号: [車両番号])での接触事故。
詳細:右折時に、前方の一時停止に気づかずそのまま接触。
損害や被害状況:社用車は右側のミラーと前方を損傷。先方は車両の後ろ側に軽度のへこみあり。怪我人はなし。
■対応
- 速やかに警察に通報し、事故の報告書を取得
- 負傷者がいないか確認し、必要に応じて医療機関を受診
- ほかの関係者と情報を交換し、保険会社に通知
- 社用車の点検・修理手続きを開始
先方の車両損傷については、弊社が費用を負担するということで示談が成立しています。
■原因と今後の対策
事故の原因は当方の前方不注意です。顧客宅への訪問予定時間が迫っており、急ぐ気持ちから注意力が欠けておりました。
今後の再発防止策として、次の対策を講じます。
- 訪問先の到着時刻を事前に調べ、15分の余裕を持って出発する
- 右左折時の前方確認を徹底する
この事故は、私の不注意により発生しました。運転中に、より注意深くなければならないことを再認識しました。
危険な状況を生み出してしまい、関係者にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。今後は安全運転を徹底し、同様の事故が二度と発生しないよう努力いたします。
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事務処理で不備があったとき
請求周りの事務処理で、不備があったときの顛末書の例文です。
◯年◯月◯日
部署:◯◯
氏名:◯◯
■概要
日時:◯年◯月◯日◯時◯分頃
内容:◯◯(取引先)への◯月分ご請求金額の誤り
詳細:◯◯(取引先)への◯月分ご請求金額について、正しくは◯◯万円のところ、誤って◯万円と記載した請求書を先方へ送付してしまいました。
損害や被害状況:請求金額のミスにより、誤った金額の請求が行われました。入金前に訂正を行ったため、金銭のやり取りは発生していません。
■対応
- 直ちに請求書の誤りを確認し、顧客へ連絡を取りました。
- 誤った請求金額について謝罪し、訂正した請求書を送付しました。
- 顧客からの問い合わせやクレームに対して、迅速かつ誠実に対応しました。
■原因と今後の対策
請求金額のミスは、データ入力時のエラーに起因しています。今後、このようなエラーを防ぐために次の対策を講じます。
- データ入力プロセスの再評価と改善
- 複数の担当者によるチェックを導入し、請求書の精度を確保
- 請求書の記載マニュアルの見直しと、部署内への注意喚起
請求書の誤りにより、お客様にご迷惑をおかけし、混乱を招きました。誠に申し訳ありません。今後はこのような事案の再発を防ぐため、改善に向けた努力を継続します。
会社の備品を紛失してしまったとき
会社の備品を紛失してしまったときの、顛末書の記載例です。
◯年◯月◯日
部署:◯◯
氏名:◯◯
■概要
日時:◯年◯月◯日◯時◯分頃
内容:社用備品(タブレット)の紛失
詳細:貸与されている社用タブレットの紛失が発覚。
損害や被害状況:現在も所在不明。
■対応
- タブレットが所在不明になった直後に、利用状況や場所について、自身の行動履歴から詳細な調査を実施。
- 周囲の従業員および関係者にヒアリング。
- この段階で見つからず、紛失と判断。直属の上司と総務部に備品を紛失した旨を報告し、必要な手続きを開始。
■原因と今後の対策
紛失の原因は、私の不注意に起因しています。今後、このような事案の再発を防ぐために以下の対策を講じます。
- 残業のためにタブレットを社外へ持ち出している間に紛失した可能性が高いため、今後はクライアントとの商談以外でタブレットを社外へ持ち出さないようにする
- タブレットを使用していない間は事務所に保管することを徹底する
- 長時間労働が続いており、注意力が散漫になっていたことも影響しているため、働き方を見直して残業を月10時間以内に抑える
紛失により、会社の資産を損失したことを、深くお詫び申し上げます。今後は備品の管理を向上し、再発防止のために取り組んでまいります。
顛末書のテンプレートを活用しよう
顛末書で書くべき内容は例文にあるとおりで、ミスやトラブルの内容で変わるものではありません。そのため、顛末書についてはテンプレートを用意しておくのが良いでしょう。
顛末書の提出を求められたタイミングで、1から作り始めると、必要な項目を書き忘れてしまうこともあり得ます。
また、迅速な提出を求められることも多々ありますので、いざというときのためにひな形を用意しておきましょう。
ビズオーシャンでは、書式テンプレートのダウンロードサービスとして、顛末書のテンプレートを多数提供しています。
各種シーンに合わせた内容の顛末書が配布されているので、使いやすそうなものがあればダウンロードして手元に保管しておいてください。
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顛末書・始末書・謝罪文の違い
顛末書と似ている「始末書」や「謝罪文」には、それぞれどのような違いがあるのでしょうか。
詳しく見ていきましょう。
顛末書と始末書の違い
始末書と顛末書はトラブルやミスに対する報告文書ですが、役割に違いがあります。
顛末書はトラブルの一連の出来事を整理し、原因分析を行って再発防止策を検討する文書です。主な焦点は問題の根本的な理解と解決に向けた行動計画です。
一方、始末書はトラブルに対する当事者の反省や謝罪に重点を置いています。始末書を作成する目的は、過ちを認め、関係者に対して謝罪し、改善の意思を表明することです。
顛末書と謝罪文の違い
謝罪文は、特定の相手や関係者に対して過失や迷惑をかけたことを認め、謝罪の意を表明する文書です。通常、上司・同僚・取引先などへの謝罪に用います。
一方、顛末書は会社として、特定の出来事やトラブルに関する事実とその対応を記録し、再発防止のために作成する文書です。
一般的には、社内報告のために社長や上司へ提出されます。顛末書の焦点は問題の理解、原因分析、再発防止策の検討にあります。
まとめ
顛末書は、ミスやトラブルの再発を防止することを目的とした文書です。
事実をわかりやすくまとめるだけでなく、再発防止につなげるための具体的な行動計画まで記述することを意識しましょう。
ミスやトラブルの内容によって顛末書の提出先が変わるため、あらかじめ確認しておくと安心です。
必要な情報を漏れなく記載するためには、テンプレートが役立ちます。会社から書式の指定がない場合は、ぜひ下のリンクからテンプレートをダウンロードしてご活用ください。
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